12 principes pour Organiser sa vie (que j’aurai aimé connaître à 20 ans) Partie 2/2

Dans cet article je vous parle des principes que j'aurai aimé connaître il y a 10 ans, quand j'avais 20 ans.

Ils m'ont permis d'organiser ma vie (parfois d'une manière non-conformiste) pour réaliser mes projets et progresser. 


La première partie de cet article a été publié sur le blog de Matthieu Desroches. Je vous recommande d'y jeter un oeil attentif en cliquant ici.

7. Rien n’est impossible avec le triangle Temps / Qualités / Coûts 

Souvent, je pensais qu’un projet était impossible ou non. Car je réfléchissais en mode binaire “Est-ce que je peux vivre de mon site internet”? Dans ce cas, le cerveau va succinctement réfléchir. Il va grossièrement analyser la situation avec d’un côté les peurs et de l’autre les désirs. 

Vous le savez, les peurs ont plus de poids dans une balance que le désir.

Mais lorsque je me pose la question “Comment vais-je réussir à vivre de mon site internet?” je pousse mon cerveau à trouver des solutions. Il s’agit de la première étape.

La deuxième étape consiste à organiser cette réflexion en se basant sur le triangle temps / qualité / ressources.

Je vais prendre le temps de définir les spécificités de ma demande initiale:

• Quand ai-je envie de vivre de mon site internet? (deadline)
• Qu’est-ce que j’entends par vivre de mon site internet (qualités)
• Qu’ai-je à ma disposition pour vivre de mon site internet (argent / compétence / temps à disposition)

L’idée est de bloquer l’un des trois éléments du triangle. Par exemple, en figeant la deadline, je pourrais travailler sur les deux éléments restants: ce que j’entends par vivre de mon site (est-ce gagner 1000 CHF par mois ou 10000 CHF par mois? Est-ce en restant en suisse ou en voyageant? En travaillant pour une entreprise à distance ou à mon compte?). 

Ou en analysant mes ressources (OK, qu’est-ce que j’ai à ma disposition en terme de compétences / temps / argent)? 

Et par itération je développe petit à petit un plan d’action qui me permet de réaliser ceci: rien n’est impossible, il suffit d’aligner les qualités de mon objectif avec les ressources disponibles dans un temps réaliste.

En réfléchissant ainsi, j’ai cessé de culpabiliser au fait de ne pas avancer assez rapidement en voyant d’autres personnes réussir plus vite ou mieux que moi (c’est le genre de pensée qu’une partie de surf sur le net peut provoquer): nous ne sommes pas pareils. Nous avons d’autres ressources. Nous avons d’autres attentes et la vie est un marathon.

8. Il existe deux formes de procrastination 

À 20 ans j’ai découvert le mot procrastination et je me croyais intelligent. Puis tout le monde a commencé à parler de procrastinateurs. 

À 30 ans, j’ai compris qu’il y a pas un type de procrastination, mais deux.

Le premier type de procrastination, c’est de la paresse.

Il s’agit des activités qui doivent être réalisées, mais qui sont repoussées au lendemain. Ce type de procrastination mène à la désorganisation. À force de repousser on se rend compte que l’on a moins en moins de temps à disposition on va donc soit… réduire la qualité d’un travail à rendre… soit devoir demander à des personnes de nous aider. On bosse à se moment sur les ressources à disposition. À moins que l’on puisse repousser la deadline. 

La deuxième forme de procrastination est délibérée.

Volontaire.

Stratégique. 

Ce n’est pas le bon moment pour agir. 

En patientant, la même action aura un plus grand impact. 

J’apprends à pêcher. Les premières fois, je réalisais que de 14h à 18h, je n’attrapais aucun poisson. Je passais 4 heures à perdre mon temps. 

Puis vers 18h, je remarquais des pêcheurs arriver sortir leurs cannes et attraper rapidement du poisson. Chez moi aussi, je commençais à sortir du poisson bien plus souvent, une fois ce moment de la journée passé.

Tout ça pour dire que j’aurai pu économiser ces 4 heures de temps, car ce n’était pas le bon moment pour agir. 

Cette deuxième forme de procrastination est une attente stratégique. Vous savez que vous pouvez agir maintenant, mais vous attendez le bon moment pour que votre action ait plus d’impact avec les mêmes ressources (voir moins de ressources).

Un autre exemple concernant la dynamique de groupe:

Face à un problème complexe, un groupe va chercher des solutions plus ou moins innovantes. Si votre solution sort des sentiers battus, attendez le bon moment pour la présenter au groupe. Cela augmente vos probabilités de voir le groupe suivre votre idée.

Mais quand est-ce le bon moment?

À la moitié du temps à disposition.

Au début, le groupe se laisse du temps pour trouver des idées originales. Mais à la moitié du temps, le groupe qui n’est pas encore passé à l’action va être plus ouvert au risque (d’une solution originale), car la deadline approche. C’est à ce moment que vous proposez votre idée géniale et non-conformiste.

En procrastinant stratégiquement, je vais principalement réduire la ressource temps à ma disposition. Cette contrainte apparente peut devenir une force, car elle pousse à trouver des solutions auxquelles on n’aurait pas pensé. Elle pousse également à réduire le perfectionnisme très présent chez certaines personnes et qui n’apporte pas tant de valeur que ça.

9. Ma boite email n’est pas une bibliothèque (mais un outil d’organisation et de communication)

C’est ce que j’aurai souhaité comprendre à 20 ans, car cela m’aurait poussé à:

• Définir une organisation pour les données que je reçois (en ayant commencé tard, j’ai perdu des années d’information) lors des conférences, lors de la lecture de livre et d’articles, lors de discussion et évidemment… par email.
• Mieux utiliser mon agenda
• Trouver un bon CRM 

La boîte email est une interface qui permet de faire transiter des données entre plusieurs systèmes. Ce n’est pas une bibliothèque.

Alors je sais que la fonction recherche vous donne l’impression de ne plus avoir besoin d’organisation. Mais cela ne traite pas le problème de fond: Quelle information conserver? où classer l'information que je reçois en tant que personne (et pas uniquement par email)? 

Voici un début de réponse (le reste se trouve ici)

• Si cela contient une date et une heure -> calendrier
• Si cela contient des faits marquants (positifs ou négatifs) sur une personne -> CRM / carnet de contact (attention, je ne parle pas de ragots)
• S’il s’agit d’une tâche de plus de 20 min -> Planifier la période nécessaire à traiter cette tâche
• S’il s’agit d’une tâche de moins de 20 min -> gestionnaires de tâches fournies avec la boite email / ou email classée sous dossier action (ce qui nous amène au point suivant:)

Il y a 3 sous-dossiers dans votre boîte de réception: 

1. Action -> ce que vous devez faire la prochaine fois que vous vous connectez ( ou un moment planifier dans la semaine)
2. Attente (de réponse)-> les réponses que vous attendez (permet le suivi)
3. Archive -> les emails qui ont été stockés ailleurs, mais que vous souhaitez pouvoir consulter rapidement
   
   

Et pendant que je suis dans les emails… 

11. La loi tacite des emails

Lorsque j’avais 20 ans, je fulminais lorsqu’une personne me passait devant alors que j’attendais depuis longtemps dans une file d’attente. À 30 ans, cela n’a pas changé. Mais j’ai compris que j’appliquais et soutenais cette pratique avec mes emails.

La plupart des gestionnaires d’email affichent les emails les plus récents en premier.
Une personne qui prend le temps de vous écrire à l’avance (qui s’organise) pour que vous ayez le temps de lui répondre se fera passer devant par la personne qui vous écrit à la dernière minute.

Cela ne donne pas envie à votre réseau de s’organiser. N’est-ce pas?

En inversant l’ordre d’affichage (sur Outlook, 1 clic), j’ai découvert les conséquences suivantes:

1. Je réfléchis comment je vais classer les données brutes et informations que je reçois dans ma boîte email. Celle-ci est souvent qu’un point de passage. Un email est souvent un précurseur d’une tâche ou d’une activité. J’ai par la même occasion réfléchi au classement de l’information (d’une manière globale).
   
   
2. Je traite avec beaucoup plus de régularité les emails (et je laisse très peu d’emails non répondus)
   
   
3. “J’éduque” mon réseau à ne pas devoir attendre une réponse de ma part avant une demi-journée au minimum. L’urgence des emails disparaît petit à petit.

La loi tacite des emails est la suivante: Premier arrivé, premiers servis. Changez la donne en affichant vos anciens emails en premier.

Et je vous ai gardé le meilleur pour la fin (ou le plus étrange):

12. Il est difficile (inutile?) de trouver une cause dans un système complexe, l’itération est clé

Il est difficile de définir une cause précise au malheur ou au bonheur. Il est difficile d’attribuer la faute à un état ou une personne concernant notre réchauffement climatique. Il est difficile de savoir ce que fait le succès d’une personne.

Dans un système complexe, trouver la cause d’un problème est souvent une perte de temps. Mais c’est ainsi que l’école nous éduque. À commencer par les problèmes mathématiques. 

Je ne dis pas qu’il ne faut pas chercher la cause d’un problème en premier lieu, car cela fonctionne souvent:

• Votre smartphone s’éteint -> la batterie vide en est la cause -> vous rechargez le smartphone -> problème résolu

Mais lorsqu’il s’agit du problème “je n’arrive pas à dormir”, chercher la cause est souvent une perte de temps

• Est-ce parce que j’ai vu ma mère faire des insomnies des années et qu’après une nuit blanche j’ai peur de devenir comme elle? 
• Est-ce parce que je commence un nouveau défi professionnel?
• Est-ce les tirs de fusil dans la rue?
• Le bruit dans l’appartement?
• Mon changement d’alimentation?
• Mon déménagement dans un pays plus chaud?

Dans ce cas-là, je recommande de tester de nouvelles pratiques jusqu’à résoudre le problème (et éviter de traiter la conséquence du problème à coup de somnifère)

• Arrêter la lumière bleue 2 heures avant d’aller au lit -> et voir si la situation s’améliore
• Manger plus Léger le soir -> et voir si la situation s’améliore
• Travailler sur mes peurs professionnelles -> et voir si la situation s’améliore
• Réaliser des exercices de respiration plusieurs fois par jour -> et voir la situation s’améliore

Cela prend du temps et c’est pour cette raison que les somnifères (ou autres pilules magiques ont la côte).

Si je vous parle de cette complexité, c’est que souvent… les livres et blogs d’organisation regorgent de solutions qui ont fonctionné dans un contexte précis, pour un auteur précis. Si l’auteur fait bien son travail, il a fait tester ses méthodes à d’autres personnes, avec succès. Mais vous n’êtes pas d’autres personnes. Vous êtes unique.

Des compétences uniques. Un passé unique. Un réseau unique. Une santé unique. Une cervelle unique. Ce qui nous mène à la fin de cet article:

Dans un système complexe, une organisation doit être créée de manière holistique, délibérée et fun. Une fois un niveau satisfaisant atteint, si vous ne continuez pas à vous améliorer en ayant toujours à l’esprit le monde qui vous entoure, vos pratiques seront bientôt démodées. 

Souvenez-vous: Amateurs practice until they get it right, professionals practice until they can’t get it wrong.

13. (Bonus) La compétence de plus en plus recherchée (même chez les artistes)

Plus j’avance professionnellement, et plus je vois de beaux parleurs. Des personnes qui s’engagent, qui planifient, mais qui ne délivrent pas. Des gens qui ont beaucoup de problèmes avec l’exécution:

En commençant par arriver à l’heure au travail, par ne pas être absent le lundi, puis par tenir des jalons, des échéances. Des gens qui ont des problèmes pour arriver à l’heure en séance.

Je réalise à quel point les personnes fiables, c’est rare.

J'ai récemment écrit un article vous permettant d'augmenter votre fiabilité grâce aux listes de contrôle des tâches... Cliquez sur l'image ou ici pour y accéder.

Dans le dernier projet, je réalise que certaines personnes (encore) parlent, mais ne délivrent pas. Les organisologues délivrent. Les organisologues savent que les livres et les professeurs se concentrent sur la stratégie alors qu’au quotidien, ce qui pose le plus de problèmes est l’exécution de cette stratégie. Une idée de valeur n’est rien sans une exécution de qualité.

Planifier correctement permet d’avoir moins de surprise dans l’exécution, mais des surprises surviendront tout de même. Il est donc primordial de savoir:

1. Gérer l’exécution
2. Gérer les obstacles, les retours en arrière, les déviations de plan qui surviendront obligatoirement sur le chemin. C’est tout autant important pour pouvoir persévérer.

À 20 ans, j’aurai voulu quelqu’un me dise: laisse les autres parler, concentre toi sur la planification et l’exécution de celle-ci afin de délivrer d’une manière fiable. Ne parlez pas, montrez.

C’est terminé pour aujourd’hui. Vous êtes, je pense, 5% a été venu au bout de cet article. 

Merci pour votre attention.

Julien

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Dessins: julien photo
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