Avez-vous déjà oublié de fermer votre porte à clé en partant de chez vous ?
Est-ce une tâche qui prend beaucoup de temps ?
Est-ce une tâche facile ?
Laissez-moi deviner : vous aviez quelque chose d'autre en tête.
C'est le but des checklists (liste de contrôle en français) : vous aidez à ne pas oublier des tâches importantes.
Ce n'est pas une question d'expérience.
Ce n'est pas une question de mémoire.
C'est juste une question de probabilités : tôt ou tard, nous faisons des erreurs.
Si vous voulez réduire les erreurs, améliorer la qualité de votre travail (et votre réputation) et trouver des tâches à automatiser, vous êtes au bon endroit.
Dans cet article, vous découvrirez :
- La définition d'une checklist (à ne pas confondre avec un todo list)
- Les bénéfices d'une checklist
- Comment créer une checklist
- Les erreurs à éviter en créant une checklist
- L'étape recommandée par Jeff Bezos (ex-CEO d'Amazon) a ajouté sur vos checklists
- Deux livres à lire pour creuser le sujet
Prêt.e ? C'est parti.
La définition d'une checklist
Une checklist est un document qui liste les étapes essentielles à réaliser pour produire un résultat.
Je souligne essentielles, car vous ne voulez pas d'un document oppressant que personne n'utilise. Vous voulez que vos checklists soient une aide à votre travail.
Certains de mes clients ont des checklists avec deux étapes.
Todo List VS checklist
Une todo liste regroupe des tâches qui ne sont pas nécessairement connectées entre elle : amener la voiture au garage, acheter des pampers, relancer Marie pour la conférence.
Que l'on soit clair entre nous, je n'utilise pas de todo lists pour m'organiser, et je déconseille cet outil à mes clients.
Une checklist liste les étapes essentielles d'une activité à faire, encore et encore, avec plus ou moins de régularité.
- écrire un article
- mettre à jour un article
- créer une formation
- lancer une promotion
- accueillir un nouveau client / collaborateur
- faire ma compta mensuelle
- faire ma compta annuelle
- Aller mieux durant un passage à vide
- Prendre une décision importante
Checklist VS Modèle
Il y a de grandes confusions entre une checklist et un modèle. Une manière simple de différencier les deux est l'exercice de la déclaration d'impôts.
Le gouvernement vous envoie un modèle à remplir (il s'agit de la déclaration vierge).
Vous suivez certaines étapes pour récupérer les informations et remplir ce modèle : c'est la checklist.
Les deux types de checklist
LIRE-FAIRE : avec ce type de checklist, je ferai l'activité avec la checklist à côté de moi. Je suis les étapes pendant que j'effectue les actions.
LIRE-CONFIRMER : avec ce type de checklist, je vérifie la qualité d'un travail AVANT de le publier ou de l'expédier. Typiquement, vérifier la qualité d'une table avec l'expédition chez le client.
Les bénéfices de la checklist
Les bénéfices sont multiples. Voici les plus intéressants.
La checklist permet de réduire les oublis
Je me souviens d'une expérience douloureuse : après des mois de travail sur une formation, au moment de lancer celle-ci (et donc de vendre celle-ci), je déconnecte.
En fin de journée, j'ouvre ma boîte e-mail et réalise, horrifié, que le bouton pour "acheter" la formation ne fonctionne pas.
C'est une petite action, que j'ai répété des dizaines de fois, mais que j'ai oublié. Depuis j'ai rajouté une étape de contrôle dans ma checklist : puis-je acheter la formation ?
La checklist réduit les erreurs
J'ai une checklist que je lis trois fois par année : la déclaration de la TVA. Je dois mettre certains montant dans la case 402. D'autres montants dans la case 399. Bref, il est si facile de faire une erreur.
La checklist vous permet de fonctionner "normalement" même fatigué
L'avantage d'une liste de contrôle est de réduire la fatigue décisionnelle. Plutôt que de vous demander : "je vais quoi maintenant?", vous suivez les étapes, comme un cuisinier suit les étapes de la recette de cuisine.
Certaines nuits, mon générateur de chaos (mon fils) dort mal. Résultat ? Le matin, je suis éclaté. Là ? Si je dois préparer une promotion à lancer le jour suivant ? Je génère ma checklist.
La checklist vous permet de réfléchir à vos processus
Une cliente fait actuellement les checklists essentielles pour son activité libérale. Elle réalise, en listant les étapes à réaliser, tout ce qu'elle peut optimiser (elle hallucine).
La checklist aide la délégation
Dans son excellent livre "The business playbook" Chris explique que si vous ne documentez pas ce que vos collaborateurs font dans votre business, vous ressemblez à locataire : vous ne possédez rien.
Un autre client est pédiatre, et il aimerait déléguer la recherche d'articles à lire à une assistante (donc il souhaite garder la lecture, mais déléguer la recherche d'articles).
Je lui ai demandé de documenter son processus lors de la prochaine recherche, afin d'avoir une base de travail pour la délégation (parce qu'il ne sait plus ce qu'il fait depuis des années en mode pilote automatique).
La checklist vous fait entrer dans l'amélioration continue
Je garde le meilleur bénéfice pour la fin. La majorité des gens ont honte de leur erreur. Ils ont tendance à les cacher ou à rester dans le déni. Le truc ?
Vos checklists s'améliorent grâce à vos erreurs. Plutôt que de vous flageller après avoir fait une erreur, demandez-vous : quelle checklist doit être mise à jour ?
Et si vous êtes un entrepreneur, vous pouvez faire vivre vos checklists de la même manière : si lors d'une réunion, vous réalisez qu'une erreur a été commise, demandez-vous aux participants : quelle checklist n'a pas été suivie ? Ou Quelle checklist doit être mise à jour ?
Comment créer une checklist ?
L'obstacle principal d'une checklist est notre égo. On pense que ce qui est simple ne peut pas fonctionner et produire autant de bénéfices. Je vous rappelle une citation de Charlie Munger qui disait :
Il y a une vieille règle en deux temps qui fait des merveilles dans le business, les sciences et la vie :
1. Prenez une simple idée et...
2. ...appliquez-là sérieusement.
Ceci dit, voici 4 étapes pour créer une checklist.
Étape 1. Identifier un besoin de checklist
Un bon point de départ est d'identifier les "jamais" et "toujours" suivis d'une plainte (méthode JATO).
Je suis toujours en retard. Je n'arrive jamais à épargner. Je fais toujours des erreurs. J'envoie toujours des mails sans la pièce jointe. J'oublie toujours d'indexer mon article dans Google. Etc
Mon approche est "bottom-up". Où est-ce que je fais des erreurs ? Et je commence là pour créer mes checklists.
Si vous voulez créer plusieurs checklists, vous pouvez par exemple suivre le parcours du client dans votre entreprise.
Par où passe-t-il ? Quelles sont les étapes entre le premier contact avec votre entreprise et le moment où il paie ?
Une autre question terre-à-terre : où est-ce que ça merde souvent ?
Étape 2. Construire votre checklist
Une fois le besoin identifié, listez les étapes essentielles pour réaliser le travail.
Une manière intéressante d'identifier les étapes essentielles est de vous demander ce qui DOIT être fait... ce qui DEVRAIT être fait... ce qui POURRAIT être fait... pour que le résultat soit utile.
Par exemple : checklist voyage
- Prendre 500 dollars / euros en cash sur moi
- Prendre mon smartphone
- Prendre mon chargeur
- Prendre mon porte-monnaie
- Vérifier carte d'identité et bancaires
Je me concentre sur la partie, je DOIS avoir. Car je pars du principe que je peux, au pire, acheter le matériel manquant sur place. Mais je peux détailler celle-ci en y ajoutant ce qui me semble pertinent.
J'attire votre attention sur une erreur que j'ai volontairement laissée dans le titre de l'exemple "checklist voyage". Le titre d'une checklist doit être clair.
Un meilleur exemple pourrait être : Partir en voyage sans rien oublier.
C'est d'autant plus important lorsqu'on parle de checklist professionnelle (liste de contrôle des tâches par exemple).
C'est une erreur très fréquente et coûteuse : car on mélange le présent et le futur, ce qui embrouille l'esprit. Au final on se retrouve avec des documents déconnectés de la réalité.
Première phase de création : documentez. N'inventez rien.
Étape 3. Testez votre checklist
Prenez votre checklist et appliquez celle-ci dans le contexte de son utilisation. Je souligne l'importance du mot "appliquer".
Si vous faites "comme si" en visualisant mentalement les étapes, l'exercice n'est pas utile.
Vous réaliserez que certaines étapes sont inutiles car elles sont automatiquement rappelées par d'autres étapes sur la checklist.
Par exemple, quand je lance une promo, je ne vais pas écrire "Insérer le code de réduction" car
1. Je sais qu'une promo = réduction et...
2. ... quand j'achète le produit, je remarque si le code n'est pas appliqué.
Étape 4. Améliorez votre checklist
Une checklist ressemble à bon vin : avec les années, elle s'améliore. Comment ? En utilisant vos erreurs et oublis comme générateur de qualité.
Vous avez oublié une pièce jointe dans votre mail ?
Alors pourquoi pas faire une checklist de rédaction pour les e-mails importants... et commencez par insérer la pièce jointe, et terminez par ajouter l'adresse du destinataire.
Chaque fois que vous améliorez vos checklists, je vous recommande d'ajouter la nouvelle version de celle-ci et la date de création. Ça vous rappelle que vous êtes dans un processus continue (la pression baisse).
L'étape recommandée par Jeff Bezos (ex-CEO d'Amazon) à ajoutée sur vos checklists
Dans un interview avec Lex Friedman, Jeff recommande d'ajouter une étape au début de notre checklist. La voici :
- Voici les étapes à suivre, à condition de ne pas avoir une meilleure manière de faire...
Il recommande d'ajouter cet élément pour éviter la routine et le pilote automatique. Le monde est impermanent. Il est important de garder ce point dans un coin de notre tête.
4 Exemples de checklist
Voici à présent quelques checklists que j'utilise souvent. Vous pouvez cliquer sur le lien sous l'image pour accéder à la version dynamique (dans Workflowy)
Exemple checklist : Nettoyer mon domicile
Exemple checklist : lancer une promotion (email)
Exemple checklist : Organiser un séminaire qui cartonne
Exemple checklist : Dormir 8 heures sans interruptions
L'application que j'utilise pour mes checklists
J'utilise Workflowy. Sa structure en fait un logiciel parfait pour accueillir vos checklists. Mais au final, vous pouvez utiliser Word, Meistertask, Bear, Logseq, peu importe. Le véritable enjeu ?
Vous souvenir d'utiliser vos checklists
À quoi bon d'avoir investi du temps pour créer vos checklists si vous ne les utilisez pas ? Pour mettre en place l'utilisation de checklist, je vous recommande d'en imprimer une.
Le fait d'en avoir une à portée de vue vous aidera à penser aux autres qui se trouvent dans votre logiciel. Il s'agit d'un principe important dans l'Organisologie : le contexte avant la discipline.
Puis, évitez l'idée de perfection. Il m'arrive de lancer des promos sans suivre ma checklist. Mais c'est de plus en plus rare.
Donc au début, même si vous utilisez 2 fois sur 10 votre checklist, c'est 2 fois sur 10 où vous réduirez les erreurs et les oublis. Petit à petit, vous passerez à 4/10. 6/10.
Et vous rejoindrez le 5% des gens les plus productifs.
Deux livres à lire pour creuser les listes de contrôles
- The checklist manifesto d'Atul Gawande
- The business playbook Chris Ronzio (note de lecture disponible ici)
Conclusion
Les amateurs utilisent des todo lists, les pros utilisent des checklists. La balle est dans votre camp !
Julien
