Pourquoi l'organisation du patron est-elle un levier stratégique pour son entreprise?

Cet article est né d'une question simple : comment avoir une boîte qui tourne, si le patron est désorganisé ?

Après quelques semaines de retours quotidiens sur ce texte, j'ai eu une révélation :

Dans une entreprise, un patron qui dispose d'un système d'organisation fonctionnel dispose d'un avantage stratégique sur les entreprises qui ont à leur tête un patron désorganisé.

Pour placer le contexte, je parle ici des entreprises entre 2 et 20 personnes.

Dans ces entreprises, il y a rarement de managers entre les collaborateurs/clients et le patron.

Et encore moins d'un COO (chief operating officer) : un type qui s'occupe de gérer les opérations, en gros.

Dans des structures plus importantes, les désavantages générés par la désorganisation du fondateur peuvent être atténués par la présence de managers qui sont à leurs affaires (et encore).

Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez :

• Pourquoi l'organisation du patron est un levier important sur les collaborateurs/clients/développement de l'entreprise
• Les trois problèmes générés par un système d'organisation dysfonctionnel
• Les trois avantages d'un système d'organisation fonctionnel
• Les 3 éléments de base d'un système d'organisation
• Les obstacles principaux quand on cherche à mieux s'organiser (moins de patrons y parviendront, ce qui est un avantage pour ceux qui y parviennent).

Je commence par trois observations récurrentes

Ces observations proviennent de mes accompagnements, questions fréquentes dans mes formations, lectures et discussions avec des entrepreneurs.

#1 Dans beaucoup de petites entreprises, le patron décide

Et même si la décision est partagée, les collaborateurs rendent des comptes au patron. Le patron peut licencier.

#2 Les gens, par nature, ont des difficultés à dire non

Cette tendance est encore plus exacerbée face à une autorité. Si vous avez un doute sur ce que j'avance, souvenez-vous de l'expérience de Milgram

Les gens ne disent pas "non" au patron par peur de :

• décevoir,
• passer pour des incapables,
• être licenciés,
• etc.

Conséquence : ils disent oui à trop de choses et se surchargent.
Ce n’est ni bon pour eux, ni pour l’entreprise.

• Pour eux : ils risquent le burn-out.
• Pour l’entreprise : la qualité chute, et avec elle la réputation.

#3 Le patron distribue les ressources

Les décisions du patron ont un impact important sur l’utilisation des ressources de l’entreprise par les collaborateurs. Il va dire (éventuellement après avoir discuté avec ses équipes) :

Le projet A est plus important que le projet B.

Trois problèmes générés par un système d’organisation personnel dysfonctionnel

1. Dispersion chronique

Un système d’organisation dysfonctionnel n’aide pas le patron à voir le travail en cours ni à gérer les nouvelles idées et opportunités.

Du nouveau travail est démarré avant que le travail en cours soit terminé.

Les équipes se dispersent, les projets stagnent, la stratégie végète.
Du temps est passé à justifier des retards ou une qualité moindre.

2. Urgences journalières

Un système d’organisation dysfonctionnel anticipe mal, voire pas du tout, les échéances.

• Dans le meilleur des cas, l’information est transmise trop tard aux équipes qui doivent faire le travail (ou le patron fait le travail le soir/le week-end/en vacances).
• Dans le pire des cas, des devis/offres de soumission ne sont pas rendus à temps, du travail n’est pas réalisé dans les délais, etc.

Les clients sont mécontents, l’équipe est stressée et les talents partent (les autres coulent avec le bateau).

Le travail planifié n’est pas fait et devient urgent. Ces nouvelles urgences empêchent la planification, et le cercle vicieux des urgences démarre.

Plutôt que de structurer (ce qui nécessite du temps), le patron et les équipes compensent avec plus de réactivité.

Mais la limite entre réactivité et multitasking est très fine.

Cette démonstration est parlante mais incomplète, car on pourrait se dire :

« Je perds uniquement du temps en travaillant en multitasking. »

Dans la réalité, il y a souvent :

• la tâche 1 est commencée
• la tâche 2 est commencée
• le traitement des emails est commencé

… mais rien n’est terminé.

Il y a une sensation de perte de contrôle, un goût d’insatisfaction, une surcharge mentale liée à tout ce qui devrait être terminé mais ne l’est pas.

Sans oublier que la réactivité du patron n’est pas un avantage compétitif défendable. N’importe qui peut engager du monde pour être réactif (ou des agents IA).

Si comme patron, vous voyez votre réactivité comme un avantage compétitif, celui-ci est facilement reproductible. Vous trouverez toujours un entrepreneur plus réactif que vous, prêt à partir en burn-out avant vous.

De la même manière, si votre avantage est le prix, vous trouverez toujours une entreprise prête à faire faillite avant vous.

Je ne dis pas que c'est impossible d'avoir une stratégie "des prix bas" mais dans une entreprise entre 2 et 20 personnes, il faut s'accrocher.

La réactivité, en plus d’engendrer du multitasking, distord la perception de ce qui est important et de ce qui ne l’est pas.

Exemple : je veux travailler sur un dossier à rendre dans 3 semaines. Je regarde Whatsapp et je vois cette notification :

Salut Julien, c'est Jean. Peux-tu me rappeler dès que possible ? Ça concerne un truc urgent.

Difficile d'ignorer ce message : d'un côté je peux aider, passer un bon moment, me sentir utile, compétent, dépanner un client... de l'autre il s'agit d'une action à faire avec des résultats possibles dans plusieurs semaines/mois.

3. Surcharge omniprésente

Tout au long de notre vie, nous externalisons une partie de notre mémoire dans notre environnement :

• Enfant : on utilise nos mains pour compter.
• Jeune adulte : on utilise des todo lists, post-its, agendas pour suivre nos engagements.

Et souvent ces systèmes fonctionnent bien dans un premier temps (ainsi, on les adopte).

La todo liste nous aide à passer des examens quand on est jeune adulte. L'agenda nous aide à obtenir nos premières promotions.

Mais si les engagements augmentent, et avec ceux-ci la complexité de ce qu'il faut gérer, ces systèmes deviennent obsolètes.

Après tout, un patron d'une petite entreprise doit souvent jongler avec :

• La livraison du travail,
• L'acquisition des prochains clients,
• La gestion des équipes (management),
• La gestion des urgences,
• L'admin,
• Et la vie (famille, association, etc).

Gérer ces différents éléments avec une todo liste, différentes boîtes e-mail et un agenda est souvent possible, mais en maximisant un seul aspect (par exemple la réussite de l'entreprise, au détriment de la santé / famille / passion).

En gros, le système d'organisation n'est plus adapté et le seau déborde.
(Image de l’éponge qui n’arrive plus à contenir l’eau à venir).

Les 3 avantages principaux d’un système d’organisation fonctionnel

Pourquoi investir du temps, de l'énergie et parfois de l'argent, pour installer un système d'organisation personnel qui tourne ?

Après tout, il y a toujours plus urgent à faire, n'est-ce pas ?

Mais les urgences sont justement générées par un système d'organisation dysfonctionnel.

Attendre le moment opportun pour installer un système d'organisation fonctionnel, c'est comme attendre d'avoir atteint l'horizon pour enfin s'y mettre : ce moment n'arrive jamais.

Voici les avantages :

1. Afficher et cadrer le travail à réaliser pour réduire la dispersion

Le point commun des entreprises et des individus qui se dispersent : ils ont trop. Personne ne se lève un matin en se disant :

« Chouette, je vais me submerger de travail jusqu’à exploser en vol. »

Mais parce qu'aucun système d'organisation ne dit au patron : voici tout ce qui est en cours dans ton entreprise et ta vie, certains éléments passent à la trappe. Comme :

1. Une partie du travail en cours

En gérant de tête, ou en planifiant son agenda de tête, on va automatiquement avoir tendance à se focaliser sur les derniers éléments discutés (dernières relances des clients, derniers mails, dernières réunions) et les éléments émotionnels (la plainte d'un client, le gouvernement qui veut en savoir plus sur certains justificatifs, etc.)

Il s'agit du concept "Peak-End" popularisé par Daniel Kahneman.

2. le travail de maintenance

Il s'agit souvent des outils /processus utilisés par l'entreprise qui doivent être entretenus pour qu'ils puissent continuer d'être performants. Un CRM à actualiser, des scripts à nettoyer, des machines à huiler.

Ce travail de maintenance, s'il n'est pas anticipé, a le pouvoir d'arrêter la production de manière plus ou moins prolongée.

3. le travail invisible

Un exercice que je fais faire à mes clients en accompagnement consiste à "planifier & traquer". Traquer le travail invisible. Et soudainement on s'aperçoit que 2h/jour sont dédiées au traitement des e-mails.

C'est aussi une activité que je fais au quotidien et qui m'aide à identifier ces "voleurs de temps."

4. le travail récurrent

Le travail de maintenance peut se chevaucher avec le travail récurrent. Mais souvent le travail récurrent n'est pas planifié. Il est au mieux pas oublié, grâce aux rappels automatiques dans un agenda.

Parce qu'il n'est pas planifié de manière délibérée, il saute 8x sur 10 car le rappel est en compétition avec un élément qui semble plus important (souvent une réunion).

Quand on fait ce travail d'état des lieux, le dirigeant ne peut plus rester dans le déni. Il réalise qu'il a beaucoup d'engagements en cours... et beaucoup moins de temps pour de nouveaux projets.

Sans surprise, il doit compenser en travaillant le soir, le week-end et parfois il n'a pas d'autres options que de partir en vacances en prenant son ordinateur sous le bras et en restant croché au téléphone.

La principale raison qui nous incite à nous engager dans trop de projets n’est pas la difficulté à dire non, mais l’invisibilité du travail en cours dans un lieu unique.

Il est facile de répondre à cette question quand on a un système d'organisation fonctionnel. On peut même y répondre de tête.

Naturellement, on dit moins souvent oui. Parce qu’on voit et on ressent qu'un nouveau projet ne passe pas.

Mais tant que ce travail en cours n'est pas identifié et visible, on continue de dire oui, de s'éparpiller et de dilapider de précieuses ressources (je rappelle, une petite boîte n'a pas les ressources d'un Google).

Utiliser le contexte physique et numérique est un principe clé de l’Organisologie (troisième principe).

Pourquoi afficher le travail fonctionne si bien contre la dispersion ?

Parce que deux tiers de la population ont une préférence spatio-visuelle.

« Pour la majorité d’entre nous, cela signifie que nous acquérons plus d’informations à travers la vision que par tous les autres sens réunis. »
— Making Work Visible, Dominica DeGrandis

En rendant visible le travail en cours dans un espace centralisé (plutôt que caché au fond d’un fichier Excel ou d’une nouvelle app tendance), les idées géniales sont moins contagieuses et la dispersion diminue.

C'est exactement ce que permet d'accomplir un système d'organisation personnel fonctionnel.

Ce qui nous amène au deuxième avantage d'utiliser un système d'organisation personnel quand on dirige une entreprise.

2. Planifier du temps pour générer des revenus et développer le business

Un autre avantage du système d’organisation est l’anticipation des échéances. La bonne anticipation vous donne plusieurs avantages.

Par exemple, pour mon podcast Process Advantage, je dois moins envoyer d'e-mails si j'anticipe le tournage de mes épisodes 2-3 mois à l'avance.

Parce que 2-3 mois à l'avance, les gens ont souvent encore de la disponibilité dans leurs agendas.

Si je dois trouver un invité pour la semaine prochaine, la charge de travail augmente.

Un autre exemple : l'anticipation me permet de commander des pièces en plus grand nombre (potentielle réduction de prix), mais aussi m'évite d'aller chercher les pièces moi-même.

La planification à plus court terme me permet aussi :

• de regrouper des tâches similaires (plutôt que de faire mes paiements 5 fois par semaine, je les regroupe sur une journée).
• de trouver du temps pour avancer sur des projets de fond. Plutôt que de me pointer devant mon ordinateur le matin sans savoir quoi faire, j'avance sur une présentation importante sans devoir consulter mes e-mails.
• de m'apercevoir que je tente de faire rentrer trop d'activités dans ma semaine. Puis de décider de manière délibérée de travailler plus, ou alors de revoir mes priorités.
• de relancer les personnes à qui on a délégué le travail pour s'assurer que le travail avance bien.

de prendre des décisions avisées et de les transmettre aux équipes (règle du quart)

En résumé :

1h de planification hebdomadaire peut faire gagner 10h par semaine
(chez ceux qui ne planifient pas)

Mais les rendements sont décroissants.

En gros, une heure de planification hebdomadaire permet de gagner 10 heures/semaine. Mais uniquement chez des personnes qui planifient peu/pas. Une fois que vous apprenez à planifier, planifier 2h ne vous fera pas gagner 20 heures.

À partir d'un certain niveau d'amélioration, les rendements diminuent (trop de nourriture devient problématique) mais à partir d'un certain niveau de dégradation, on peut mourir. - Peter Bevelin

Troisième avantage à installer un système d'organisation personnelle :

3. Systématiser le travail qui apporte des résultats

Systématiser consiste à optimiser ce qui fonctionne. Il ne s’agit pas d’automatisation ou d’IA, mais déjà de :

• processus clair de délégation,
• checklists,
• réduction des erreurs,
• accélération du travail.

Souvent ce travail de systématiser, standardiser, optimiser arrive trop tôt dans le processus et on se retrouve à créer de la productivité artificielle.

À quoi ressemble un système d’organisation fonctionnel et minimaliste

Ces trois éléments représentent un bon équilibre entre ce qu'ils permettent d'accomplir et gérer, et les ressources utilisées pour les faire fonctionner ensemble.

Un vide-cerveau : un lieu pour capturer les idées au fil de la journée

Exemple d'une séquence du quotidien SANS vide-cerveau : je travaille sur cet article, je pense à une facture à payer. Je me connecte dans mon espace bancaire pour payer la facture.

Je réalise que je n'ai pas reçu l'argent d'un client. Étonné, je me connecte à mes e-mails, je vois un e-mail d'un prospect qui décline mon offre.

Je lis l'e-mail et, pour gérer l'émotion, je me connecte à LinkedIn sans avoir payé la facture qui m'a fait dévier.

La même séquence AVEC un vide-cerveau : je travaille sur cet article, je pense à une facture à payer. Je note l'information dans le vide-cerveau et retourne à mon article.

Quand j'ai fini l'article, je planifie la tâche "facture à payer" à demain après-midi, vu que j'ai déjà un bloc de temps "administratif".

Un agenda structuré : un lieu pour attribuer du temps et voir toutes mes échéances

La plupart d'entre nous utilisons mal nos agendas : nous ne planifions pas notre travail, mais plutôt nos interruptions.

Nous planifions nos réunions, nos appels téléphoniques, nos rendez-vous chez le médecin. Mais savez-vous ce qui n'est souvent pas planifié ?

• Le temps pour concrétiser les projets actifs.
• Les tâches isolées (monter le meuble).
• Les tâches récurrentes (scanner la paperasse).

Idéalement, votre agenda vous montre chaque jour ce que vous souhaitez faire et ce que vous avez fait. Plan & Réalité.

En fonction de l'outil que vous utilisez, l'agenda peut afficher les échéances de vos différents projets, facilitant la gestion de vos échéances.

Une ligne de projets actifs : un espace unique avec les projets en cours

Cet espace m'aide à garder en vue les sujets qui doivent avancer, stocker les idées géniales qui ont tendance à me faire dévier, voir les échéances à venir.

L'espace "projets actifs" me permet de lutter contre ma tendance à :

• oublier tout ce qui n'est pas émotionnel et récent.
• dire oui trop souvent (car j'oublie ce qui est en cours)

Les 3 obstacles fréquents à la mise en place d’un système d’organisation

Pourquoi sont-ils si nombreux à pousser une roue carrée, et se plaindre du manque de temps/énergie, sans décider d'investir sur eux-mêmes ?

1. Confondre savoir et savoir-faire

Le plus gros obstacle à l’apprentissage est de croire que l’on est déjà compétent (notamment en confondant savoir et savoir-faire).

Quand je lis un barbu suisse qui explique qu'un patron qui sait s'organiser dispose d'un avantage stratégique, je ne vais pas nécessairement y prêter attention, car j'associe l'organisation avec ce qui m'est connu (l'agenda, la todo liste pour la plupart des gens).

Et vu que j'utilise déjà ces outils, je me dis :

"Ça ne m'intéresse pas".

On retrouve Peter Bevelin que je cite dans mon dernier livre "Le Cerveau Numérique" qui disait :

"On peut agir à l'encontre de nos intérêts si nous ne comprenons pas les conséquences de nos comportements."

Par contre, si je démontre les avantages de savoir s'organiser, via des exemples, des anecdotes, des réussites clients, tout d'un coup la personne peut se dire

"Je veux aussi libérer mes soirées, mes week-ends, mes vacances tout en concrétisant mes objectifs stratégiques."

Mais le plus gros obstacle à n'importe quel apprentissage, c'est de croire que l'on est compétent dans le domaine en question.

2. La mémoire procédurale

Quand vous avez appris à conduire, même si vous étiez un bon élève, vous étiez un mauvais conducteur parce que vous faisiez attention à une multitude d'étapes et signaux dans votre environnement.

Le point de friction de l'embrayage, le bus qui s'engage, les appels de phares du camion derrière vous et le clignoteur à enclencher.

Aujourd'hui, la mémoire procédurale, la mémoire qui vous aide à faire les choses en suivant des étapes dans un certain ordre (le processus), a repris le relais et vous conduisez 90% du temps en mode pilote-automatique.

Cette mémoire procédurale, ou musculaire (un autre terme), est une épée à double tranchant : c'est génial pour retrouver de la bande passante pour d'autres activités.

Mais si vous devez réapprendre une nouvelle manière de faire (comme l'expérience du vélo, présentée ci-dessous) alors cette même mémoire procédurale va interférer et ralentir l'acquisition de la nouvelle compétence.

Vous devrez oublier ce que vous avez fait depuis des années pour agir différemment. Et quand on est stressé, fatigué, on a tendance à revenir sur nos automatismes.

Cela ne signifie pas que ce que vous apprenez est inadapté ou inutile.
Ça fait juste partie du processus.

Regardez l'image du scan de cerveau ci-dessous :

À gauche, un cerveau qui utilise beaucoup d'énergie. À droite, un cerveau qui utilise moins d'énergie. Quelle est la différence entre les deux à votre avis ?

Le cerveau de gauche apprend à jouer au jeu Tetris.
Le cerveau de droite a plusieurs semaines de pratique derrière lui.

Pour ceux qui veulent creuser le sujet de manière ludique, voici l'expérience du vélo inversé.

3. Le délai entre comprendre avec sa tête et ressentir avec ses tripes

Un autre obstacle concerne ceux qui s'y mettent. Ces gens réalisent que le système qui les a amenés ici ne leur permettra pas d'aller plus là-bas.

Ils doivent changer quelques choses pour éviter la folie d'Einstein qui disait : 

"La folie, c'est de faire la même chose et d'attendre un résultat différent." 

Ou alors d'autres se font éduquer par la réalité : un burn-out, un divorce ou un AVC leur fait comprendre que tout donner à une entreprise pour compenser un système d'organisation dysfonctionnel… vient avec un coût.

Donc ils s'y mettent.

Mais c'est comme quand je décide d'apprendre à écrire sur mon clavier en utilisant mes 10 doigts : un délai s'écoule entre "je sais ce que je dois faire pour écrire à 10 doigts" et le moment où "j'écris un texte rapidement sans regarder mes doigts".

Le hic ?
Apprendre à écrire à 10 doigts, c'est facile.

Le clavier est connu, le sujet est simple (il y a entre 100 et 105 touches sur un clavier standard), le problème a été résolu des millions de fois.

Quant à un système d'organisation, les consignes sont moins claires. Il y a plus de tâtonnement. Plus de possibilités. Plus de recherches. Plus d'outils différents. Des dizaines de méthodes.

Avec la bonne approche, le temps entre comprendre et ressentir peut être réduit.
Sans la bonne approche, le tâtonnement (et la frustration qui va avec) peut durer une vie.

C'est pour cette raison que j'ai créé l'Organisologie.

Pour vous aider à installer en un minimum d'efforts un système d'organisation qui vous permettra toute votre vie, de mieux prioriser, planifier et systématiser vos ressources.

Vous pouvez le faire via mes formations en ligne, disponible 24/24, ou rejoindre mon accompagnement, destiné aux entrepreneurs de PME entre 2 et 20 salariés.

Conclusion : pourquoi l'organisation personnelle du patron est-elle un avantage stratégique ?

Je pourrais en parler des heures, mais voici une réponse brève :

• Réduit le gaspillage de ressources engagées (projets ouverts et non terminés).
• Capacité à tester des idées plus rapidement (et donc écarter les idées non pertinentes en 3 mois au lieu de 12 mois, par exemple).
• Augmente les chances de rester en vie (sans propre et figuré) en évitant la maximisation (tout donner à l'entreprise, au détriment de la santé).

Et parce que s'organiser n'est pas sexy pour la plupart des entrepreneurs (qui préfèrent la réactivité, ou l'image de l'entrepreneur rebelle et créatif), ça en fait un avantage stratégique pour les patrons de petites entreprises qui décident de sérieusement s'y mettre.

Ça me fait penser à un appel que j'ai récemment eu avec un entrepreneur qui disait :

Une multitude de raisons fait que mon entreprise peut échouer. Mais je ne veux pas que la raison soit mon manque d'organisation personnelle.

Julien