Vous devez organiser une réunion efficace ?
Mais vous ne savez pas exactement comment vous y prendre ?
La "fiche préparation réunion" est une checkliste qui vous permet d'organiser, d'animer et de suivre rapidement une réunion.
Une checkliste ressemble à recette de cuisine qui vous dit quand faire quoi afin d'obtenir un bon repas.
Pas besoin d'être un chef étoilé pour réussir à concocter un repas succulent.
Un avantage encore plus intéressant : dès que vous faites une erreur, vous pouvez actualiser la checkliste associée.
Ainsi, chaque réunion est une opportunité d'améliorer vos compétences, votre réputation et vos checklistes
Si une fois quelque chose se passe mal dans l'organisation de vos réunions ?
Vous mettez à jour votre checkliste.
Et si votre prochaine réunion se déroule dans trois mois, en reprenant votre checkliste, vous éviterez de répéter une deuxième fois la même erreur.
Principe élémentaire pour une réunion réussie : la préparation permet d'économiser du temps.
Et si vous n'avez pas assez de temps ?
Il est préférable de préparer votre prochaine réunion (même un peu)... que ne rien préparer.
Autrement, vous faites perdre du temps à tous les participants de ce meeting (en plus de nuire à votre réputation).
Cette checkliste vous permet d'éviter la casse... et plus vous l'utiliserez, plus la qualité de vos réunions augmentera.
Si vous avez quelques minutes en plus, je vous invite vivement à lire cet article, qui pose les bases pour organiser une réunion.
Prêt.e ? C'est parti.
Première étape : valider le besoin d'une réunion
Dans beaucoup d'entreprises, la réunion est le mode par défaut pour se synchroniser, résoudre des problèmes et j'en passe.
Ce mode de communication synchrone (tout le monde est présent en direct) génère des coûts importants pour l'entreprise.
La réunion est le dernier moyen à utiliser pour arriver à vos fins. Avant ça, il y a d'autres moyens, moins coûteux pour les équipes et l'entreprise.
Concrètement, si vous pensez avoir besoin d'une réunion, utilisez le protocole anti-réunion ci-dessous.
Vous êtes certain qu'il faut organiser une réunion ? Alors voici la fiche de préparation de réunion.
Comment utiliser la Fiche préparation réunion ?
Dès que vous pensez avoir besoin d'organiser une réunion (donc avant même d'avoir invité la première personne)... prenez votre fiche de préparation de réunion et passer les points en revue.
Vous pouvez cliquer ici pour télécharger le modèle (hébergé dans Workflowy, mon logiciel fétiche)
Pour vous aider à structurer votre réunion, gardez à l'esprit ses 3 phases : la préparation, l'animation et le suivi de réunion.
Phase 1 : la préparation de la réunion
Situer la réunion en vous répondant à ces 3 questions
- Quel est l'objectif de la réunion ?
- Quel est le type de réunion (prise de décision, planification, amélioration/résolution de problème) ?
- Quel est mon rôle dans cette réunion ?
Créer le plan de réunion en vous répondant à ces 4 questions :
- Quelles sont les étapes pour atteindre l'objectif de la réunion ?
- Combien de temps par étape ? (La structure globale est : 10% intro, 70% travail, 10% suivi et conclusion, 10% réserve).
- Combien de temps pour la réserve ?
- Que dois-je amener à chaque étape pour faciliter le groupe ? (Information à lire AVANT la réunion / pendant la réunion, exercice à réaliser en utilisant un concept, comme le QCD ou la méthode des 5 pourquoi).
Astuce : je vous recommande de transmettre les informations essentielles PENDANT la réunion.
Avant, certains le feront, d'autres pas... et au final, vous devrez le refaire.
Identifiez les participants
- Qui possède l'information / le savoir nécessaire à l'atteinte de l'objectif ?
- Qui peut décider pour faire avancer la situation ?
- Quel est le représentant des personnes qui devront implémenter les décisions ?
- Qui anime ?
- Qui prend des notes (si ce n'est pas une intelligence artificielle qui fait ce travail) ?
Moins il y a de participants et plus la réunion peut être efficace.
Souvenez-vous du concept de paresse sociale : plus vous êtes nombreux, moins vous vous investissez (en pensant que les autres le font à votre place).
Gérez la logistique
- Ai-je réservé la salle de réunion ?
- Ai-je testé le matériel moi-même (câbles, logiciels à jour, télécommandes, etc) ?
- Est-ce qu'il y a suffisamment de tables / chaises ?
Phase 2 : animer la réunion
Le matin même (avant de partir pour rejoindre la réunion)
- Mettre une copie physique de votre plan de réunion dans votre poche.
- Prendre votre sac avec le matériel "réunion"
À l'arrivée (une heure avant)
- Confirmez visuellement la configuration de la salle (et apportez les améliorations nécessaires en cas d'urgence).
- Testez le projecteur, la télécommande, le wifi, l'alimentation électrique et tout autre équipement nécessaire.
- Fermez tous les programmes informatiques superflus (en particulier ceux dont les notifications sont imprévisibles, comme le chat, le courrier électronique et la synchronisation des fichiers).
- Mettez votre téléphone en sourdine et, si vous l'utilisez comme minuteur, modifiez les paramètres afin de ne pas avoir à le déverrouiller en permanence pour vérifier l'heure.
Pendant la réunion :
- Si vous commencez en retard, prévenez les participants, expliquez pourquoi (vous pouvez le faire une seule fois par réunion, après les participants ne vous font plus confiance).
- Présentez l'objectif, l'ordre du jour, le but de cette réunion. Le plan horaire.
- Présentez l'animateur, le preneur de notes, et les autres rôles éventuels.
- Posez le cadre : smartphone / tablettes / ordinateurs mais aussi comment prendre les décisions (si pas établi)
- Définissez comment seront traités les points qui sortent du cadre de la réunion : certaines personnes se mettent à discuter de points qui n'ont rien à faire dans la réunion, dans ce cas, je vous recommande d'utiliser le terme "bilatéral" pour informer les gens qu'ils peuvent en discuter en bilatéral après la réunion.
- Résumez ce qui a été dit, ce qui est en train d'être dit, rappelez le temps (j'utilise deux minuteurs : un pour le temps de la réunion, et un pour le point en cours).
- Définissez les étapes à prendre par les participants (qui fait quoi pour quand) et remerciez les participants.
- Terminer à l'heure est extrêmement précieux, vous protégez l'organisation de tous les participants.
Vos comportements :
- Arrêtez de regarder votre téléphone (utiliser une montre ou un chronomètre).
- Vous pouvez contrôler une foule en agissant individuellement.
- Pour faire taire une foule distraite, commencez à parler (en cercle) ou de demander à un participant de partager un point, une réflexion.
Phase 3 : Suivi de la réunion
Le suivi est composé de 3 étapes :
- 1. Envoyer le compte-rendu de la réunion (ce qui a été dit, décidé et planifié). Écrivez qui fait quoi pour quand.
- 2. Effectuer votre RETEX (retour d'expérience) : qu'est-ce qui a bien fonctionné, pas bien fonctionné ? Mettez à jour votre "fiche préparation réunion"
- 3. S'assurer que les tâches définies lors de la réunion avancent.
Lectures recommandées pour aller plus loin dans l'art d'organiser et animer des réunions
- Meeting Hero de Tom Laforce
- Making Every Meeting Matter - Harvard Business Review Press
- La réunionite ça suffit ! de Louis Vareille
Et gardez à l'esprit le plus important : chaque réunion est une opportunité de développer vos compétences et soigner votre réputation.
Julien
