La discussion récente avec Cédric du site Outil du manager sur le sujet de l'infobésité m'a donné envie de vous présenter la matrice RACI.
Car nous sommes tombés sur un sujet intéressant : la multiplication des canaux de conversation dans un groupe n'augmente pas de manière linéaire.
Sans surprise, un projet composé de 10 personnes peut vite se transformer en cacophonie et alimenter la quantité d'informations si les rôles ne sont pas clairement définis.
La matrice RACI est un générateur de clarté
Dès que des personnes doivent collaborer entre elles, cet outil souvent utilisé dans la gestion de projet permet de rapidement alléger le travail lié à la communication et au traitement des informations.
Et ceci ? Sans devoir analyser le processus de travail en profondeur.
Pourquoi utiliser la matrice RACI ?
Vous l'avez déjà ressenti, dans un projet, il est parfois difficile de savoir à qui poser une question, qui consulter avant de prendre une décision importante et qui mettre en copie de vos e-mails... En gros, c'est flou.
La matrice RACI génère de la clarté entre les acteurs de vos projets. Elle ne remplace pas le triangle QCD, mais elle établit un cadre de responsabilité.
Après avoir établi ce cadre, vous savez qui fait quoi dans le projet. Qui réalise le travail, qui est l'approbateur, qui doit être consulté et qui reste informé.
Si vous travaillez sur plusieurs projets, avoir plusieurs matrices RACI accessibles vous assure de ne pas vous emmêler les pinceaux de la communication.
Au final, votre organisation est simplifiée : vous n'avez pas à renvoyer des e-mails ou décrocher le téléphone pour vous assurer de faire juste.
Un autre avantage, en partant de la situation actuelle, est de rendre évidentes des charges de travail trop importantes (je montre plus bas l'exemple d'une organisation familiale dysfonctionnelle et comment la rendre fonctionnelle).
Pour terminer, la matrice RACI permet de mieux savoir qui doit être invité à une réunion... (et augmenter les chances d'éviter les réunionites).
On arrive sur un point qui semble être oublié par une multitude de gourous autoproclamés de l'organisation et la productivité : l'organisation ce n'est pas juste regrouper des tâches dans un projet. C'est aussi de la communication et surtout de la négociation, dans le cas où vous bossez à plusieurs sur un projet.
Les limites de la matrice RACI
1. Peu de détail des tâches
La matrice RACI n'est pas là pour détailler le travail qui doit être fait à un niveau opérationnel. Ce n'est pas non plus un outil pour connaître l'état d'avancement d'un projet ou voir vos goulots d'étranglement. Utilisez plutôt le tableau kanban.
2. Bien pour les projets en cascade, moins bien pour les projets agiles
Les projets agiles peuvent trouver la matrice RACI redondante puisque la responsabilité, l'appropriation et la communication continue sont intégrées dans le cadre scrum (c'est-à-dire par le product owner et les daily standups [réunion quotidienne debout de courte durée]).
En outre, la méthode agile met l'accent sur la livraison et la responsabilité au sein de l'équipe, tandis que la matrice RACI et ses alternatives mettent l'accent sur la responsabilité individuelle et l'autonomie. Pour les missions agiles, envisagez d'utiliser des équipes plutôt que de simples rôles ou un nom pour certaines tâches et certains rôles.
De quoi est composée la matrice RACI ?
Dans sa version élémentaire, la matrice RACI est un tableau qui liste sur l'axe vertical les tâches du projet (donc oui, avant d'utiliser la matrice RACI, il faut avoir une idée du périmètre de projet... et des priorités... j'en parle dans la méthode des 4P).
Sur l'axe horizontal, vous avez les acteurs des projets. Marc, Kevin, Marie, Jean-Philippe, Bertrand et Boris. À l'intersection des deux, vous avez une case avec une ou plusieurs lettres qui représentent le rôle de la personne dans ce projet.
- R -> Réalisateur -> la personne qui réalise la tâche
- A -> Approbateur -> le chef qui valide la tâche. Si cela se passe mal, c'est chez lui qu'on va toquer.
- C -> Consulté -> la personne qui sera consultée avant de prendre des décisions en lien avec la tâche.
- I -> Informé -> la personne qui est informée de l'avancée des travaux
L'alternative RASIC
L'idée est d'ajouter la notion de support à la matrice RACI. Bien pratique pour les organisations matricielles ou les individus ont "deux chefs". Leur chef hiérarchique et leur chef de projet temporaire.
R -> Réalisateur.
A -> Approbateur.
S -> Support (ceux qui soutiennent le / les réalisateurs de manière momentanée)
I -> Informé.
C -> Consulté.
Comment utiliser la matrice RACI ?
Si le projet a déjà commencé, partez de la situation actuelle. Prenons une famille avec la maman qui, comme beaucoup de maman, est capable d'accomplir une quantité de tâches impressionnantes.
(Pour info, nous avions aussi un tableau de la sorte lors de ma vie en collocation, avec des checklists dans chaque pièce pour savoir ce qu'il fallait nettoyer, cela a bien fonctionné).
Il y a les courses à effectuer, la lessive, s'occuper du nouveau-né et les devoirs du plus grand... sans oublier la préparation des repas et le nettoyage de la vaisselle.
Ces tâches viennent s'ajouter sur l'axe vertical de la matrice RACI.
Ensuite ? L'équipe.
La maman. Le papa. Le nouveau-né et... le grand garçon.
Si on établit la matrice RACI en partant de la situation actuelle, voici la situation.
Cet exercice permet de réaliser que la maman est surhumaine. Elle doit avoir suivi les formations de l'Organisologie... mais cela n'enlève rien au fait qu'elle a trop. Elle va bientôt s'énerver... et le papa ne veut pas voir ça.
Donc, on crée un nouveau cadre.
Ici vous voyez que chaque tâche n'a qu'un seul A. Mais vous voyez qu'une personne peut avoir plusieurs rôles par tâche. Par exemple, la maman est l'approbatrice des menus de la semaine (achats)... elle veut aussi être informée de quand le papa va aller faire les courses. Mais le réalisateur de la tâche ? C'est le papa. Le grand garçon (l'enfant) est consulté (les parents sont cools, ils lui demandent son avis).
Les points de contrôle de la matrice RACI
Lorsque vous construisez votre matrice RACI, voici les points de vigilance à garder à l'esprit afin d'éviter les problèmes principaux.
1. Plusieurs approbateurs par tâche.
C'est le début de la fin. Une tâche, un approbateur. Cet approbateur peut déléguer le travail, mais pas sa responsabilité.
2. Aucun approbateur par tâche.
Là aussi, c'est problématique. Vous devez toujours avoir un chef par tâche.
3. Trop de réalisateurs.
Il est possible d'avoir plusieurs réalisateurs par tâche, mais si vous en avez trop, vous augmentez les dépendances et les synchronisations. Vous devriez avoir un minimum de réalisateurs par tâche, mais pas moins. C'est-à-dire, attribuez juste ce qu'il faut. Là, l'expérience vous aidera.
4. Trop de consultés.
Si vous êtes 20 à devoir être consultés pour établir les menus de la semaine, vous risquez de tomber dans la paralysie informationnelle.
5. Peu d'informés et consultés.
Si à l'inverse, vous n'avez pas ou trop peu d'informés et consultés, c'est peut-être le signe d'une mauvaise communication / collaboration dans l'équipe.
Au travail comme à la maison, la matrice RACI a sa place
Comme vous venez de le voir, la matrice RACI est un outil intéressant, car facile à adapter à son contexte. Que ce soit pour faciliter la vie en collocation, mieux attribuer la charge de travail au sein d'une famille, lancer une fusée habitée sur Mars ou organiser un mariage, la matrice RACI est un bel outil complémentaire à votre plan d'action, votre cycle PDCA ou votre tableau Kanban.
Avez-vous utilisé la matrice RACI ? Dites-le-nous dans les commentaires de la vidéo YouTube.
Julien
Questions fréquentes
Comment définir les rôles et responsabilités ?
Définir clairement les rôles et responsabilités au sein d'une entreprise s’avère essentiel pour assurer une collaboration efficace et atteindre les objectifs fixés. Voici les étapes clés pour y parvenir.
1. Analyse des tâches et des objectifs : Commencez par identifier les tâches à accomplir et les objectifs à atteindre. Cette étape permet de comprendre les besoins de l'entreprise et de déterminer les compétences requises.
2. Identification des rôles nécessaires : En fonction des tâches et des objectifs, définissez les rôles nécessaires. Chaque rôle doit correspondre à un ensemble de responsabilités, en tenant compte des compétences et des qualifications requises.
3. Attribution des responsabilités : Assignez les responsabilités à chaque rôle en précisant les tâches à accomplir, les attentes en termes de performance et les délais. Cette clarification aide à éviter les chevauchements et les ambiguïtés.
4. Utilisation d'outils de clarification : Des outils tels que la matrice RACI peuvent être utilisés pour attribuer les rôles et les responsabilités de manière claire et structurée.
5. Communication et validation : Communiquez clairement les rôles et responsabilités à tous les membres de l'équipe et validez leur compréhension. Encouragez les retours pour ajuster si nécessaire.
En suivant ces étapes, vous établissez une base solide pour une collaboration harmonieuse et une performance optimale au sein de votre entreprise.
Quelle est la différence entre une tâche et une responsabilité ?
Une tâche est une action spécifique et concrète à accomplir dans le cadre d’un projet ou d’un processus. Elle est limitée dans le temps et peut être réalisée par une ou plusieurs personnes. Par exemple, « rédiger un rapport » ou « configurer un logiciel » sont des tâches précises.
Une responsabilité, en revanche, représente une obligation plus large et continue. Elle englobe plusieurs tâches et implique un niveau d'engagement et de prise de décision. Par exemple, un chef de projet est responsable de la gestion du planning et de la coordination des équipes. Mais il ne réalisera pas nécessairement toutes les tâches lui-même.
Dans la matrice RACI, cette distinction est clé. Les tâches sont attribuées aux personnes exécutantes, tandis que les responsabilités sont assumées par les garants de la réussite. Cette différenciation permet une meilleure répartition du travail et une clarté organisationnelle accrue.
Quel outil permet de visualiser les responsabilités de chacun au sein d'une organisation ?
La matrice RACI est un outil clé pour visualiser les responsabilités de chacun au sein d'une organisation. Elle permet de clarifier les rôles en attribuant à chaque tâche ou processus un niveau de responsabilité précis : R (Réalisateur - exécute la tâche), A (Approbateur – valide de la tâche), C (Consulté - apporte son expertise) et I (Informé - tenu au courant des avancées).
En structurant ces informations sous forme de tableau, la matrice RACI améliore la communication. Elle évite les doublons et réduit les zones de flou dans la gestion de projet ou les processus internes d'une entreprise.
Quand réaliser une matrice RACI ?
Une matrice RACI doit être réalisé dès le début d’un projet ou lors de la structuration d’un processus. Elle se montre particulièrement utile lors de la définition des rôles, pour clarifier les responsabilités et éviter les conflits ou doublons.
La matrice RACI s’avère aussi pertinente lorsqu’une nouvelle équipe est mise en place, lorsqu’un projet est complexe ou implique plusieurs départements.
Celle-ci peut également être mis à jour en cas de changement organisationnel, de répartition inégale du travail ou de dysfonctionnements identifiés dans la communication. En résumé, elle s’utilise pour structurer, optimiser et fluidifier la gestion des responsabilités.
Comment remplir une matrice RACI ?
Pour remplir une matrice RACI, commencez par lister les tâches ou activités clés du projet dans la première colonne. Ensuite, identifiez les acteurs impliqués (équipes, rôles, personnes) et placez-les en en-tête des colonnes. Pour chaque tâche, attribuez une lettre selon le rôle de chacun :
- R (Réalisateur) : exécute la tâche.
- A (Approbateur) : valide la tâche.
- C (Consulté) : donne son avis avant l’exécution.
- I (Informé) : reçoit des mises à jour.
Enfin, validez la matrice avec l’équipe pour assurer une compréhension et une répartition équilibrée des responsabilités.
Quelles sont les étapes d’élaboration d’une matrice RACI ?
L’élaboration d’une matrice RACI suit plusieurs étapes.
1. Définir les tâches ou activités : Identifiez les principales actions à réaliser dans le projet ou le processus.
2. Lister les acteurs impliqués : Recensez les personnes ou rôles concernés (équipes, départements, responsables).
3. Attribuer les niveaux de responsabilité : Pour chaque tâche, désignez les rôles :
- R (Réalisateur) : Exécute la tâche.
- A (Approbateur) : Valide la tâche.
- C (Consulté) : Donne son avis avant l’exécution.
- I (Informé) : Doit être tenu au courant.
4. Valider la matrice : Présentez-la aux parties prenantes pour vous assurer de la compréhension et de l’adhésion.
5. Mettre à jour si nécessaire : Ajustez la matrice en fonction des évolutions du projet.
