Il vous arrive de dire "J'ai le cerveau en feu" ? Alors vous avez peut-être besoin d'un second cerveau. Un second cerveau ?
Il s'agit d'un concept inventé par Tiago Forte dans le but de centraliser vos informations dans une seule application.
Un second cerveau est un système d'organisation
Un système d'organisation est un système composé d'un outil, d'une méthode et qui tourne grâce à vos comportements.
Le cerveau numérique met en avant :
✅ les actions de l'utilisateur sur ses projets long terme
✅ l'organisation avec un agenda flexible
✅ relaie les notes au second plan (il est plus important d'agir que de collectionner des notes).
Quand votre second cerveau est fonctionnel ?
Alors vous ressentez de la clarté mentale, vous savez retrouver vos informations, l'infobésité disparaît. Bref, votre productivité augmente.
Au lieu de passer des heures à courir après des informations dispersées, l'application vous aide à retrouver en deux clics l'information qu'il vous faut (et qui a peut-être été enregistrée il y a des années).
Le problème ?
Vous ne pouvez pas héberger votre second cerveau dans n'importe quelle application
Et il est facile de se perdre dans la recherche de la bonne application.
Par exemple, en 2021, 3'482'452 applications étaient disponibles sur Google Play et 2'226'823 pour App Store.
Admettons que 0,01% concerne des applications pour organiser et gérer votre information, cela fait encore 348 applications.
Pour vous aider à faire votre choix, je liste, dans cet article :
- 3 logiciels recommandés pour votre second cerveau
- les critères essentiels pour une application (peu importe sa fonction),
- les fonctionnalités importantes pour l'application qui hébergera votre second cerveau.
Je commence par lister les logiciels... et si vous ne trouvez pas votre bonheur ?
Je liste 7 fonctionnalités et 7 critères essentiels pour l'application qui hébergera votre second cerveau.
3 logiciels pour votre second cerveau
Voici une liste de logiciel qui possède la majorité des fonctionnalités mentionnées ci-dessous. Je mentionne les trois premiers dans mon livre "Le Cerveau Numérique".
1. WorkFlowy
Depuis 2018, j’utilise l’application Workflowy.
Il s’agit d’un outliner - un éditeur de texte qui organise l'information dans une hiérarchie sans fond.
Cela offre la possibilité de contrôler le niveau de détail et de réorganiser la structure de votre information en quelques clics.
Dans Workflowy, tout est un point (que j'aime appeler le point neurone). Chaque point est une unité atomique d'information qui dispose de sa propre URL.
Chaque point peut avoir ses propres points imbriqués. Qui à leur tour peuvent avoir des sous-points imbriqués.
Cela permet à votre structure d'être très détaillée, tout en étant organisée pour obtenir un aperçu rapide lorsque vous en avez besoin.
Workflowy est une application minimaliste, flexible et rapide qui s'adapte à vos compétences organisationnelles, vos besoins et votre régularité.
Je l'utilise pour gérer une grande partie de mon information (idées, notes, tâches, projets, agenda, contacts, PDF, images, check-lists et fils Twitter que je trouve pertinents).
La fluidité avec laquelle je stocke, retrouve et utilise l’information caractérise Workflowy.
Qu’est-ce qui créer cette fluidité ? C’est l’absence de décision au moment de créer une information.
2. Obsidian
Obsidian (ou Logseq) est un connecteur. Que connecte-t-il ? Vos notes, qui peuvent être des idées, des observations, des citations, des théories ou encore le résultat d’études scientifiques.
Mais aussi des contacts, des projets et même des tâches. Cette connexion permet de générer de nouvelles idées et d’améliorer votre capacité à mémoriser vos notes.
Avec ce logiciel destiné en priorité à ceux qui veulent gérer leurs connaissances personnelles, la structure de vos espaces est moins importante que les liens qui connectent vos notes entre elles.
Pour conserver un accès rapide à vos informations (et faire apparaître des idées qui étaient restées invisibles), Obisidan propose une vue graphique de vos notes et de leurs connexions (comme l’image ci-dessous).
Cette manière de penser peut être intimidante, tant elle s’éloigne du fonctionnement de nos ordinateurs (des dossiers dans des sous-dossiers).
Mais si cela vous semble trop abstrait, rien ne vous empêche d’utiliser Obsidian sans les liens en organisant vos notes par dossiers. Pour ne jamais perdre une information, la recherche est puissante et la création de nouveaux liens est très accessible.
Alternative à Obsidian : Logseq.
3. Notion
Flexibilité : quel autre mot résume mieux Notion ? Vous pouvez faire beaucoup dans Notion, et surtout, les fonctionnalités proposées sont très bien développées.
Sans surprise, cette flexibilité, associée à un design soigné, attire une communauté importante. Pour comprendre cette application, comparons-la avec le jeu de Lego.
Dans Notion, chaque élément est un bloc.
Chaque bloc peut contenir d'autres blocs. Vous pouvez connecter les blocs entre eux. En jouant aux Lego, vous pouvez prendre une boîte et suivre le plan pour construire votre Lego.
Vous pouvez aussi mettre toutes vos boîtes ensemble et laisser libre cours à votre créativité.
Ainsi, des milliers de modèles sont proposés par la communauté et peuvent vous permettre d’aller vite en utilisant ce qui a fonctionné chez des individus qui vous ressemblent.
Mais vous pouvez aussi partir de zéro et créer une structure simple et adaptée à vos besoins.
Ces logiciels ne vous parlent pas ?
Alors allez voir du côté de Tana ou Mem (je n'ai pas encore testé ces applications). En gardant à l'esprit les caractéristiques d'une bonne application.
Les 7 caractéristiques d'une bonne application
Dans un monde idéal, chaque application qui équipe vos outils numériques devrait correspondre aux critères qui viennent.
Dans la réalité, ce n'est pas toujours possible. Faites au mieux pour en avoir un maximum.
1. Est-ce que l'application est simple à mourir ?
Si vous devez réfléchir à comment utiliser les fonctionnalités élémentaires, alors vous vous épuiserez. Vous n'allez pas forcément y revenir car la friction sera trop importante.
Souvenez-vous : la simplicité est la sophistication suprême, disait Leonardo da Vinci.
Mais, la simplicité, c'est difficile à créer. Il faut un esprit perspicace pour créer quelque chose de simple.
Les bonnes applications sont simples mais puissantes. Elles offrent en quelques clics des bénéfices importants... tout en permettant d'ajouter de la complexité si on le souhaite.
Mais c'est la régularité de l'utilisateur qui permet de savoir si on peut augmenter la complexité du système.
Naturellement, chaque nouvel outil a sa courbe d'apprentissage qui nécessite un temps d'adaptation, mais si vous ne savez pas du tout comment utiliser l'application et que tout vous semble compliqué... fuyez.
2. Est-ce que l'application respecte ma concentration ?
Si vous avez des difficultés à rester concentré sur une seule tâche dans l'application, passez votre chemin.
Si vous passez plus de temps à personnaliser votre application que de créer de la valeur avec les informations qui s'y trouvent, passez votre chemin.
Souvenez-vous : l'outil numérique est distrayant en soi. Si en plus, l'application est distrayante... votre muscle attentionnel va s'atrophier.
3. Est-ce que l'application est disponible pour tous mes outils numériques?
L'une des forces du second cerveau est sa disponibilité. Que vous soyez à un rendez-vous avec un client, une présentation avec votre équipe, ou en train de vous balader en forêt, celui-ci peut être disponible.
Assurez-vous d'avoir une application qui se trouve sur votre smartphone, votre tablette et votre ordinateur. Les informations sont évidemment synchronisées en temps réel.
Le but est de réduire la friction à capturer et consulter vos informations. Gardez tout de même un calepin/ stylo sur vous. La technologie n'est pas infaillible.
Astuce : Grâce à Fredo je capture mes idées dans mon second cerveau en utilisant Whatsapp
4. Est-ce que l'application est agréable à utiliser?
Un bon système pour gérer vos informations est un système que... vous utilisez. Sans surprise, une fois que vous utilisez votre système, vous pouvez améliorer son fonctionnement.
Si vous devez vous forcer pour inscrire des informations, cherchez une autre application. L'application doit être plaisante à utiliser.
Elle doit vous inviter à inscrire des informations. Trouvez un compromis entre la personnalisation à outrance qui vous distrait... et le plaisir à travailler dans l'application.
Là encore, gardez en tête que tout changement est synonyme de résistance plus ou moins grande en fonction de chacun. Parfois les bénéfices d'utiliser une application mettrons quelques jours à arriver. Accrochez-vous.
5. Depuis quand l'application est-elle mise à jour ?
Plus l'application est ancienne et à jour, plus elle a des chances de continuer d'être mise à jour dans le futur. Parce que derrière une application qui fonctionne, il y a une équipe qui fonctionne.
Si l'équipe est toujours là après ces années de collaboration, cela signifie qu'elle a réussi à surmonter des problèmes internes et que l'application est suffisamment populaire.
Vous ne voulez pas une application qui cesse d'être mise à jour dans une année.
6. Possédez-vous vos données ?
Pouvez-vous faire une sauvegarde et embarquer celle-ci sur votre disque dur externe ? Si la réponse est non, je vous recommande de choisir une autre application.
7. Pouvez-vous rapidement migrer vos données sur une autre application ?
Quand vous avez beaucoup d'informations au même endroit, il est important de penser à cette situation dans laquelle l'application à un problème. Il se peut qu'une mise à jour rende momentanément inaccessible l'application.
Les pannes informatiques arrivent. Même pour Google. Faites le nécessaire pour pouvoir rapidement prendre vos données et les importer ailleurs.
Les 7 fonctionnalités importantes pour votre second cerveau / cerveau numérique
Les fonctionnalités sont des options offertes par votre application. Vous n'allez pas nécessairement toutes les utiliser, surtout au début, mais pour appliquer ma méthode, je les recommande.
Un montant dissocié du stockage
Certains logiciels augmentent le prix que vous payez en fonction de la quantité d'informations que vous stockez dedans.
C'est un conditionnement opérant négatif qui vous invite à ne pas utiliser votre logiciel et à surcharger votre mémoire.
Optez pour un logiciel qui n'augmente pas ses prix en fonction du stockage et posez-vous des questions quand le logiciel est gratuit : comment les développeurs sont-ils payés ? Je ne suis pas pour tout devoir payer, mais je pense qu'un bon travail mérite un bon revenu.
La recherche partielle, précise et rapide dans une quantité importante d'informations
Au moment d'écrire ces mots une recherche nécessite trois secondes. Pour savoir si la recherche d'un logiciel est efficace, vous devez vous fier aux tests et aux recommandations faites par des utilisateurs plus avancés.
Je ne veux pas que mon esprit doive ralentir pour s'adapter à la vitesse de mon cerveau numérique. Une fois lancée, je veux que l'application réagisse ultra-rapidement à mes intentions.
La mémoire fonctionne par association. Quand on cherche une information, se souvient de quelques fragments de cette information. Il faut donc une recherche partielle qui m'aide dans ce processus.
Un exemple : j'ai écrit un texte qui s'intitule "L'amour c'est comme Netflix". Grâce à la recherche partielle, en tapant dans ma barre de recherche amcnet (les premières lettres des mots qui me semblent figurer dans mon titre) je vois une liste de résultats.
La recherche précise me permet de recherche un terme précis sans un autre terme précis (par exemple). Je peux sélectionner de l'information qui est archivée ou de l'information que j'ai partagée avec d'autres personnes.
Je peux trouver l'information que j'ai modifié il y a un, trois ou sept jours. Je peux chercher du texte brut, des images ou des fichiers. Je peux aussi rechercher un type d'information en fonction de sa couleur de surlignage.
Évidemment, chaque recherche prend moins de trois secondes, peu importe la quantité d'informations qui se trouve dans mon cerveau numérique.
Elle est loin l'époque où je devais ouvrir chaque fichier texte à la main pour ensuite faire une recherche dans le fichier en question.
Parce que vous avez toute votre information au même endroit, vous gagnez un temps fou chaque jour.
Les liens uniques à ouvrir avec précision
Dans votre cerveau numérique, vous pourrez gérer vos projets, vos idées, vos réunions, vos tâches, votre carnet de contacts, vos résumés de livres et j'en passe.
Chaque information est attachée à un lien unique (URL).
Parfois vous discuterez avec un ami d'une vidéo que vous avez regardé... et en le voyant intéressé, vous lui direz : tu veux mes notes de la vidéo ?
Et en 2-3 clics vous lui transmettez le lien précis de ce résumé. Un lien qu'il peut voir, éditer ou également transférer à d'autres personnes.
Il peut consulter, éditer et transférer ce résumé à son tour. Cette fonctionnalité vous permet de travailler à plusieurs sur le même projet et de diffuser certaines informations à plusieurs personnes.
Les liens uniques à ouvrir vous permettent de partager facilement une information précise à la personne de votre choix. C'est une fonctionnalité que j'utilise souvent.
Les liens bidirectionnels
Les liens bidirectionnels vous permettent de créer un lien entre deux informations qui se trouvent dans votre cerveau numérique, et d'automatiquement voir la source du lien dans l'information de destination (évidemment, sans devoir réécrire celle-ci).
Un cas concret : je clôture ma journée en écrivant quelques mots dans mon journal personnel (qui se trouve dans mon cerveau numérique).
En écrivant l'information, je me dis "ah oui, ce week-end il faut que j'appelle Marc pour lui parler de notre prochaine conférence".
Plutôt que d'arrêter d'écrire dans mon journal pour me déplacer dans mon agenda afin d'inscrire cette nouvelle tâche, je crée un lien qui pointe vers la date de mon choix dans mon agenda, et je continue ma session de journaling.
Le jour où j'arrive sur la date en question, je vois un lien bidirectionnel qui me rappelle d'appeler Marc.
Cette fonctionnalité offre beaucoup de possibilités. Vous n'allez pas forcément l'utiliser au début, mais il est important de l'avoir à disposition, car elle est vraiment grisante.
Les raccourcis précis
Les raccourcis vous permettent d'accéder à de l'information en deux clics. Plutôt que de devoir emprunter les escaliers pour arriver à destination, vous prenez le téléporteur.
Au début, vous n'en aurez pas besoin. Mais avec les années qui passent et la quantité d'informations qui augmente, les raccourcis représentent un gain de temps considérable.
Cela vous permet (presque) de naviguer à la vitesse de la lumière dans votre cerveau numérique.
Une fonctionnalité de collaboration
Pour moi, il est important de pouvoir collaborer dans mes projets, mais aussi de communiquer sur des aspects précis d'une tâche en cours.
Une sauvegarde automatique de vos données
Une application sans sauvegarde automatique, c'est comme une voiture sans frein. Je ne monte pas dedans.
Plus vous avez des informations pertinentes dans votre second cerveau, plus sa valeur augmente.
Ce serait dommage de voir une fausse manipulation ou un problème technique anéantir des années de travail. Assurez-vous de pouvoir mettre en place une sauvegarde automatique quotidienne qui est effectuée sur votre base de données.
Conclusion
Merci à David Allen qui a lancé le mouvement du second cerveau. À Tiago Forte qui l'a amplifié.
Si vous êtes convaincu par Workflowy, alors voici ma formation avancée qui vous montre étape par étape comment créer votre cerveau numérique.
Julien
