Je suis toujours à la recherche d'une personne productive qui n'a PAS comme habitude de faire un bilan hebdomadaire.
Si vous connaissez un spécimen, qu'il me contacte : je veux l'examiner sous tous les angles (car en 10 ans de recherches obsessionnelles sur l'organisation, je n'ai JAMAIS rencontré une personne efficace qui ne faisait pas un pointage hebdomadaire).
Mon histoire personnelle pour comprendre l'importance capitale du bilan hebdomadaire
J'écris ce chapitre sur un bureau bordélique : tablette à gauche, petit trépied d'éclairage, caméra, disques durs, câbles de connexion et calepin moleskine. Sans oublier quelques livres et mes tasses à café.
Il y a quelques semaines, mon bureau était rangé et aucun objet ne traînait.
Chaque semaine, au moment de mon bilan hebdomadaire, je range un coup mon bureau et malgré mes efforts pour garder ce bureau rangé le chaos s'invite sur celui-ci.
Comme si une force invisible s'amusait à désorganiser mes affaires.
Ce qu'il se passe sur mon bureau illustre une loi qui nous touche tous :
La loi de l'entropie rend nécessaire le bilan hebdomadaire
Cette loi stipule que l'entropie dans un système va toujours augmenter. L'entropie est une mesure du désordre dans un système pouvant être interprété comme de l'énergie inutilisable pour du travail.
En simple, tout se désorganise.
Conséquence pour vous et moi ? Nous devons utiliser de l'énergie pour créer et maintenir de l'ordre. Sans énergie (d'entretien), tout s'éloigne plus vite de l'ordre.
Mon bureau, ma cuisine, mon appartement, mon fond d'écran, mon dossier de téléchargement et mon cerveau (numérique).
L'ordre parfait peut éventuellement être atteint à un moment T, mais il ne peut pas être maintenu sans un investissement en énergie. Ainsi, il y a toujours un équilibre dynamique entre l'ordre et le désordre.
Le désordre n'est pas mal en soi
L'ordre non plus. Ce qui pu, ce sont les extrêmes qui durent trop longtemps. Et ceci dans beaucoup de domaines : manger une pizza le samedi soir, c'est ok.
Manger tous les soirs une pizza durant plusieurs mois / années ? Votre système (votre corps pour le coup) se mettra à dysfonctionner.
Être trop organisé ne vous permet pas de profiter des imprévus, des opportunités et des plaisirs de la vie. Être trop désorganisé vous empêche de progresser sur vos objectifs, de centraliser votre information et d'avoir l'esprit libre pour être créatif et serein.
Ne pas faire de sport est parfois autant néfaste que de faire trop de sport.
Les humains fournissent beaucoup d'efforts pour prévenir le désordre: les lois, les règles, les religions, les habitudes, les cultures et les histoires sont des exemples de moyens permettant de prévenir le désordre et de maintenir l'ordre au sein d'une population.
Mais quel est problème ?
Il est impossible d’échapper à la loi de l'entropie, pourquoi faire une revue hebdomadaire ?
Personne n'échappe à la loi de l'entropie. Mais il est possible de ralentir la désorganisation d'un système. Comment ?
En entretenant votre système. Si vous utilisez votre système d'organisation sans utiliser une partie de vos ressources à son entretien, rapidement vous vous trouverez avec une liste de tâches pleine à craquer, des projets qui ne sont pas actualisés et un agenda chaotique.
Que sera votre réponse face à cela ?
"Cette méthode ne fonctionne pas, ce n'est pas pour moi"
ou pire encore…
“Je suis nul, je n’arrive jamais à être régulier”
Puis vous tomberez dans l'infobésité, la désorganisation, vous vous ferez balloter par le FOMO (la peur de manquer une information / un événement important) et vous retournerez au point de départ.
Vous ne voulez pas être dans cette situation.
Vous ne voulez pas changer de logiciel comme de chemises. Vous ne voulez pas être un testeur d'applications (enfin, je l'espère).
Donc ?
Je vous invite à investir une partie de vos ressources pour entretenir et améliorer votre système d'organisation quand tout va bien. Tout comme il est malin d’investir une partie de vos ressources pour entretenir votre cuisine, votre appartement, votre corps ou encore votre voiture.
Changer de système signifie importer les données, s’assurer que les données soient utilisables, apprendre les raccourcis, créer la structure et s’habituer à celui-ci.
Je vous laisse faire le calcul.
Pourquoi ne pas faire un bilan hebdomadaire quand c'est vraiment nécessaire ?
Vous êtes peut-être en train de vous dire :
"Je préfère ranger quand j'en peux plus et utiliser ce temps pour trouver de nouveaux clients ou passer du temps à boire des cafés avec mes amis."
Mais avez-vous considéré ces éléments ?
1. Plus le désordre augmente, plus la tâche de rangement grossi
Plus vous attendez pour ranger votre domicile, plus la tâche de rangement semble impressionnante et plus vous repoussez la tâche.
Durant tout ce temps, vous n'invitez personne chez vous et chaque fois que vous rentrez dans votre domicile vous sentez ce poids sur vos épaules.
Avec votre système d'organisation, c'est pareil. Si vous ne prenez pas de temps pour mettre de l'ordre dans vos différents espaces, en fin de semaine, ou en fin de mois, la tâche semble immense. Et vous repoussez celle-ci.
Je m'étais dit :
"j'ai plus le temps pour ça, on verra plus tard. Le problème de on "verra ça plus tard c'est que cela signifie "on verra ça jamais".
Je me rends compte de l'importance de maintenir ces revues coûte que coûte, quitte à les bâcler un peu, même si cela dure que 5 minutes.
Sinon ça devient le bordel, littéralement. Je l'ai constaté avec mon dossier "éléments téléchargés". Après deux mois sans revues, je me suis rendue dans ce dossier... et je me suis dit "Mais nooooon, c'est possible".
Dépitée devant l'ampleur de la tâche, j'ai tout supprimé. Là où c'est vraiment dommage c'est qu'en prenant le temps de le faire régulièrement, ça me prend 5 secondes et cela m'évite des échéances manquées, les documents paumés (ou supprimés) ou encore d'avoir des messages d'erreur avec les fichiers enregistrés en double".
Anabelle - Stratégiste Éditoriale
Durant tout ce temps le système ne délivre pas son plein potentiel. Vous ne retrouvez plus un document, vous manquez une échéance importante, vous laissez traîner des emails qui sont autant de bombes à retardement.
Le simple fait d'ouvrir votre logiciel vous exaspère... et vous commencez à regarder d’autres applications qui semblent être plus intéressantes et bien mieux organisées (normal, elles sont vides).
2. Le chaos nous éloigne du système
Parce que vous ne prenez plus de plaisir à utiliser votre système d'organisation, vous abandonnez le système.
Durant tout ce temps vous entassez l'information comme vous pouvez, vous parez au plus urgent et le chaos s'installe encore plus dans votre vie. L’infobésité alimente l’infobésité.
3. Les rangements intensifs ne corrigent pas vos comportements dysfonctionnels
Ranger votre système d'organisation une fois par année, c'est comme aller chez le dentiste pour vous faire soigner une carie, mais continuer de boire du Coca-cola tous les jours.
C'est comme prendre un abonnement pour se faire des liposuccions sans changer d'alimentation. Vous traitez la conséquence et vous ignorez la cause.
Donc? Les conséquences reviennent.
Traiter les conséquences tout en ignorant les causes est une pratique populaire en occident. Mais c'est une pratique coûteuse pour la société et l'individu.
C'est pour cette raison que je vous recommande d'investir du temps et de l'énergie (via vos comportements) pour passer en revue votre système et améliorer celui-ci.
Comme votre appartement :
- Chaque jour, vous lavez la vaisselle, nettoyez la table à manger et videz votre boîte aux lettres. Ça prend peu de temps, mais si vous ne le faites pas. En fin de semaine, vos assiettes se déplacent toutes seules.
- Chaque semaine, vous allez nettoyer les parties principales de l'appartement, vider les poubelles, passer un coup d'aspirateur et peut-être effectuer quelques achats.
- Chaque mois, vous allez nettoyer votre appartement plus en détail. Débarrasser des objets encombrants et éventuellement réparer certains objets.
- Chaque année, vous allez nettoyer à fond votre appartement, éventuellement apporter des améliorations.
Ainsi, votre domicile conserve un maximum de valeur et il fait bon y vivre. Avec votre système d'organisation, cette activité de maintien se fait via quatre revues que vous mettrez en place graduellement.
Évidemment, vous pouvez déléguer le maintien de votre appartement. Vous échangez de l’argent contre du temps.
Mais pour gérer votre information et votre système d'organisation ? Difficile d'avoir une personne qui vous suit en prenant des notes 24h/24h.
Il faut se rendre à l'évidence : il y a des choses importantes dans la vie qui ne peuvent pas être déléguées (comme le fait de soulever des kettlebells pour rester fort).
4. Le bilan hebdomadaire vous aide à anticiper et préparer la semaine à venir (et contrôler le chaos)
Le modèle de mon bilan hebdomadaire évolue avec mes projets, mes besoins et mes envies.
Exemple : il n'est pas rare qu'un projet, une fois terminé, donne naissance à des tâches de maintenance.
Par exemple, entre juin et août 2024, je me suis fait coacher pour créer des posts sur Linkedin. C'était un projet d'une duré de 90 jours.
Mais une fois ce projet terminé, j'ai décidé de continuer à publier deux posts sur Linkedin.
Mais ces tâches récurrentes ne figuraient nul part. Je le faisais car j'y pensais... mais j'avais moins de temps à ma disposition pour mes projets, qu'en réalité.
Après avoir mesuré le travail non planifié (une pratique très intéressante), j'ai réalisé que je passais entre 2 et 3 heures par semaine pour créer, publier (et réagir) 2 posts Linkedin.
Cette tâche récurrente hebdomadaire a rejoint mon modèle de bilan hebdomadaire.
Ainsi, je suis plus réaliste sur mon temps à ma disposition et mes ressources pour démarrer de nouveaux projets.
Le bilan hebdomadaire, c'est quoi ?
Le bilan hebdomadaire est votre moment anti-chaos. Un rendez-vous avec vous-même, court, durant lequel vous :
- faites le point sur le passé (rétrospective),
- listez les obstacles rencontrés
- planifier la semaine à venir (anticiper les coups de bourre).
Lorsque vous commencez à faire des bilans, concentrez-vous surtout sur celui-ci.
Si vous réalisez cette revue hebdomadaire, il est difficile de vous désorganiser, de vous éloigner de vos objectifs ou de faire du surplace. Il est difficile de vous laisser envahir par les urgences, de ne pas vous améliorer.
Combien de temps prend un bilan hebdomadaire ?
Ce bilan nécessite 20-30 minutes quand le système est bien rodé. Au début, cela peut être plus long. C'est normal.
Quand faire votre bilan de la semaine ?
Je fais mon bilan hebdomadaire le vendredi en fin de journée. Mais le meilleur moment varie en fonction de votre contexte (et la période de votre vie).
Certains de mes clients en accompagnement, font leur bilan le samedi matin avec un café. D'autres le dimanche soir.
Personnellement, j'aime faire mon bilan hebdomadaire le vendredi soir, car ça me permet de bien déconnecter le week-end.
Dans tous les cas, le bon moment n'existe pas, il se trouve. Si vous réalisez ne pas réussir à faire votre bilan hebdomadaire, je vous recommande, avant de réduire la taille de celui-ci, de changer le moment de sa réalisation. Sur un malentendu, ça peut fonctionner.
Si vous n'arrivez toujours pas, changez de lieu... puis si ça ne fonctionne toujours pas, réduisez la taille de votre bilan hebdomadaire.
Comment faire un bilan hebdomadaire ?
Il y a trois questions que vous pouvez utiliser pour vous et vos équipes :
- Qu'est-ce que je voulais faire depuis le précédent bilan ?
- Quels ont été les obstacles ?
- Que vais-je faire jusqu'au prochain bilan ?
Si je détaille... voici comment se déroule mon bilan hebdomadaire
- J'évalue si j'ai atteint mes objectifs de la semaine.
- Je cite trois choses qui se sont bien passées, (surtout) les obstacles que j'ai rencontrés et mes objectifs de la semaine prochaine.
- Je liste trois choses que je pourrais améliorer et je m'engage à améliorer un point particulier de mon système.
- Je me pose la question suivante: qu'est-ce que je peux arrêter de faire et qui va améliorer la totalité de mon système?
- Si je ne trouve rien, je passe à la question suivante: quelle action unique peut me permettre d'améliorer durablement mon système ? En pensant "action unique" je travaille automatiquement sur mon contexte.
- Je planifie ma semaine à venir et insère les tâches hebdomadaires récurrentes. Si j'utilise plusieurs agendas, je vérifie qu'ils soient synchronisés.
- Lors de certaines revues, si j'ai plus de temps et plus de motivation, j'en profite pour actualiser l'une de mes checklists ou revoir un modèle.
Pourquoi écrire les obstacles lors de la revue hebdomadaire ?
Daniel Kahneman explique que nous nous souvenons d'une expérience en considérant deux éléments: leur pic (agréable ou désagréable) et la manière dont cela s'est terminé (la fin). La règle du "pic-fin" permet de catégoriser les expériences que l'on vit.
Le problème ?
Tous les événements en dehors de la règle "pic-fin" sont oubliés. C'est dommage, car c'est la capture d'événements qui passent inaperçu qui peuvent nous aider à mieux comprendre une situation.
En capturant les obstacles que vous rencontrez, vous pouvez prioriser ce qu'il faut traiter en premier. Il est aussi beaucoup plus difficile de se voiler la face.
Mon modèle de bilan hebdomadaire (20241202)
- 1. Effectuer ma révision quotidienne
- 2. Vérifier la semaine écoulée et mettre à jour les objectifs
- 3. Réfléchir sur mon expérience
- Quels étaient mes objectifs cette semaine ?
- Qu'ai-je réalisé cette semaine ?
- Quels sont les comportements victorieux de la semaine ?
- Quels obstacles ai-je rencontré cette semaine ?
- Autres réflexions à conserver ?
- 4. Préparer ma semaine
- 1. Planifier les tâches récurrentes hebdomadaires à faire la semaine prochaine
- Liste
- 2. Mettre à jour mes projets (ajouter le temps au tâche et envoyer les échéances dans mon agenda)
- 3. Vérifier que les rendez-vous et tâches récurrents soient synchronisées.
- 4. Terminer de préparer les journées de ma prochaine semaine
- 1. Planifier les tâches récurrentes hebdomadaires à faire la semaine prochaine
- Tâches optionnelles
- Planifier une action unique que je peux faire pour traiter un problème récurrent
- Quelle boucle ouverte puis-je fermer la semaine prochaine en moins d'une heure ?
Le modèle (Workflowy) est disponible ici.
Exemples de bilan hebdomadaire
Ici un exemple d'un bilan hebdomadaire typique. J'ajoute ce que je fais / ne fais pas afin d'avoir un historique. Les jours où mon énergie est basse, je me concentre sur le point 4.
Souligné en rouge, un lien bidirectionnel qui me permet de rassembler toutes mes réflexions hebdomadaires dans un espace unique.
Important : ce que le bilan hebdomadaire n'est pas
Votre bilan hebdomadaire n'est pas un moment pour rattraper tout ce que vous n'avez pas fait durant la semaine. C'est la meilleure manière de vous dégoûter de ce moment qui doit rester léger.
Les activités durant le bilan hebdo sont surtout :
1. de la réflexion (sur la passé)
2. de l'écriture (pour ne pas oublier)
3. de la planification (sur le passé)
Le bilan hebdomadaire, un rendez-vous essentiel
Arrivé ici, vous l'avez compris : le bilan hebdomadaire est un élément incontournable pour celles et ceux qui veulent rester organisé, efficace et progresser.
L'idée de manquer un bilan hebdo me file des boutons, tant ce moment est devenu important dans le maintien de mon système.
Vous pouvez faire sans, là n'est pas la question, mais le prix a payer est un système d'organisation dysfonctionnel.
À vos agendas : planifier votre prochain bilan hebdomadaire. 😃
