Dans les lignes qui suivent... je détaille :
- pourquoi il est dans votre intérêt de sélectionner les tâches selon la loi de Pareto.
- pourquoi sélectionner vos tâches selon la loi de Pareto vous permettra d'être plus productif
- comment mettre le doigt sur les actions clés...
Vous pourrez télécharger la matrice de Pareto vous permettant de rapidement cibler les tâches à virer... et les tâches sur lesquelles vous donner à fond.
Avant cela…
Une petite histoire pour illustrer la loi de pareto
J'étais à Singapour et en ouvrant mon sac, une amie, me dit:
Elle: "Quoi?? Tu voyages depuis 5 mois avec si peu d'affaires?" (en regardant mon sac à dos de 40L)
Moi: "Oui, tu sais, pas mal de trucs sont futiles dans la vie".
(Je ne lui ai pas dit que parfois je devais me doucher avec mes habits).
Mais je ne me suis pas toujours baladé avec un sac léger.
Je me souviens de mes premiers voyages durant lesquels je prenais une valise en soute + un sac en cabine et en portant 2 gros pulls.
Et à la fin de mes voyages, en rangeant mes affaires dans mes armoires, je constatais (dépité) que certains jeans n'avaient jamais été dépliés. Certaines chemises n'avaient jamais été portées.
J'avais utilisé des ressources pour rien.
Dans ce cas précis, je portais mes peurs.
Bordel.
Ce que je déteste ça !
Plus tard dans mon poste de chef de projet je réalise que...
Le principe de la chemise non dépliée pouvait s'appliquer à certaines tâches
Comme ce compte-rendu hebdomadaire que je faisais depuis des mois pour mon supérieur. Un jour, j'ai oublié de lui envoyer. Et devinez ce qu'il s'est passé?
Rien. Il ne s'est rien passé.
C'était une tâche inutile. Une tâche que je faisais bien (je me relisais 10 fois, car je ne suis pas bon en orthographe), mais une tâche dont le résultat n'importait peu.
Et il n'y a rien de pire que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait. - Peter Drucker
Pourtant, il existe des centaines de livres qui vous expliquent comment bien exécuter une tâche.
Mais qu'en est-il des conseils pour BIEN CHOISIR des tâches? C'est là que l'on peut vraiment gagner du temps. À mes yeux c'est dans le choix que se trouvent les vraies économies.
Vilfredo Pareto entre en jeu
Vilfredo Pareto est un économiste Italien né en 1848 en Italie et mort en 1923 en Suisse. Il invente la loi de Pareto qui désignait (au départ) la répartition des richesses du peuple italien.
Que stipule la loi de Pareto?
Comment ce principe Pareto s'applique-t-il à votre quotidien?
- 80% du temps, vous portez 20% de vos habits.
- 80% de votre chiffre d'affaire est apporté par 20% de vos clients.
- 80% des problèmes sont générés par 20% de vos clients (ou moins).
- 20% de votre vocabulaire est utilisé 80% du temps
- Et donc... 20% de vos tâches apportent 80% du résultat.
Connaître cette loi est la partie la plus facile. La partie un peu plus compliquée consiste à faire le tri. Comme souvent, la théorie est facile, mais la pratique n'est pas simple.
Les deux manières d'appliquer la méthode de Pareto
La première: commencer par ajouter des tâches à haute valeur ajoutée.
Trouver le 20% des tâches qui apportent beaucoup de résultats. Cette manière de faire est la plus populaire, mais la moins évidente.
Pourquoi ? Parce que les gens qui s'intéressent à la loi de Pareto ont généralement une vie déjà bien remplie (on ne s'intéresse pas à bien choisir ses tâches quand on glande devant la TV toute la journée). Chercher à ajouter est une excellente façon de s'épuiser.
Mais surtout, parce que l'efficacité globale d'un système (ou un processus) est définie par son facteur limitant. Il s'agit du goulet d'étranglement.
Ainsi il est plus judicieux de commencer par la deuxième méthode.
La deuxième: Commencer par supprimer les tâches inutiles. Dénicher et déloger le 80% des tâches qui n'apportent pas de résultat n'est pas facile. Et si j'utilise le verbe déloger, ce n'est pas un hasard.
Le vrai problème de la loi de Pareto est le suivant
Souvent on ne réalise pas des tâches pour leur unique utilité. Nous ne sommes pas des êtres rationnels.
L'efficacité est une échelle de mesure parmi tant d'autres.
- On réalise des tâches parce que cela nous permet de nous sentir occupés...
- De conserver une place stratégique dans une entreprise...
- De passer du temps avec nos collègues sympas...
- Parce qu'on est passé en mode autopilote depuis des années (et on ne remet plus en question nos pratiques)
- Ou encore parce que cela nous permet d'être perçus comme compétents (et ainsi recevoir de la reconnaissance).
Et c'est là le gros problème: on sait ce qu'il faudrait faire rationnellement. Mais nos émotions nous poussent à réaliser une tâche inutile et plaisante. On sait qu'il faut manger du broccoli, mais on choisi la pizza.
J'en veux pour preuve les réseaux sociaux (ou les mails) que l'on consulte des dizaines de fois par jour!!
Connaissez-vous les raisons de votre succès?
Un autre problème lié à la suppression des tâches est que l'on ne connait pas les causes d'une réussite.
Prenez l'exemple de mon blog:
- Est-ce que mon trafic est lié à ma manière d'écrire?
- Aux choix de mes mots clés?
- À mon activité sur les réseaux sociaux?
Et pourtant, il est important de tester pour trouver les raisons d'une réussite. Mais avec le risque de supprimer la mauvaise tâche... Ainsi sur le court terme, supprimer certaines tâches peut être désavantageux (alors que sur le long terme on est gagnant).
Je sais de quoi je parle, car au moment où je pianote ces mots sur mon clavier, mon référencement sur Google se casse la gueule (je pense que j'ai supprimé une tâche qui était utile).
La leçon de tout ça? Pour virer des tâches inutiles de votre quotidien, il faut avoir du courage de tester une autre manière de faire. Ceci dit, découvrez à présent mon raisonnement face à la sélection de mes tâches.
Le modèle pour supprimer les tâches inutiles
Pour supprimer les tâches inutiles et mettre le doigt sur les tâches stratégiques, je vous ai préparé un modèle en 4 étapes (et non, je ne vais pas vous parler de la matrice d'Eisenhower).
Étape N°1 - Savoir ce que vous voulez
Comme toujours, il est important de savoir ce que vous souhaitez réaliser. Quelle est la coordonnée que vous souhaitez rejoindre et en combien de temps?
J'utilise souvent la métaphore du GPS pour souligner ceci: sans destination précise:
- vous ne saurez pas à quoi dire non,
- vous ne saurez pas si vous faites faux,
- vous vous poserez trop de questions.
J'ai écrit plusieurs articles sur les objectifs. Cela commence ici.
Étape N°2 - Utilisez la matrice Impact & Ressources
Cette deuxième étape change en fonction du but poursuivi: supprimer une tâche inutile ou trouver une tâche utile (stratégique).
2.1 Si vous souhaitez trouver et supprimer des tâches inutiles
Voici un principe qui mérite d'être rappelé: remettez régulièrement en question tout ce que vous faites sans réfléchir.
Car ce qui était efficace un jour peut devenir inutile. Pourquoi? Parce que le monde tourne et on tourne avec lui (la seule constance c'est le changement).
- Listez toutes les tâches que vous réalisez en ce moment... (en lien avec votre objectif).
- Puis demandez-vous pour chaque tâche:
- Quel est l'impact de cette tâche sur mon objectif (sur l'échelle de la matrice)
- Quelles sont les ressources nécessaires pour réaliser la tâche (sur l'échelle de la matrice).
2.2 Si vous souhaitez mettre le doigt sur des tâches utiles (et stratégiques)
Voici une méthode de brainstorming que j'ai découvert grâce à mon ami Charlelie.
Voici la matériel qu'il vous faut: un minuteur, des posts-it, un stylo.
- Vous allez inscrire sur le premier post-it l'objectif à atteindre.
- Vous allez ensuite régler le minuteur sur deux minutes.
- Lancez le compte à rebours.
- Durant les deux minutes, vous allez inscrire un maximum d'idées de tâches à haute valeur ajoutée à tester. Une idée par post-it.
- Une fois le temps écoulé, vous vous reposez...une minute et vous reprogrammez votre minuteur pour une minute.
- Relancez le compte à rebours et trouvez encore 1-2 idées.
- Une fois terminé, vous allez reprendre la matrice de Pareto (soit vous recopier le schéma que j'ai dessiné, soit vous utilisez la matrice numérique disponible en téléchargement).
- Si vous utilisez le schéma, vous allez placer chaque idée en fonction de l'impact sur la résolution de votre problème PUIS les ressources nécessaires pour mettre en place l'idée.
- Les idées qui se trouvent dans le cadrant supérieur gauche l'emportent.
- Les idées qui se trouvent le cadrant inférieur droit sont éliminées.
Vous pouvez utiliser ce schéma pour répartir vos tâches...
Ou cette matrice (plus précis). En commentant cet article, vous pourrez la télécharger automatiquement.
Étape N°3 - Testez
Il est important de tester car même si tout les experts vous disent "ceci va marcher", il faut garder à l'esprit que seuls les chiffres de la réalité vont confirmer vos hypothèses. Pourquoi?
Les experts ont réussi à un moment donné. Dans un contexte spécifique. Avec des forces et faiblesses différentes aux vôtres. Cela change la donne. Souvenez-vous: la seule constance c'est le changement.
À cette étape, il faut cesser de réaliser la tâche / ou commencer la nouvelle tâche et TENIR (le temps de récupérer des données). Vous ne vous sentirez pas bien. Vous serez dans une zone d'inconfort. Lisez des livres sur le stoïcisme.
Et les tests nécessitent d'avoir un système de mesure en place. Car si vous réalisez un test sans mesurer les résultats, vous devrez recommencer votre test. Celui-ci n'aura servi à rien.
J'utilisais l'application Nomie 3 pour mesurer mes comportements mais celle-ci n'est plus disponible en téléchargement. Un tableau excel fera l'affaire même si c'est moins sexy.
Étape N°4 - Prenez votre décision
À cette étape, vous analyserez les données et vous déciderez entre:
- Supprimer / Ajouter définitivement votre tâche de votre gestionnaire de tâches
- Continuer le test afin d'avoir plus de données
Si vous souhaitez en savoir beaucoup plus sur la prise de décision... je vous recommande l'article "9 façons d’améliorer instantanément votre prise de décision" de Simon.
Un exemple concret de l'application de la loi de pareto
Voici une application réelle appliquée au site Organisologie.com
1. Savoir ce que l'on veut
Augmenter le taux de conversion de 1,16% à un taux de conversion de 5% d’ici le 15 décembre 2018.(Le taux de conversion représente le nombre de visiteurs qui s'inscrivent à ma newsletter). Je me concentre sur le taux de conversion car j'ai plus d'influence sur celui-ci que ma visibilité.
2. Rechercher de nouvelles manières d'agir
Suite à ma réflexion, voici l'action à tester.
👉 Insérer sur les pages qui apportent le plus de visites, une fenêtre indiquant la possibilité de télécharger un document en lien avec l'article en échange d'une adresse email.
3.Tester les hypothèses
Une autre action que j'ai trouvé par la suite: le quiz productivité qui se trouve sur la page d'accueil fonctionne bien.
4. Décider
Prendre une décision à ce moment est facile car il y a des données pour appuyer votre choix.Avec le recul il est important de prendre en considération les conséquences de premier, deuxième voire troisième niveau.
Par exemple: j'incite les gens à s'inscrire. Ainsi j'augmente mon nombre de lecteurs mais également le nombre de touristes qui ne sont pas intéressés par le blog mais uniquement le PDF.Cela fait chuter le taux d'ouverture et augmente mes frais de gestion d'email. Cela créer de nouveaux problèmes qu'il faut résoudre par de nouvelles solutions.
C'est sans fin.
Ici on peut voir des désinscriptions massives (les pics). Il s'agit d'un automatisme que j'ai mis en place pour supprimer les emails des personnes ne lisant plus mes emails. Le but? Augmenter mon taux d'ouverture et rester en dessous de 5000 abonnés.
Ainsi la vie n'est qu'une succession de problèmes à résoudre. L'idée est de trouver lesquels ont souhaite avoir au quotidien ;-)
Après cette petite fin philosophique... je vous propose ceci:
Téléchargez la matrice de Pareto avant de partir
Je vous laisse avec la pensée de Vilfredo et une matrice à télécharger. (Cliquez ici)
Quelle que soit la série d'éléments à contrôler, une petite fraction sélectionnée, en termes de nombre d'éléments, représente toujours une fraction importante en termes d'effet. - Vilfredo Pareto
Merci.
Julien
PS: Vous pouvez aller plus loin en découvrant une matrice pour mieux trier vos priorités.
PPS: Simon a écrit un article sur la loi de Pareto et il vous présente une autre manière pour mettre le doigt sur les actions stratégiques.
Livres pour aller plus loin
Découvrez 2 livres sur le sujet.
La loi de Pareto: La règle des 80/20 d'Antoine Delers
Le principe 80/20 de Richard Koch
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre la méthode 20/80 et la méthode ABC ?
La méthode 20/80, issue de la loi de Pareto, repose sur l'idée que 20 % des efforts, ressources ou causes produisent 80 % des résultats. Elle est utilisée pour identifier les éléments les plus impactants dans divers domaines : gestion du temps, priorisation des tâches, ou encore analyse des performances. Par exemple, dans une entreprise, 20 % des clients peuvent générer 80 % du chiffre d'affaires.
La méthode ABC, quant à elle, est un outil de classification qui segmente les éléments en trois catégories.
- A : Les éléments critiques, souvent les 20 % les plus impactants (parfaitement alignés avec la méthode 20/80).
- B : Les éléments d'importance intermédiaire, représentant généralement 30 % supplémentaires.
- C : Les éléments mineurs, les 50 % restants qui ont peu d'impact.
Différence clé :
La méthode 20/80 est un principe universel qui met en lumière une disproportion entre les causes et les effets, sans catégorisation spécifique. En parallèle, la méthode ABC désigne une approche plus structurée et détaillée, divisant les éléments en groupes pour des actions spécifiques (par exemple, gestion des stocks ou des clients).
En résumé, la méthode ABC peut être vue comme une application pratique de la méthode 20/80, mais avec un niveau de détail plus élevé pour orienter les priorités.
Quelles sont les trois applications de la loi de Pareto à la vie quotidienne ?
La loi de Pareto peut transformer votre quotidien en vous aidant à vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Voici alors trois applications concrètes.
1. Priorisation des tâches pour une meilleure gestion du temps
Dans votre journée, seulement 20 % de vos tâches produisent 80 % des résultats. Identifiez ces tâches clés pour maximiser votre productivité. Cette estimation se base sur vos tâches passées. Vous ne pouvez pas savoir à l'avance ce qui va fonctionner.
Exemple : Si vous avez une liste de 10 choses à faire, concentrez-vous d'abord sur les deux qui auront le plus d’impact, comme préparer une présentation importante plutôt que de répondre à des e-mails secondaires.
2. Gestion des finances personnelles
La loi de Pareto s’applique également à vos dépenses : 20 % des postes de dépense représentent souvent 80 % de vos dépenses totales. Exemple : Analysez vos relevés bancaires pour identifier les achats récurrents ou les abonnements inutilisés qui grèvent votre budget. Réduire ces dépenses peut avoir un impact significatif.
3. Amélioration des relations sociales
Tous vos contacts n’ont pas la même importance dans votre vie, ou les dramas queen qui vous épuisent : 20 % des personnes que vous fréquentez contribuent à 80 % de votre bonheur ou de votre épanouissement.
Exemple : Passez plus de temps avec les personnes qui vous soutiennent et vous inspirent, et moins avec celles qui drainent votre énergie.
Ces applications montrent que, dans la vie quotidienne, se concentrer sur les 20 % qui importent vraiment peut vous aider à atteindre vos objectifs plus efficacement. Identifiez vos priorités et engagez-vous à leur accorder toute votre attention.
Comment le principe de Pareto peut-il être appliqué à la gestion du temps ?
Le principe de Pareto constitue un excellent cadre pour optimiser la gestion du temps. Dans ce contexte, il signifie que 20 % de vos activités quotidiennes produisent 80 % de vos résultats.
Appliquer cette idée vous aide à concentrer vos efforts sur les tâches qui ont le plus grand impact. Par exemple, si vous travaillez sur une liste de dix tâches, seulement deux d’entre elles apporteront probablement la majorité des bénéfices à vos objectifs.
Pour intégrer cette approche :
- Identifiez vos priorités : Prenez le temps d’évaluer vos tâches et concentrez-vous sur celles qui apportent le plus de valeur ajoutée.
- Réduisez les tâches secondaires : Essayez de déléguer, automatiser ou repousser les activités moins productives qui consomment du temps inutilement.
- Structurez vos journées intelligemment : Commencez votre journée avec les tâches critiques pour maximiser votre efficacité lorsque votre énergie est à son pic.
En fin de compte, appliquer le principe de Pareto à votre gestion du temps permet de travailler plus intelligemment, pas forcément plus dur, tout en obtenant des résultats significatifs.
Quel est le principe 80/20 en affaires ?
En affaires, la loi de Pareto signifie que 20 % des clients génèrent 80 % du chiffre d'affaires, ou que 20 % des produits réalisent 80 % des ventes.
Ce principe aide alors les entreprises à identifier les éléments les plus rentables ou stratégiques pour concentrer leurs efforts. En allouant efficacement leurs ressources, elles peuvent optimiser leurs performances, maximiser les profits et éliminer les inefficacités.
Appliquer cette règle permet de prendre des décisions éclairées et d’améliorer la rentabilité globale.
Quelles sont les limites de la loi de Pareto ?
Bien que puissante, la loi de Pareto a ses limites. Elle n'est pas universelle : tous les domaines ou situations ne suivent pas la répartition 80/20. Par exemple, certains contextes peuvent afficher des proportions différentes (90/10, 70/30).
De plus, cette approche se concentre uniquement sur les éléments les plus impactants, ce qui peut négliger des aspects secondaires qui, bien que moins influents, restent importants pour une performance globale ou durable.
Enfin, son application demande une analyse précise des données. Si ces dernières sont inexactes ou mal interprétées, les priorités identifiées risquent d’être erronées.
Comment appliquer la loi de Pareto au travail ?
Appliquer la loi de Pareto au travail consiste à identifier les 20 % d'activités qui génèrent 80 % des résultats pour optimiser votre productivité.
Commencez par analyser vos tâches et priorisez celles qui ont le plus d’impact sur vos objectifs. Par exemple, focalisez-vous sur les projets stratégiques plutôt que les tâches secondaires.
Déléguez ou automatisez les activités à faible valeur ajoutée et concentrez votre énergie sur les tâches clés, comme gérer un client important ou finaliser un rapport crucial.
En planifiant vos journées autour de ces priorités, vous maximisez votre efficacité tout en réduisant le gaspillage de temps et d’efforts.
