La loi de Pareto ou comment cesser de faire (parfaitement) ce qui ne compte pas.

Dans les lignes qui suivent... vous comprendrez pourquoi il est dans votre intérêt de sélectionner les tâches selon la loi de Pareto.

• vous comprendrez pourquoi sélectionner vos tâches selon la loi de Pareto vous permettra d'être plus productif
• Vous découvrirez comment mettre le doigt sur les actions clés...
• Vous pourrez télécharger la matrice de Pareto vous permettant de rapidement cibler les tâches à virer... et les tâches sur lesquelles vous donner à fond.

Avant cela…

Une petite histoire pour illustrer la loi de pareto

J'étais à Singapour et en ouvrant mon sac, une amie, me dit:

Elle: "Quoi?? Tu voyages depuis 5 mois avec si peu d'affaires?" (en regardant mon sac à dos de 40L)

Moi: "Oui, tu sais, pas mal de trucs sont futiles dans la vie".

(Je ne lui ai pas dit que parfois je devais me doucher avec mes habits).

Mais je ne me suis pas toujours baladé avec un sac léger.

Je me souviens de mes premiers voyages durant lesquels je prenais une valise en soute + un sac en cabine et en portant 2 gros pulls.

Et à la fin de mes voyages, en rangeant mes affaires dans mes armoires, je constatais (dépité) que certains jeans n'avaient jamais été dépliés. Certaines chemises n'avaient jamais été portées.

J'avais utilisé des ressources pour rien.

Dans ce cas précis, je portais mes peurs.

Bordel. Ce que je déteste ça !

Plus tard dans mon poste de chef de projet je réalise que...

Le principe de la chemise non dépliée pouvait s'appliquer à certaines tâches.

Comme ce compte-rendu hebdomadaire que je faisais depuis des mois pour mon supérieur. Un jour, j'ai oublié de lui envoyer. Et devinez ce qu'il s'est passé?

Devinez vraiment.

Rien. Il ne s'est rien passé.

C'était une tâche inutile. Une tâche que je faisais bien (je me relisais 10 fois, car je ne suis pas bon en orthographe), mais une tâche dont le résultat n'importait peu.

Et il n'y a rien de pire que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait.Quelle perte de temps!

Pourtant, il existe des centaines de livres qui vous expliquent comment bien exécuter une tâche.

Mais qu'en est-il des conseils pour BIEN CHOISIR des tâches? C'est là que l'on peut vraiment gagner du temps. À mes yeux c'est dans le choix que se trouvent les vraies économies.

Vilfredo Pareto entre en jeu.

Vilfredo Pareto est un économiste Italien né en 1848 en Italie et mort en 1923 en Suisse. Il invente la loi de Pareto qui désignait (au départ) la répartition des richesses du peuple italien. Et il y a 9 chances sur 10 que vous ayez déjà entendu parler de cette loi. Juste?

Que stipule la loi de Pareto?

Comment ce principe s'applique-t-il à votre quotidien?

• 80% du temps, vous portez 20% de vos habits.
• 80% de votre chiffre d'affaire est apporté par 20% de vos clients.
• 20% de votre vocabulaire est utilisé 80% du temps
• Et donc... 20% de vos tâches apportent 80% du résultat.

Connaître cette loi est la partie la plus facile.La partie un peu plus compliquée consiste à faire le tri. Comme souvent, la théorie est facile, mais la pratique n'est pas simple.

Les deux manières d'appliquer la méthode de Pareto

La première: commencer par ajouter des tâches à haute valeur ajoutée.

• Trouver le 20% des tâches qui apportent beaucoup de résultats. Cette manière de faire est la plus populaire, mais la moins évidente.
• Pourquoi? Parce que les gens qui s'intéressent à la loi de Pareto ont généralement une vie déjà bien remplie (on ne s'intéresse pas à bien choisir ses tâches quand on glande devant la TV toute la journée).
• Et ces personnes n'ont plus les ressources pour AJOUTER des tâches dans un quotidien surchargé. Autrement... c'est la voie directe vers le surmenage professionnel.
• Ainsi il est plus judicieux de commencer par la deuxième méthode.

La deuxième: Commencer par supprimer les tâches inutiles. Dénicher et déloger le 80% des tâches qui n'apportent pas de résultat n'est pas facile. Et si j'utilise le verbe déloger, ce n'est pas un hasard.

Le vrai problème de la loi de Pareto est le suivant:

Souvent on ne réalise pas des tâches pour leur unique utilité. Nous ne sommes pas des êtres rationnels.

L'efficacité est une échelle de mesure parmi tant d'autres.

• On réalise des tâches parce que cela nous permet de nous sentir occupés...
• De conserver une place stratégique dans une entreprise...
• De passer du temps avec nos collègues sympas...
• Ou encore parce que cela nous permet d'être perçus comme compétents (et ainsi recevoir de la reconnaissance).

Et c'est là le gros problème: on sait ce qu'il faudrait faire rationnellement. Mais nos émotions nous poussent à réaliser une tâche inutile et plaisante.

J'en veux pour preuve les réseaux sociaux que l'on consulte des dizaines de fois par jour!!

Connaissez-vous les raisons de votre succès?

Un autre problème lié à la suppression des tâches est que l'on ne connait pas les causes d'une réussite.

Prenez l'exemple de mon blog:

• Est-ce que mon trafic est lié à ma manière d'écrire?
• Aux choix de mes mots clés?
• À mon activité sur les réseaux sociaux?

Et pourtant, il est important de tester pour trouver les raisons d'une réussite. Mais avec le risque de supprimer la mauvaise tâche... Ainsi sur le court terme, supprimer certaines tâches peut être désavantageux (alors que sur le long terme on est gagnant).

Je sais de quoi je parle, car au moment où je pianote ces mots sur mon clavier, mon référencement sur Google se casse la gueule (je pense que j'ai supprimé une tâche qui était utile).

La leçon de tout ça? Pour virer des tâches inutiles de votre quotidien, il faut avoir du courage et une bonne raison de le faire.

Ceci dit, découvrez à présent mon raisonnement face à la sélection de mes tâches.

Le modèle pour supprimer les tâches inutiles

Pour supprimer les tâches inutiles et mettre le doigt sur les tâches stratégiques, je vous ai préparé un modèle en 4 étapes (et non, je ne vais pas vous parler de la matrice d'Eisenhower)

Étape N°1 - Savoir ce que vous voulez

Comme toujours, il est important de savoir ce que vous souhaitez réaliser. Quelle est la coordonnée que vous souhaitez rejoindre et en combien de temps?

J'utilise souvent la métaphore du GPS pour souligner ceci: sans destination précise:

• vous ne saurez pas à quoi dire non,
• vous ne saurez pas si vous faites faux,
• vous vous poserez trop de questions.

J'ai écrit plusieurs articles sur les objectifs. Cela commence ici.

Étape N°2 - Utilisez la matrice Impact & Ressources

Cette deuxième étape change en fonction du but poursuivi: supprimer une tâche inutile ou trouver une tâche utile (stratégique).

2.1 Si vous souhaitez trouver et supprimer des tâches inutiles

Voici un principe qui mérite d'être rappelé: remettez régulièrement en question tout ce que vous faites sans réfléchir.

Car ce qui était efficace un jour peut devenir inutile. Pourquoi? Parce que le monde tourne et on tourne avec lui (la seule constance c'est le changement).

1. Listez toutes les tâches que vous réalisez en ce moment... (en lien avec votre objectif).
2. Puis demandez-vous pour chaque tâche:

• Quel est l'impact de cette tâche sur mon objectif (sur l'échelle de la matrice)
• Quelles sont les ressources nécessaires pour réaliser la tâche (sur l'échelle de la matrice).

2.2 Si vous souhaitez mettre le doigt sur des tâches utiles (et stratégiques)

Voici une méthode de brainstorming que j'ai découvert grâce à mon ami Charlelie.

Voici la matériel qu'il vous faut: un minuteur, des posts-it, un stylo.

1. Vous allez inscrire sur le premier post-it l'objectif à atteindre.
2. Vous allez ensuite régler le minuteur sur deux minutes.
3. Lancez le compte à rebours.
4. Durant les deux minutes, vous allez inscrire un maximum d'idées de tâches à haute valeur ajoutée à tester. Une idée par post-it.
5. Une fois le temps écoulé, vous vous reposez...une minute et vous reprogrammez votre minuteur pour une minute.
6. Relancez le compte à rebours et trouvez encore 1-2 idées.
7. Une fois terminé, vous allez reprendre la matrice de Pareto (soit vous recopier le schéma que j'ai dessiné, soit vous utilisez la matrice numérique disponible en téléchargement).
8. Si vous utilisez le schéma, vous allez placer chaque idée en fonction de l'impact sur la résolution de votre problème PUIS les ressources nécessaires pour mettre en place l'idée.
9. Les idées qui se trouvent dans le cadrant supérieur gauche l'emportent.
10. Les idées qui se trouvent le cadrant inférieur droit sont éliminées.

Vous pouvez utiliser ce schéma pour répartir vos tâches...

Ou cette matrice (plus précis). En commentant cet article, vous pourrez la télécharger automatiquement.

Étape N°3 - Testez

Il est important de tester car même si tout les experts vous disent "ceci va marcher", il faut garder à l'esprit que seuls les chiffres de la réalité vont confirmer vos hypothèses. Pourquoi?

Les experts ont réussi à un moment donné. Dans un contexte spécifique. Avec des forces et faiblesses différentes aux vôtres. Cela change la donne. Souvenez-vous: la seule constance c'est le changement.

À cette étape, il faut cesser de réaliser la tâche / ou commencer la nouvelle tâche et TENIR (le temps de récupérer des données). Vous ne vous sentirez pas bien. Vous serez dans une zone d'inconfort. Lisez des livres sur le stoïcisme.

Et les tests nécessitent d'avoir un système de mesure en place. Car si vous réalisez un test sans mesurer les résultats, vous devrez recommencer votre test. Celui-ci n'aura servi à rien.

J'utilisais l'application Nomie 3 pour mesurer mes comportements mais celle-ci n'est plus disponible en téléchargement. Un tableau excel fera l'affaire même si c'est moins sexy.

Étape N°4 - Prenez votre décision

À cette étape, vous analyserez les données et vous déciderez entre:

• Supprimer / Ajouter définitivement votre tâche de votre gestionnaire de tâches
• Continuer le test afin d'avoir plus de données

Si vous souhaitez en savoir beaucoup plus sur la prise de décision... je vous recommande l'article "9 façons d’améliorer instantanément votre prise de décision" de Simon.

Un exemple concret de l'application de la loi de pareto.

Voici une application réelle appliquée au site Organisologie.com

1. Savoir ce que l'on veut

Augmenter le taux de conversion de 1,16% à un taux de conversion de 5% d’ici le 15 décembre 2018.(Le taux de conversion représente le nombre de visiteurs qui s'inscrivent à ma newsletter). Je me concentre sur le taux de conversion car j'ai plus d'influence sur celui-ci que ma visibilité.

2. Rechercher de nouvelles manières d'agir

Suite à ma réflexion, voici l'action à tester.

👉 Insérer sur les pages qui apportent le plus de visites, une fenêtre indiquant la possibilité de télécharger un document en lien avec l'article en échange d'une adresse email.

3.Tester les hypothèses

Une autre action que j'ai trouvé par la suite: le quiz productivité qui se trouve sur la page d'accueil fonctionne bien.

4. Décider

Prendre une décision à ce moment est facile car il y a des données pour appuyer votre choix.Avec le recul il est important de prendre en considération les conséquences de premier, deuxième voire troisième niveau.

Par exemple: j'incite les gens à s'inscrire. Ainsi j'augmente mon nombre de lecteurs mais également le nombre de touristes qui ne sont pas intéressés par le blog mais uniquement le PDF.Cela fait chuter le taux d'ouverture et augmente mes frais de gestion d'email. Cela créer de nouveaux problèmes qu'il faut résoudre par de nouvelles solutions.

C'est sans fin.

Ici on peut voir des désinscriptions massives (les pics). Il s'agit d'un automatisme que j'ai mis en place pour supprimer les emails des personnes ne lisant plus mes emails. Le but? Augmenter mon taux d'ouverture et rester en dessous de 5000 abonnés.

Ainsi la vie n'est qu'une succession de problèmes à résoudre. L'idée est de trouver lesquels ont souhaite avoir au quotidien ;-)

Après cette petite fin philosophique... je vous propose ceci:

Téléchargez la matrice de Pareto avant de partir

Je vous laisse avec la pensée de Vilfredo et une matrice à télécharger. (Cliquez ici)

Quelle que soit la série d'éléments à contrôler, une petite fraction sélectionnée, en termes de nombre d'éléments, représente toujours une fraction importante en termes d'effet. - Vilfredo Pareto

Merci.

Julien

PS: Simon a écrit un article sur la loi de Pareto et il vous présente une autre manière pour mettre le doigt sur les actions stratégiques ;-)

PPS: Vous pouvez aller plus loin en découvrant une matrice pour mieux trier vos priorités.

Livres pour aller plus loin

Découvrez 2 livres sur le sujet.

La loi de Pareto: La règle des 80/20 d'Antoine Delers

Le principe 80/20 de Richard Koch