La discussion récente avec Cédric du site Outil du manager sur le sujet de l'infobésité m'a donné envie de vous présenter la matrice RACI.
Car nous sommes tombés sur un sujet intéressant : la multiplication des canaux de conversation dans un groupe n'augmente pas de manière linéaire.
Sans surprise, un projet composé de 10 personnes peut vite se transformer en cacophonie et alimenter la quantité d'informations si les rôles ne sont pas clairement définis.
La matrice RACI est un générateur de clarté
Dès que des personnes doivent collaborer entre elles, cet outil souvent utilisé dans la gestion de projet permet de rapidement alléger le travail lié à la communication et au traitement des informations.
Et ceci ? Sans devoir analyser le processus de travail en profondeur.
Pourquoi utiliser la matrice RACI ?
Vous l'avez déjà ressenti, dans un projet, il est parfois difficile de savoir à qui poser une question, qui consulter avant de prendre une décision importante et qui mettre en copie de vos e-mails... En gros, c'est flou.
La matrice RACI génère de la clarté entre les acteurs de vos projets. Elle ne remplace pas le triangle QCD, mais elle établit un cadre de responsabilité.
Après avoir établi ce cadre, vous savez qui fait quoi dans le projet. Qui réalise le travail, qui est l'approbateur, qui doit être consulté et qui reste informé.
Si vous travaillez sur plusieurs projets, avoir plusieurs matrices RACI accessibles vous assure de ne pas vous emmêler les pinceaux de la communication.
Au final, votre organisation est simplifiée : vous n'avez pas à renvoyer des e-mails ou décrocher le téléphone pour vous assurer de faire juste.
Un autre avantage, en partant de la situation actuelle, est de rendre évidentes des charges de travail trop importantes (je montre plus bas l'exemple d'une organisation familiale dysfonctionnelle et comment la rendre fonctionnelle).
Pour terminer, la matrice RACI permet de mieux savoir qui doit être invité à une réunion... (et augmenter les chances d'éviter les réunionites).
On arrive sur un point qui semble être oublié par une multitude de gourous autoproclamés de l'organisation et la productivité : l'organisation ce n'est pas juste regrouper des tâches dans un projet. C'est aussi de la communication et surtout de la négociation, dans le cas où vous bossez à plusieurs sur un projet.
Les limites de la matrice RACI
1. Peu de détail des tâches
La matrice RACI n'est pas là pour détailler le travail qui doit être fait à un niveau opérationnel. Ce n'est pas non plus un outil pour connaître l'état d'avancement d'un projet ou voir vos goulots d'étranglement. Utilisez plutôt le tableau kanban.
2. Bien pour les projets en cascade, moins bien pour les projets agiles
Les projets agiles peuvent trouver la matrice RACI redondante puisque la responsabilité, l'appropriation et la communication continue sont intégrées dans le cadre scrum (c'est-à-dire par le product owner et les daily standups [réunion quotidienne debout de courte durée]).
En outre, la méthode agile met l'accent sur la livraison et la responsabilité au sein de l'équipe, tandis que la matrice RACI et ses alternatives mettent l'accent sur la responsabilité individuelle et l'autonomie. Pour les missions agiles, envisagez d'utiliser des équipes plutôt que de simples rôles ou un nom pour certaines tâches et certains rôles.
De quoi est composée la matrice RACI ?
Dans sa version élémentaire, la matrice RACI est un tableau qui liste sur l'axe vertical les tâches du projet (donc oui, avant d'utiliser la matrice RACI, il faut avoir une idée du périmètre de projet... et des priorités... j'en parle dans la méthode des 4P).
Sur l'axe horizontal, vous avez les acteurs des projets. Marc, Kevin, Marie, Jean-Philippe, Bertrand et Boris. À l'intersection des deux, vous avez une case avec une ou plusieurs lettres qui représentent le rôle de la personne dans ce projet.
- R -> Réalisateur -> la personne qui réalise la tâche
- A -> Approbateur -> le chef qui valide la tâche. Si cela se passe mal, c'est chez lui qu'on va toquer.
- C -> Consulté -> la personne qui sera consultée avant de prendre des décisions en lien avec la tâche.
- I -> Informé -> la personne qui est informée de l'avancée des travaux
L'alternative RASIC
L'idée est d'ajouter la notion de support à la matrice RACI. Bien pratique pour les organisations matricielles ou les individus ont "deux chefs". Leur chef hiérarchique et leur chef de projet temporaire.
R -> Réalisateur.
A -> Approbateur.
S -> Support (ceux qui soutiennent le / les réalisateurs de manière momentanée)
I -> Informé.
C -> Consulté.
Comment utiliser la matrice RACI ?
Si le projet a déjà commencé, partez de la situation actuelle. Prenons une famille avec la maman qui, comme beaucoup de maman, est capable d'accomplir une quantité de tâches impressionnantes.
(Pour info, nous avions aussi un tableau de la sorte lors de ma vie en collocation, avec des checklists dans chaque pièce pour savoir ce qu'il fallait nettoyer, cela a bien fonctionné).
Il y a les courses à effectuer, la lessive, s'occuper du nouveau-né et les devoirs du plus grand... sans oublier la préparation des repas et le nettoyage de la vaisselle.
Ces tâches viennent s'ajouter sur l'axe vertical de la matrice RACI.
Ensuite ? L'équipe.
La maman. Le papa. Le nouveau-né et... le grand garçon.
Si on établit la matrice RACI en partant de la situation actuelle, voici la situation.
Cet exercice permet de réaliser que la maman est surhumaine. Elle doit avoir suivi les formations de l'Organisologie... mais cela n'enlève rien au fait qu'elle a trop. Elle va bientôt s'énerver... et le papa ne veut pas voir ça.
Donc, on crée un nouveau cadre.
Ici vous voyez que chaque tâche n'a qu'un seul A. Mais vous voyez qu'une personne peut avoir plusieurs rôles par tâche. Par exemple, la maman est l'approbatrice des menus de la semaine (achats)... elle veut aussi être informée de quand le papa va aller faire les courses. Mais le réalisateur de la tâche ? C'est le papa. Le grand garçon (l'enfant) est consulté (les parents sont cools, ils lui demandent son avis).
Les points de contrôle de la matrice RACI
Lorsque vous construisez votre matrice RACI, voici les points de vigilance à garder à l'esprit afin d'éviter les problèmes principaux.
1. Plusieurs approbateurs par tâche.
C'est le début de la fin. Une tâche, un approbateur. Cet approbateur peut déléguer le travail, mais pas sa responsabilité.
2. Aucun approbateur par tâche.
Là aussi, c'est problématique. Vous devez toujours avoir un chef par tâche.
3. Trop de réalisateurs.
Il est possible d'avoir plusieurs réalisateurs par tâche, mais si vous en avez trop, vous augmentez les dépendances et les synchronisations. Vous devriez avoir un minimum de réalisateurs par tâche, mais pas moins. C'est-à-dire, attribuez juste ce qu'il faut. Là, l'expérience vous aidera.
4. Trop de consultés.
Si vous êtes 20 à devoir être consultés pour établir les menus de la semaine, vous risquez de tomber dans la paralysie informationnelle.
5. Peu d'informés et consultés.
Si à l'inverse, vous n'avez pas ou trop peu d'informés et consultés, c'est peut-être le signe d'une mauvaise communication / collaboration dans l'équipe.
Au travail comme à la maison, la matrice RACI a sa place
Comme vous venez de le voir, la matrice RACI est un outil intéressant, car facile à adapter à son contexte. Que ce soit pour faciliter la vie en collocation, mieux attribuer la charge de travail au sein d'une famille, lancer une fusée habitée sur Mars ou organiser un mariage, la matrice RACI est un bel outil complémentaire à votre plan d'action, votre cycle PDCA ou votre tableau Kanban.
Avez-vous utilisé la matrice RACI ? Dites-le-nous dans les commentaires de la vidéo YouTube.
Julien
