La matrice de l'Organisologie pour identifier la méthode d'organisation adaptée

À moins d'avoir une mémoire d'éléphant, vous utilisez sans doute déjà un système d'organisation pour vous aider à gérer votre quotidien, vos activités ou votre business.

En Organisologie, un système d'organisation est composé de quatre éléments :

1. un objectif (le but du système),
2. un outil,
3. une méthode et...
4. ... des comportements (actions).

Ces éléments ne concernent pas uniquement les systèmes d'organisation.
Votre "brossage de dents matinal" est un système.

• But : bonne hygiène buccale, éviter les carries.
• Outil : la brosse à dents
• Méthode : les étapes entre le moment où saisissez la brosse à dents et le moment où vous la reposez.
• Comportements : la durée et le nombre de brossages par jour.

On arrive sur la première règle du système : c'est l'élément le moins efficace qui fixe la performance globale du système (je liste la seconde règle plus bas).

Si on revient sur votre organisation, un système fonctionnel va vous permettre d'amplifier ce que vous êtes capable de faire au quotidien. Un système dysfonctionnel va vous mettre des bâtons dans les roues.

Le truc ?
L'humain s'adapte très bien, même aux systèmes dysfonctionnels.

Je le vois encore et encore en accompagnement ou dans l'académie : les gens utilisent parfois depuis des années des systèmes qui les freinent jour après jour.

Donc plutôt que de s’habituer à un système dysfonctionnel, ou se forcer depuis des mois, voire des années d'utiliser un système inapproprié, je vous aide ici à chercher au bon endroit.

Trouver le système d'organisation adéquat

Lorsque vous mettez en place un système d'organisation, il y a une phase de prise en main qui est plus ou moins longue en fonction de vos compétences, contextes et la complexité inhérente du système.

C'est complexité est générée par l'outil et la méthode.

• L'outil Logseq est plus complexe à utiliser que Workflowy.
• La méthode du time boxing est plus simple que la méthode du bullet journal (par exemple).

Et on arrive sur un point important :

Si le système devient plus lourd à utiliser que le problème qu’il est censé résoudre, alors vous n'avez pas encore le bon système.

Vous ressemblez à ce jardinier qui utilise une pelle mécanique pour planter ses tomates.

(Image cool à faire)
Compliqué.

Pour trouver le système d'organisation adéquat, il faut faire correspondre le système le plus adéquat pour résoudre vos problèmes... en un minimum d'efforts.

Et garder à l'esprit la notion des rendements décroissants : à partir d'un certain seuil, les efforts à fournir ne valent plus les gains potentiels.

Pour vous aider à trouver le système d'organisation pertinent, voici une matrice qui peut vous mettre dans la bonne direction et vous faire économiser des années de misères et de frustration.

La matrice de l'Organisologie

La matrice est composée de deux axes.

Axe vertical : Indépendance | Interdépendance

Dans la première version, cet axe s'intitulait "dépendance faible et élevée" car un système est toujours dépendant de ressources (vous avez besoin d'oxygène pour vivre, pas que d'amour), mais j'ai renoncé à cette idée qui compliquait la compréhension de la matrice.

Cependant l'idée mérite d'être mentionnée.
Zoomons un peu.

Partie supérieure - Indépendance

La partie supérieure de la matrice s'adresse aux personnes qui sont relativement indépendantes pour l'accomplissement de leur travail.

La question clé : est-ce que j'ai besoin des autres pour terminer mon travail ?

Exemples de personne avec une indépendance faible

1. Stephen King n'a pas besoin des autres pour écrire ses livres.
   
   Il maîtrise le processus de A à Z. Oui, il délègue certaines tâches pour pouvoir se concentrer sur son cercle de compétence (sa zone de génie), mais fondamentalement, il pourrait autopublier ses livres.
2. Mon podcast : oui j'ai besoin d'avoir un invité, un studio et une monteuse pour publier mon podcast. Sans oublier la plateforme de publication, mais un invité spécifique ne va pas m'empêcher de faire tourner mon podcast.
   
   Si mon excellente monteuse est malade, je peux faire le montage moi-même. Ça ne sera pas très beau, mais ça fera l'affaire.
3. Un salarié à qui l'on donne des missions claires, des objectifs précis, et qui a un manager qui s'occupe de gérer les problèmes de dépendances, se trouve aussi dans cette case.
4. Un YouTubeur qui fait des formations seul dans son coin (genre Antoine BM) tombe aussi dans cette catégorie.

Quand vous êtes indépendant, vous pouvez facilement repousser des échéances (sans que les conséquences soient trop importantes), vous pouvez facilement trouver une personne pour faire le travail d'une personne absente (ou même faire le travail vous-même au pire).

Travailler ainsi ne vous protège pas du burn-out, stress et autres joies du travail au feeling, mais ils sont des millions à travailler ainsi (en pensant être organisés) et en pensant qu'ils ne feront pas partie des milliers à faire un burn-out chaque année (en France).

Si 40 millions de personnes disent une chose insensée, cela ne devient pas une chose sage - Somerset Maugham

Interdépendance - partie inférieure

Sans l'aide d'autres personnes, vous n'arrivez pas à accomplir la mission.

Exemple :

Quand je dirigeais une compagnie de sauveteurs dans les troupes de sauvetage de l'armée suisse, je ne pouvais pas réussir la mission sans l'aide des autres.

Même avec la meilleure organisation et toutes les ressources à ma disposition, j'avais besoin de soldats, sergents, fourrier, officiers et d'un état-major pour m'aider à accomplir le travail.

J'avais besoin de collaborer avec le centre de logistique pour avoir au bon endroit, dans le bon état, à la bonne heure, un camion de sauvetage.

En gros (et les entrepreneurs le savent bien) : l'argent ne remplace pas les compétences. Vous pouvez avoir des millions à disposition, si vous n'avez pas la bonne compétence, vous devez revoir vos plans.

Mais pas besoin d'avoir sa boîte pour tomber dans cette partie de la matrice. Si vous êtes un développeur hardware, vous dépendez du travailler effectué par les designers UX. Si vous êtes dans la qualité, la réussite de votre job passe par l'acceptation des différentes parties prenantes.

Vous pouvez vous plaindre autant que vous voulez, dans les projets avec une interdépendance élevée, je devais utiliser une partie de mes ressources pour aider les désorganisés à respecter les échéances.

C'est ainsi.

Plus vite vous acceptez l'idée, et plus vite vous pouvez résoudre le problème (et partez du principe, jusqu'à preuve du contraire, que les gens sont désorganisés par nature).

Axe horizontal : Instabilité <-> Stabilité

Ce que je trouve intéressant, c'est que l'instabilité peut être corrélée avec les notions de simplicité et complexité.

Instabilité - partie gauche

Vous êtes balloté par les événements internes ou externes.

Stabilité - partie droite

Vous êtes dans le contrôle de vos journées.

L'environnement stable permet d'utiliser des systèmes complexes.

Les 4 cadrants de la matrice

À présent, voici quelques signes typiques pour chaque cadrant, et une proposition de but à viser.

Instabilité & Indépendance

Signes :

• Travaille au feeling, sans plan précis.
• Arrive en fin de journée sans avoir fait ce qui était sur la todo liste.
• Tendance à sauter d'une activité à une autre (multitasking).
• Énergie irrégulière.

Axe de progression :

• passer du mode réactif (je travaille au feeling) au mode proactif (je planifie une tâche à faire, puis au moment venu, j'effectue la tâche).
• Planifier puis faire.
• Ne pas viser le résultat, mais le changement de dynamique.

Instabilité & Interdépendance

Signes :

• Urgences et imprévus des clients, équipes, etc.
• Multitude de canaux de communications mal gérés (slack, mail, etc)
• Chacun travail dans son coin, pas de vue d'ensemble sur les priorités de chacun

Axe de progression :

• Afficher le travail à venir, en cours et les dépendances.
• Aligner les équipes sur la stratégie globale

Stabilité & Indépendance

Signes

• Trop de projets qui avancent mais peu de résultats (le travail est fait, mais la situation ne change pas ou peu).
• Trop de tâches à faible valeur ajoutée sont réalisées
• Trop de capture d'information et "masturbation mentale" sur le système, la prise de notes, etc.

Axe de progression :

• Définir le cercle de compétences
• Checkliste puis délégation
• Revenir au niveau de la stratégie (voir pyramide de l'organisologie)

Stabilité & Interdépendance

Signes

• Lenteur générale
• Prise de décision lente
• Confusion sur qui doit être informé, consulté, etc., lors de prise de décision
• Manque d'innovation
• Le contrôleur est contrôlé par un autre contrôleur.

Axe de progression :

• Afficher le travail à venir, en cours et les dépendances.
• Revenir sur de l'itération courte
• Investir une partie des ressources sur de l'exploration.

Simplicité subie -> complexité stressante -> simplicité volontaire

J'observe souvent ce schéma chez ceux qui cherchent à optimiser leur système d'organisation.

Simplicité subie (on ignore ce que l'on ignore). En gros, on commence à s'organiser avec la todo liste quand on est un écolier, puis on reste bloqué dans cette case.

On rationalise les événements qui nous arrivent et on reste une quille en organisation. 90% des gens se trouvent là.

Ensuite, le hasard fait que l'on s'intéresse à l'organisation. On devient un geek. On passe plus de temps à s'organiser qu'à faire le travail. Parmi ceux qui s'intéressent à l'organisation, un bon 50% tombe dans ce travers.

Puis une minorité (les PROS) retourne vers de la simplicité volontaire. On sait qu'il y a mieux ailleurs, mais on a compris que changer de système a un coût et on réalise que l'application ou la méthode n'est pas un goulet d'étranglement. On revient vers de la simplicité volontaire.

Celle mentionnée par Léonard De Vinci qui disait :

« La simplicité est la sophistication ultime ».

C'est normal de traverser la phase de la complexité. Car on est curieux de savoir quelle charge peut être soutenue par le système d'organisation. Et avec un peu de chance, on peut gérer beaucoup, beaucoup, puis d'un coup, il y a un problème dans un projet, puis dans un deuxième, et tout s'emballe.

Le sommeil ramasse, on se met à moins bien coopérer, on manque des échéances, qui ont d'autres conséquences, etc.

Parce qu'à force de complexifier à cause d'une stabilité illusoire, on supprime la marge de sécurité.

Est-ce possible d’avoir un système simple et le faire évoluer dans un système complexe ?

En fait, c'est même le point commun des systèmes complexes qui fonctionnent. Un système complexe qui fonctionne a toujours évolué d’un système simple qui fonctionnait (loi de Gall).

Prenez l'exemple du système très simple "Todo list".

C’est un bon système quand on est un écolier. Ne pas oublier les cahiers de cours, prendre une pomme, faire ses devoirs. Mais tenter de gérer son entreprise avec une todo liste, c’est une bonne recette pour exploser en vol.

Ainsi la todo liste va évoluer.

Par exemple, si vous jetez un œil aux vidéos de mon cerveau numérique, vous constaterez que j’ai des listes dans mes projets, des listes dans mes journées.

Des listes dans mes références. C’est juste qu’en utilisant et adaptant mon système, je complexifie celui-ci. C’est une tendance naturelle. Il faut ensuite lutter pour retourner vers de la simplicité volontaire.

Est-ce possible de "bien" complexifier un système ?

Vaste question. Je vais citer mon instructeur de tir qui me disait, sous la pluie, en mordant son cigarillo :

"Julien, la vitesse est une conséquence à un geste juste, répété lentement, encore et encore."

"Chercher à aller vite est une excellente manière de te tirer une balle dans le pied"

Mes observations indiquent qu'il en va de même avec l'ajout de complexité dans un système.

En gros : quand vous utilisez un système simple avec régularité, complexifiez.

Découvrez la méthode d'organisation adaptée à vos besoins

Répondez aux 11 questions qui viennent pour découvrir dans quel cadrant de la matrice de l'Organisologie vous vous situez actuellement.

Le but : vous faire économiser des années de recherches / tâtonnements inutiles.

Commencer

Les différentes méthodes d'organisation

Je laisse de côté les outils, mais garder à l’esprit que les méthodes complexes nécessitent souvent des outils flexibles qui offrent la possibilité de structurer le système en fonction des besoins.

Idéalement, vous voulez un outil qui offre la flexibilité requise pour gérer vos todo listes puis des projets plus complexes.

L'intérêt est que de ne pas devoir réapprendre à utiliser de nouveaux outils, ni perdre des données en cours de route.

Les meilleurs outils peuvent incorporer n'importe quelle méthode. À mes yeux, Workflowy est idéal (mais j'ai perdu toute forme d'objectivité). Notion est intéressant (même si je n'aime pas, mais c'est une question perso).

À présent,je vais placer les différentes méthodes qui méritent votre attention.

Pour définir les méthodes adaptées à vos besoins (et des précisions sur celle-ci), vous pouvez faire l'autoévaluation.

De plus, pour chaque méthode, je liste un outil / logiciel pertinent.

JDJF - Je décide -> je fais

La méthode JDJF permet de quitter le mode réactif pour revenir sur le mode proactif.

Méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee permet de quitter le mode réactif pour revenir sur le mode proactif.

La méthode du consultant Ivy Lee est simple (mais pas facile) : chaque soir, planifiez au maximum six tâches à réaliser le jour suivant.

Le lendemain, au moment de commencer votre journée, faites tout pour terminer les six tâches dans l’ordre décidé la veille.

• Si un imprévu survient, repoussez-le. Si c’est un imprévu difficile à repousser (la maison qui brûle), gérez-le puis revenez à la tâche.
• Si en fin de journée certaines tâches ne sont pas terminées, reprogrammez-les pour la prochaine journée de travail.

Décourir la méthode complète.

Time Boxing

La méthode du Timeboxing permet de quitter le mode réactif, revenir sur le mode proactif et mieux gérer votre temps (estimation des tâches, regrouper des tâches similaires, éventuellement en fonction de l'énergie).

Méthode : vous bloquez dans votre agenda du temps pour travailler sur certaines tâches, identifiées lors de la planification.

Découvrir la méthode du Time Boxing.

LAURA

La méthode LAURA permet de réduire les revenus irréguliers, trouver un rythme, terminer les projets que vous commencez.

Méthode : à la fin de votre révision hebdomadaire, vous regardez votre agenda et vous vous demandez : où est LAURA ?

LAURA est un acronyme pour :

• L = Livraison (le travail pour lequel vos clients vous paient)
• A = Acquisition (le travail pour trouver les prochains clients)
• U = Urgences (du temps prévu pour les urgences)
• R = Révision (du temps pour planifier)
• A = Admin (du temps pour le travail administratif)

Découvrir la méthode

BUJO - Bullet journal

La méthode du Bullet journal permet de centraliser dans un seul carnet toutes les informations importantes de ta vie (tâches, rendez-vous, notes, idées, projets, réflexions) de manière claire, flexible et personnalisable.

Découvrir la méthode du Bullet journal

PARA - Projects | Areas | Ressources | Archives

La méthode PARA de Tiago Forte vous aide à classer les tâches dans des catégories spécifiques : projets, domaines, ressources et archives.

En classant les tâches de cette manière, vous pouvez hiérarchiser votre travail plus efficacement et vous assurer que vous vous concentrez sur les tâches les plus importantes.

Article en cours de rédaction

GTD - Getting Things Done

La méthode Getting Things Done de David Allen qui consiste à saisir, traiter et exploiter les informations de votre quotidien afin de vous libérer l'esprit.

Découvrir la méthode GTD minimaliste

LCN - Le Cerveau Numérique

Ma méthode du Cerveau Numérique vous permet de centraliser l'information et aligner les efforts quotidiens sur la concrétisation des projets de fond.

Découvrir la méthode du Cerveau Numérique

Kanban

Une méthode d'organisation agile qui classe vos tâches dans 3 catégories - À faire | En cours | Fait - afin de faciliter la coordination et la réalisation du travail.

Découvrir la méthode

Scrum

Méthode d'organisation agile qui se base sur l'empirisme (la connaissance provient de l'expérience) et la pensée Lean (aller à l'essentiel, réduire le gaspillage).

Elle permet de créer un cadre de travail pour générer de la valeur. En apportant des solutions qui s'adaptent au monde complexe. La méthode est volontairement incomplète. Elle va surtout guider les utilisateurs dans les interactions / relations.

Le sprint SCRUM dure maximum 1 mois.
Article en cours de rédaction.

OKR

La méthode OKR installe un cadre de gestion des objectifs qui permet aux entreprises et aux équipes de prendre des actions collectives en direction de leurs objectifs stratégiques.

Article en cours de rédaction

RACI

La matrice RACI sert avant tout à générer de la clarté dans la gestion de projet ou les processus collaboratifs en précisant qui fait quoi, sans se perdre dans les rôles ou sujets flous.

Découvrir la matrice

KANBAN ++

Une variante de la méthode Kanban, complexifiée.

Gardez à l'esprit ce qui est invisible

Je viens de citer une approche qui me semble pertinente, mais ça reste un modèle, donc une réduction de la réalité, donc un concept qui n'est pas juste.

Souvenez-vous que tous les modèles sont faux. La question pratique est "à quel point doivent-ils être erronés pour cesser de les utiliser"?

Comme tous les articles, modèles, vidéos, contenus, réponse de ChatGPT et Notebook LM, l'information et même la connaissance, et une réduction qui nous permet de faire moins faux, d'être un peu plus juste.

Vous avez une méthode qui vous semble efficace pour gérer votre quotidien avec brio ? Gardez-là.

Et si vous êtes curieux, testez une méthode dans votre coin, sur un petit projet, et qui sait ? Peut-être que vous trouverez une méthode d'organisation encore plus appropriée, qui vous permettra de tirer des lasers par les yeux et soulever des montagnes.