La matrice d’Eisenhower : simple que en apparence !

Cet article a été initialement publié sur le site speedevelopment.com. Le site de Christopher Lieberherr (un blogueur très pertinent). 

Pour certaines raisons, Christopher a décidé de fermer son site. Je me souvenais de cet article (écrit par Deborah Dominguez) sur la matrice d'Eisenhower que je souhaitais pouvoir récupérer.

J'avais particulièrement apprécié la question que ce texte soulève: est-ce une perte de temps que d'utiliser la matrice d'Eisenhower? 

Je vous laisse découvrir la réflexion de Deborah et j'espère avoir vos retours sur la question.

Et naturellement... je profiterai d'un autre article pour répondre à la question laissée en suspens par Deborah.

Bonne lecture, chers Organisologues! 

PS: Exceptée l'image "propre" de la matrice, toutes les autres ont été ajoutées par mes soins...


À force d’entendre parler de la matrice d’Eisenhower, j’ai décidé de tester cet outil et d’en faire un retour ici afin de partager avec vous cette expérience.


Description et but de l’outil  


La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion et d’organisation de son temps qui passe par la priorisation des tâches que l’on a à réaliser. Son but est donc de nous faire gagner du temps en ayant une meilleure gestion de celle-ci. 


Cette organisation repose sur deux dimensions : l’importance et l’urgence de la tâche.

La matrice d'eisenhower


Le quadrant 1 représente les tâches urgentes, importantes. Ce sont les tâches que vous devrez réaliser en priorité. Exemple : crises, deadlines, problèmes urgents, etc.


Le quadrant 2 représente les tâches non-urgentes, importantes. Il représente celles à traiter rapidement, mais dans un second temps par rapport au quadrant 1. Exemple : formations, réseau, planification, mails, etc.


Le quadrant 3 représente les tâches urgentes, non-importantes. Ce sont les tâches qui peuvent attendre ou être déléguées. Exemple : problèmes avec des collègues, réunions peu importantes mais planifiées, etc.


Le quadrant 4 représente les tâches non-urgentes, non-importantes. Il représente les tâches inutiles qui peuvent être supprimées de votre agenda. Exemple : discussions de couloir, appels personnels, flâneries sur le net, etc.


J’ai choisi d’utiliser la matrice d’Eisenhower pendant un mois afin de m’aider dans mon organisation professionnelle et de voir s’il m’apporterait un plus dans ma gestion du temps et dans la hiérarchisation de mes priorités. J’ai alors commencé un dimanche à remplir la matrice en fonction de l’agenda que j’avais à ce moment précis. 


Résultat de l’expérience


L’exercice s’est révélé beaucoup plus complexe que prévu. En effet, lorsque j’ai terminé d’inscrire toutes mes tâches en cours et à venir dans la matrice, je me suis rendu compte qu’elles figuraient toutes dans le quadrant 1, c’est-à-dire : urgent et important.  


J’ai alors compris toute la difficulté d’utiliser un outil de ce type. En effet, le classement des tâches dans les quatre quadrants repose en grande partie sur notre jugement. Je me suis alors aperçue que l’exercice était fortement subjectif.


On pourrait nuancer cette idée en avançant que l’axe de l’urgence pourrait devenir plus objectif s’il se référait à des échéances connues qui permettraient de prioriser les urgences. Toutefois, toutes les tâches ne sont pas toujours inscrites précisément dans le temps.  C’est alors à nous de tenter de définir leur degré d’urgence et nous retombons ainsi dans la subjectivité.


Si cet axe semble épineux à définir objectivement, celui de l’importance l’est d’autant plus. En effet, comment identifier le degré d’importance d’une tâche ?

Président Dwight D. Eisenhower


La matrice d'eisenhower vous propose alors ces deux axes, mais vous laisse libre arbitre de vos choix et ne vous suggère aucune piste.


Ayant compris le poids de la subjectivité dans le classement de mes tâches j’ai alors réfléchi de façon à refaire l’exercice en répartissant mieux, c’est-à-dire le plus objectivement possible, les tâches dans la matrice.


Pour l’axe de l’urgence, je me suis donc aidée des repères temporels lorsque j’en avais (échéances). Lorsque ce n’était pas le cas, j’en ai fixé moi-même en essayant d’être la plus réaliste possible.


Gagner en objectivité 


Afin d’être plus objective, concernant l’axe de l’importance j’ai compris qu’il fallait essayer de mettre de côté une chose : les émotions. En effet, celles-ci biaisent notre jugement et nous font percevoir des priorités là où il n’y en a pas.
 

Par exemple, nous pouvons juger à tort qu’il serait prioritaire de répondre à un mail lorsqu’une demande nous est adressée. Mais si cette tâche peut être importante, est-elle pour autant réellement urgente ?


Cette tâche pourrait nous sembler urgente parce que l’on s’imagine l’expéditeur du courriel en train d’attendre sur notre réponse. De ce fait, nous pouvons ressentir un malaise social vis-à-vis de lui dans le fait de le faire attendre et d’imaginer son mécontentement.

Cette pensée peut nous stresser et nous faire ressentir le besoin de se débarrasser de la tâche qui nous paraît du coup urgente parce qu’elle devient émotionnellement forte et pesante. 

Du coup, la situation est ressentie comme subjectivement urgente, mais peut ne pas l’être d’un point de vue strictement professionnel. En réalité, dans la plupart des situations, il ne devrait n’y avoir aucune urgence à répondre un mail (sauf en cas de problème grave). Apprendre à mettre de côté ses émotions n’est pas évident, car nos émotions prennent bien souvent le pas sur notre raisonnement et le parasitent.


Les causes de la subjectivité 


Le caractère subjectif de l’exercice peut dépendre comme nous l’avons vu de nos émotions, mais pas uniquement.


Le choix de l’affiliation d’une tâche dans un des quadrants dépend également des valeurs et de la culture d’entreprise dans laquelle vous travaillez. Ainsi, selon les institutions l’importance accordée aux différentes tâches pourra varier. 


Pour certaines entreprises toutes les réunions entre collaborateurs auront un statut prioritaire alors que pour d’autres ce seront plutôt les échanges informels qui auront de l’importance. Du coup, en étant imprégné de cette culture vous effectuerez des choix différents pour organiser les tâches dans la matrice.


De plus, le poids que vous attribuerez aux différentes tâches dépendra de leur relativité. Si une semaine est calme, vous donnerez plus d’importance à des tâches qui en temps de crise passeraient au second plan. 


L’outil vous demande alors de figer les choses à un temps t en sachant qu’en réalité tout est mouvant et dynamique. Pour éviter ce biais, vous pourriez alors privilégier de prendre 15 minutes par jour afin de mettre à jour votre matrice en fonction des derniers événements vécus.


Un outil de gestion du temps chronophage, un comble ?


En testant la matrice d’Eisenhower, je me suis alors rendu compte de la complexité de l’exercice si l’on veut prioriser de manière intelligente et donc objective nos tâches. Afin de l’utiliser à bon escient, j’ai commencé à la préciser et donc à la personnaliser.


Par exemple, j’ai commencé à me questionner ainsi : cette tâche est-elle réellement urgente/importante ? Pour répondre à cette question, il m’a fallu répondre au pourquoi.

Pourquoi cette tâche est-elle urgente/importante (ou non) et selon quels critères ? J’ai ensuite tenté de hiérarchiser les différentes tâches à l’intérieur de chacun des quadrants. Au fur et à mesure je me rendais compte que l’exercice devenait de plus en plus laborieux et coûteux en temps…


Mais le but de l’outil n’était-il pas d’en gagner, du temps ? 


La matrice d’Eisenhower m’a permis de me questionner sur le caractère réellement prioritaire ou non d’une situation et de prendre conscience du poids des émotions sur notre raisonnement, il me semble complexe à utiliser sans cette prise de conscience.


De plus, il manque, selon moi, de précision afin d’opérer une classification plus fine et moins subjective. La question qui se pose alors est la suivante : jusqu’à quel point faut-il préciser l’outil pour qu’il reste un outil faisant gagner du temps ?

Réflexion urgent et importante


Les commentaires sont à vous. 😉


Crédit: Deborah Dominguez
Première publication sur le site Speedevelopment.com

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