Amélioration continue: le guide pour une progression régulière (année après année)

L'amélioration continue demeure un processus itératif sans fin. Quand nous apprenons quelque chose de nouveau, nous n'allons pas passé de "faux" à "juste". Nous passons de "faux" à "un peu moins faux". Et quand nous apprenons quelque chose en plus... nous passons de "un peu moins faux" à "encore un peu moins faux". Nous restons toujours dans le processus d'approcher la vérité et la perfection sans pouvoir atteindre la vérité et la perfection. - Mark Manson

Et vous n'avez pas besoin de vouloir progresser pour profiter de l'amélioration continue... 

Car en fait, le monde avance sans vous.
Que vous le vouliez ou non...

Les entreprises et les individus se "battent" (plus ou moins consciemment) pour les ressources limitées de notre écosystème.

Donc même si vous voulez rester là où vous êtes actuellement, les pieds en éventail... vous devrez vous améliorer... testez de nouvelles approches, vous remettre en question... car le monde qui vous entoure ne vous attend pas.

On se souvient que la certitude demeure l'ennemi N°1 de la croissance. Et que plutôt chercher la certitude, nous devrions mieux chercher le doute.

Et si vous n'embrassez pas l'amélioration continue?

Sinon vous régresserez. Car dans un monde impermanent, celui qui ne progresse pas, régresse. 

Maintenant même si vous croyez en l'amélioration continue, il y a un problème. Un problème que je vois souvent (même chez les personnes ambitieuses comme vous).

L'idée problématique avec l'amélioration continue:

Quand vous vous intéressez à l'amélioration continue, rapidement vous découvrirez des articles sur la roue de deming (ou modèle PDCA)... ou alors sur le sujet de la pratique délibérée.

Peu importe l'approche, il y a une idée sous-jacente qui va vous mettre des bâtons dans les roues. Cette idée se résume à cela: 

mettre en place une démarche d'amélioration continue va me permettre de devenir une meilleure personne ou d'offrir de meilleurs services à mes clients.

Alors oui, il s'agit du but visé à terme.

Le problème ne se loge pas dans la finalité de la démarche, mais dans la manière d'y parvenir. La plupart des gens imaginent l'amélioration continue (et le progrès) de la manière suivante:

amélioration continue théorie

Alors qu'en réalité, l'amélioration continue comporte un risque.  Le risque de détruire ce qui fonctionnait bien jusqu'ici.

Amélioration continue en pratique

Le mieux incarne l'ennemi du bien.

Connaissez-vous cette phrase?

Elle me rappelle Sylvain, mon chef d'apprentissage de mon premier job (paysagiste). Le mieux incarne l'ennemi du bien. Il disait toujours ça. Merci à lui, il m'a éloigné du perfectionnisme.

Cette citation stipule qu'en cherchant à toujours s'améliorer, on risque de détruire ce qui fonctionnait jusqu'ici. Plusieurs raisons font que le mieux représente l'ennemi du bien:

  1. Parfois on pense connaître les raisons d'un succès / d'une réussite... alors qu'en fait, la chance a donné naissance à notre première réussite.
  2. Ensuite, il existe des systèmes qui semblent bien fonctionner... mais leur équilibre reste fragile. Un rien peut les déstabiliser... et si ce petit rien survient à cause de l'amélioration continue?

Faut-il donc abandonner l'idée de l'amélioration continue?

Non, mais il faut être bien conscient de ceci: on ne fait pas d'omelette sans casser des oeufs.

Dans l'omelette de l'amélioration continue, vous cesserez de faire des tâches qui vous semblent normales. Qui vous semblent pertinentes. Qui vous semblent justes.

Des tâches que vous réalisez depuis des mois, voire des années, sans y réfléchir. Parfois même des gens avant vous réalisaient ces tâches sans avoir pensé à leur utilité. 

Mon message ici reste simple: avec l'amélioration continue, vos résultats actuels vont osciller. 

En oscillant, vous ferez des erreurs. Et c'est grâce aux erreurs que vous pourrez progresser plus rapidement. Car anticiper toutes les erreurs demeure un exercice utopique et gourmand en ressources mentales... Je trouve préférable de faire des erreurs, de les corriger, et avancer.

Bon... si votre job consiste à opérer des cerveaux ou à envoyer des fusées dans l'espace, je vous recommande de passer plus de temps à anticiper les erreurs. 

Mais si les conséquences de vos erreurs ne vous mettent pas dans la merde, alors go... allez-y. Avancez en faisant des erreurs.

Vous avancerez bien plus rapidement que le perfectionniste qui tente de les éviter (et qui abandonne dès que ses plans ne fonctionnent pas comme prévu).

Comment créer des oscillations dans vos résultats?

La manière la plus rapide d'y parvenir consiste à réaliser ce que vous avez l'habitude de faire, en réduisant les ressources à votre disposition. Certains appellent cela le "contre la montre".

Vous ne vous comparez pas aux résultats des autres, mais aux résultats que vous obteniez hier. De toute manière se comparer aux autres reste un exercice très risqué. 

Un exemple? Si vous avez l'habitude d'écrire un article en 10 heures... alors vous allez réduire de 50% le temps à votre disposition.

À ce stade vous devrez résister contre cette partie de vous qui criera: impossible!

Résistez en évitant de vous demander si c'est possible... ou non, mais demandez-vous plutôt "comment faire pour écrire un article en 5 heures?"

Intelligent lecteur que vous incarnez, vous pouvez facilement transposer mon exemple à un cas concret de votre vie. 

En réduisant le temps, vous ne pourrez pas toujours atteindre le même niveau de qualité. Votre article fera moins de mots...  Moins de références se trouveront en fin d'article. Vous éviterez les illustrations détaillées... 

Dans les premiers temps le but du jeu consiste à faire du mieux que vous pouvez pour atteindre le même niveau de qualité. Mais vous oscillerez. 

Oui, vous O-S-C-I-L-L-E-R-E-Z.

Et vous aurez des retours de votre manager, patron ou clients. Ils vous feront des remarques... dans ce cas... ou alors... vous n'aurez aucune remarque, malgré le manque de qualité apparente.

Dans ce cas... ce que vous jugiez important n'aura pas la même importance chez les personnes pour qui vous travaillez.

Je trouve cette réflexion intéressante. Non?

Intéressant, sauf si cela fait des décennies que vous pensez savoir ce que veut votre marché. Intéressant, sauf si vous avez construit votre identité sur quelque chose que personne ne veut.

Ainsi réduire le temps à disposition pour faire un travail connu reste un bon exercice pour trouver de nouvelles manières d'arriver au résultat en utilisant de nouveaux chemins.

J'ai fait l'exercice en écrivant l'article sur la loi de Parkinson (en 45 minutes) et j'ai filmé le processus. Celui-ci se trouve derrière ce clic.

Si vous ne changez pas le temps à votre disposition, augmentez la qualité du résultat.

Par exemple, je peux décider d'écrire un article sans utiliser le verbe êtreC'est ce que je fais ici. Vous pouvez relire mon article depuis le début si cela vous chante...

Cela me sort de ma zone de confort, cela me complique la vie, et dans l'inconfort nait de nouvelles manières d'approcher un travail. Ce qui semblait acquis devient soudainement plus compliqué.

C'est l'un des éléments de la pratique délibérée. 

Si vous n'augmentez pas la qualité de ce que vous faites... si vous ne réduisez pas le temps à votre disposition.... alors changez d'environnement de travail.

  • Si vous avez l'habitude d'écrire au calme, rendez-vous dans un café.
  • Si vous avez l'habitude d'écrire le matin, écrivez le soir.
  • Si vous avez l'habitude d'écrire sur un mac, écrivez votre article sur votre smartphone: cela vous forcera à avoir un esprit de synthèse et à bien peser vos mots.
  • Si vous avez l'habitude de commencer votre journée avec un bon café... remplacez celui-ci par un verre d'eau.

Le but, je le répète, ne consiste pas de vous mettre dans les meilleures conditions, mais dans des conditions auxquelles vous n'auriez pas pensé, afin de travailler d'une manière insoupçonnée, probablement plus efficace que tout ce que vous avez fait jusqu'à maintenant.

En travaillant ainsi, votre amélioration continue va s'accélérer.

Vos journées feront toujours 24h... mais le rythme de vos itérations va s'accélérer. Et le retour d'information viendra de sources ce qui augmentera vos perspectives:

  • Un boss/ client content / mécontent
  • Un membre de la famille qui se plaint... ou curieux (de savoir pourquoi vous travaillez allongé dans la baignoire...)

Ce retour d'information, ce feedback, a une valeur importante: cela vous permet de vous diriger dans la complexité.

En fait, utiliser le feedback demeure facile:

Tout commence par une question: Où se trouve le niveau de ma satisfaction actuelle? Si le niveau est bas... que puis-je tester pour me rapprocher de ma situation désirée?

Après un premier listing, je vais tester ce que j'imagine constituer la meilleure option pour moi à un moment donné. Et j'observe la distance entre l'état dans lequel je me trouve... et l'état où je souhaite me rendre.

La distance se réduit-elle? 

  • Oui? Alors je continue.
  • Non? Alors je change.

Il vous faudra souvent une bonne dose de feedback et pas mal d'expérience pour savoir quoi écouter et quoi ne pas écouter... mais ce feedback aura bien plus de valeur qu'un expert qui vous dit quoi faire via un livre.

Pourquoi?

Parce que l'expert à ses propres forces, ses propres faiblesses, ses propres biais cognitifs, et ce qu'il pense constituer la raison de son succès se trouve probablement bien loin des causes réelles de son succès.

L'équifinalité constitue certainement le principe le plus frustrant dans le fonctionnement des systèmes complexes: deux actions similaires, appliquées dans deux systèmes complexes similaires, peuvent donner des réactions totalement différentes.

  • Lisez moins, testez plus.
  • Réfléchissez moins, testez plus.
  • Faites osciller le système que vous incarnez.

Dans le mouvement, il y a aura des erreurs, mais ces erreurs, tant qu'elles ne vous mettent pas au tapis, vous permettront de grandir plus rapidement qu'un système stable qui évolue lentement.

Donc... une fois que vous identifiez des actions / comportements / tâches à faire plus souvent / moins souvent... que faire?

J'en parle au prochain chapitre...

Utilisez l'amélioration continue dans un cerveau numérique:

Il ne suffit pas de voir des erreurs pour que vous ne reproduisiez plus celles-ci.

Il y a une citation qui dit qu'il ne faut jamais faire 2 fois la même erreur... et je suis d'accord sur le fond. En théorie. Mais en pratique, pour ne pas faire 2 fois la même erreur, il faut déjà reconnaître l'erreur...  et surtout... avoir une idée (même vague) de QUOI changer pour que l'erreur ne se reproduise pas.

Pas de panique:

Voici 3 manières de profiter de vos erreurs:

(si vous n'avez pas pris de notes jusqu'ici... je vous recommande de vous y mettre....)

#1. Retrouver vos erreurs au bon moment

Avez-vous une idée de ce que vous avez mangé il y a 3 jours?

Certes, les erreurs douloureuses que l'on fait ont un caractère plus saillant et émotionnel qu'un repas lambda... mais avec ma question, je veux souligner notre mémoire subjective et incomplète.

Nous nous souvenons du PIC d'une expérience (pic positif ou négatif), mais également des dernières minutes d'une expérience (si vous percevez toute l'expérience comme désagréable, exceptée les dernières minutes, alors vous vous souviendrez de cette expérience comme plutôt agréable).

Pourquoi je parle d'expérience? Parce que vos erreurs constituent vos expériences.

Si les erreurs que vous avez commises se trouvaient au début d'un certain processus et que la fin du processus fût positive.... alors vous avez peu de chance de vous en souvenir...

Sauf si vous prenez note.

Tout comme vous prenez note de ce que vous lisez en ce moment.
Non?  Sinon comment vous souvenir des conseils que je partage?

Et si se souvenir d'un conseil demande une bonne mémoire... se souvenir du bon conseil au bon moment, nécessite encore plus d'agilité mentale....

Concernant les projets itératifs, je vous recommande d'avoir plusieurs tableaux kanban. Celui du moment... mais également celui de la prochaine itération. Et dans ce tableau pour un projet futur (qui ressemble à celui que vous réalisez en ce moment) vous inscrivez les erreurs que vous commettez aujourd'hui.

Prenons un exemple simple: je lance des formations en ligne.

Admettons qu'aujourd'hui je travaille sur la version 3 du cerveau numérique. Et durant ce lancement, même s'il s'agit de la version 3, je commets des erreurs. Par exemple j'oublie de connecter ma plateforme de paiement à mon espace de formation en ligne.

Cette tâche (d'une courte durée) remet en cause la totalité du travail que j'ai pu faire des semaines voire des mois avant le lancement. Le client, beau chaud à acheter mon programme (et il a bien raison), se trouve face à un message d'erreur au moment de rentrer les informations bancaires.

Elle pique cette erreur! Mais si je corrige le problème à temps et que mon lancement se déroule bien... je vais probablement oublier que j'ai fait cette erreur. 

Ainsi, plutôt que de faire confiance à ma mémoire, je vais me rendre dans le kanban de ma prochaine formation et je vais inscrire les erreurs commises... pour qu'au moment de planifier le lancement de mon prochain programme, je tombe nez à nez avec mes erreurs passées.

Amélioration continue au sein d'un projet

#2. Adaptez vos listes de contrôle (check-liste)

J'ai écrit un article complet sur l'avantage d'utiliser des listes de contrôle dans votre quotidien. C'est l'un des outils les plus efficaces et les moins bien compris dans le monde de la productivité.

Un grand obstacle à son adoption massive s'appelle l'égo (démesuré). L'égo démesuré des gens qui pensent qu'avec l'expérience, ils n'ont plus besoin de suivre des étapes inscrites sur une liste pour réussir à produire un résultat de bonne qualité.

Si vous faites partie de ceux qui pensent que les listes de contrôle ne servent à rien... dites-moi pourquoi les pilotes, les chirurgiens et les chefs de projet utilisent des listes de contrôle dans leur quotidien?

Pourtant ces types ont de la matière grise.

Je soupçonne que ces types ont compris que leur mémoire était faillible. Surtout lorsque leur conscience se trouve dans un état altéré... comme sous stress.

Une check-liste se rapproche d'une recette de cuisine. Recette que l'on suit au fil des heures pour arriver à créer un résultat de bonne qualité.

Une check-liste peut également se composer d'une série d'étapes que l'on vérifie avant de publier un produit / un résultat. 

J'utilise des check-listes pour les e-mails que j'envoie.

  • Pour les produits que je fais.
  • Pour les articles que j'écris (comme celui que vous lisez depuis un bon moment maintenant...).

Et vos check-listes se rapprochent d'un bon vin: avec le temps, elles s'améliorent.

Et qu'est-ce qui permet à vos check-listes de s'améliorer?

Les erreurs que vous faites!

Mais également les recommandations que certaines personnes plus expérimentées que vous vont vous donner. Le secret? Avoir un bon système pour gérer vos check-listes (sans surprise, mes check-listes se trouvent aussi dans mon cerveau numérique).

Et quand vous faites une modification, vous allez dupliquer votre check-liste actuelle, modifiez la version, indiquez que c'est une version test, et vous allez tester vos suppositions.

Ce n'est qu'une fois que votre check-liste aura passé plusieurs validations que vous archiverez la précédente version.

Amélioration continue avec les check-listes

#3. Passez en revue votre système d'organisation

Tout système laissé à lui-même va se désorganiser. Éventuellement il atteindra l'équilibre ultime: la destruction du système.

Je n'invente rien: il s'agit de la deuxième loi de la thermodynamique, la loi de l'entropie.

Regardez autour de vous.

  • Un appartement rangé se désordonne plus ou moins rapidement...
  • Un fond d'écran bien structuré devient petit à petit un Frankenstein numérique...
  • Votre voiture va petit à petit s'user... tout comme votre corps et vos habits.
  • Même l'univers s'étend continuellement... Il s'étend dans quoi? Bonne question. 

Peut-on se soustraite à la loi de l'entropie? Non. Mais vous pouvez ralentir ce phénomène.

  • Ranger (ou faire ranger) votre appartement une fois par semaine.
  • Nettoyer (ou faire nettoyer) votre fond d'écran.
  • Envoyer (ou faire envoyer) votre voiture chez le garagiste.
  • Et... arrêter de boire de l'alcool, manger sainement et bien dormir... pour espérer mourir en bonne santé et probablement un peu plus tard que votre voisin qui fume comme un turc... 
Vous pouvez ralentir la désorganisation d'un système en investissant régulièrement de l'énergie d'entretien.

Ennuyeux à entendre. Je sais.

Et l'une des actions les plus utiles consiste à passer en revue votre système surtout quand tout va bien. Car quand tout va bien, vous avez des ressources pour continuer à faire fonctionner le système.

À mon sens, il y a 4 temporalités pour passer en revue votre système:

  1. Les revues quotidiennes
  2. Les revues hebdomadaires
  3. Les revues mensuelles
  4. Et les revues annuelles.

Détendez-vous: il m'arrive aussi de sauter une revue quotidienne ou d'avoir de mauvaises semaines... voir un mauvais mois. La régularité reste l'indicateur à garder à l'esprit. Pour le reste, tant que la majorité de vos comportements penchent dans la bonne direction, vous vous trouvez sur la bonne voie.

À quoi servent les différentes revues? Je vous en parle maintenant.

Les revues quotidiennes

Les revues quotidiennes permettent de maintenir vos outils de travail aiguisés: vider les boîtes de réception, organiser la journée du lendemain, rapatrier les tâches non réalisées, faire un point de situation sur votre journée.

Durant ce moment j'aime bien répondre à 3 questions:

  • Ce que j'ai fait aujourd'hui
  • Ce que j'ai appris aujourd'hui
  • Ce que je ferais mieux demain.

Sans surprise, le dernier point me permet d'alimenter mes différentes check-listes et lister les erreurs. Le plus intéressant quand on fait cela, c'est qu'avec le temps des redondances apparaissent. Des redondances que l'on n’aurait pas forcément vu si on n'avait pas pris la peine de les inscrire.

Par exemple, vous réalisez que vous vous plaignez de votre couple depuis 4 ans... sans pour autant changer. 

Les revues hebdomadaires

Les revues hebdomadaires, je les utilise pour mettre à jour le niveau d'avancement de mes objectifs de la semaine. J'en profite pour effectuer les tâches récurrentes que je ne sais pas où classer, comme la planification de mes messages automatiques sur Linkedin / Twitter / Facebook. 

Lors de ma revue hebdomadaire, je me pose une question intéressante: quel problème récurrent puis-je résoudre avec une action unique?

Alors en faisant cela semaine après semaine, vous réaliserez que parfois, il n'y a plus de problème récurrent à résoudre avec une action unique. Mais avant d'en arriver là, vous avez une bonne marge de progression.

C'est également durant les revues hebdomadaires que je vais compléter ma session de supervision que je réalise chaque semaine avec un type qui a autant la niaque que moi. Ces sessions de supervision permettent de s'engager auprès de quelqu'un d'autre que soi...

Plutôt sympa, surtout si la personne avec qui vous discuter évolue dans le même domaine que vous.

Lors de ces sessions de supervision... Vous aurez de toute manière des idées auxquelles vous n'aurez pas pensé (c'est le principe de qualité émergente dans toute sa splendeur. )

Les revues mensuelles

Les revues mensuelles me permettent de mettre à jour les objectifs du trimestre voire de l'année. Ces revues importantes prennent 2-3 heures facilement. Elles me permettent de mettre à jour des projets que je ne consulte pas souvent, mais qui restent importants (comme mes finances personnelles, ou alors les indicateurs de mon site).

Je vais également ouvrir mon agenda infini pour voir si je n'ai rien oublié dans les deux dernières semaines... et je vais regarder ce qui vient dans les deux semaines à venir...

Je vais lancer un message aux gens importants de mon réseau que je ne vois pas souvent. Je vais passer en revue ma liste de tâches à faire un jour (sur lesquelles je ne me suis pas encore engagé, comme... apprendre le russe)

Je vais voir si mes documents sont bien classés dans mon cerveau numérique et mon système zéro paperasse et je vais lancer des nouveaux tests sur mon site.

Je vais vérifier mes factures et surtout... la tâche qui prend le plus de temps, je vais récupérer les passages soulignés dans mon kindle que je n'aurai pas pris jusqu'ici.

Cela fait peur de lire tout ce que je fais.

Non?

Gardez à l'esprit que j'ai commencé simplement avec les revues hebdomadaires... et une fois que je les pratiquais avec régularité, je suis parti de ce point fixe pour implémenter de nouvelles revues.


Gardez aussi à l'esprit que vous n'avez pas besoin de faire tout ce que je fais. Vous pouvez réussir sans organisation... vous allez juste devoir utiliser plus de ressources.

Quand on pratique quelques mois cette démarche d'amélioration continue, on se sent tellement bien, qu'on se réjouit du prochain mois. De la prochaine semaine. De la prochaine journée.

  • Avec cette pratique, il devient plus facile de voir quand vous déviez de vos bons comportements. 
  • Avec cette pratique, il devient plus facile de s'améliorer continuellement. 

La revue annuelle se fait avec une bonne musique et du champagne (sans alcool pour moi, mais vous, faites ce que vous voulez).

L'idée est de définir la grande intention, votre effort principal de l'année et de diviser le travail à faire sur les différents trimestres.

J'en parle dans mon bouquin V2, mais en gros vous allez prendre un gros objectif (pour ma part, en 2021, je souhaite relancer ma chaîne Youtube donc... je vais définir ma stratégie et écrire tout cela dans un projet). 

Je vais également passer en revue la définition du succès des différents domaines de ma vie, parce que la plupart des gens courent après quelque chose qu'ils n'ont jamais vraiment choisi...

Comme le dit très bien Stephen Covey: les gens passent leur vie à gravir les échelons d'une échelle pour réaliser, une fois en haut du mur, que l'échelle ne s'appuie pas contre le bon mur.

Donc je définis mes différents critères de satisfactions (avec mes relations, avec ma conjointe, avec ma santé, avec mes finances, et j'en passe).

Cela réduit les probabilités de tomber dans le piège de l'adaptation hédonique

Les revues au service de votre amélioration continue

Vous verrez qu'avec le temps vous ferez des erreurs: par exemple un jour j'ai réalisé que mon compte dropbox n'avait plus de place libre et que mes sauvegardes workflowy automatiques ne se faisaient plus. Je me retrouvais donc avec une erreur qui heureusement n'a pas causé de gros dégâts.

Qu'ai-je fait?

J'ai créé une tâche dans ma revue mensuelle: vérifier que mon compte dropbox ait toujours de la place. 

L'amélioration continue, ne devrait pas vous prendre plus la tête que ça. Il n'y a rien de sorcier. Il faut juste le faire... avec petite amélioration après petite amélioration... le résultat devient impressionnant. 

Ce qui demeure compliqué? Croire qu'un travail demandera des efforts surhumains.

Si le sujet de l'amélioration continue vous intéresse, jetez un oeil aux articles que je vous ai concoté ci-dessous:

Sources: ma tête et les autres, dans le texte.

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