Batching : l’art de regrouper vos tâches pour vous simplifier la vie

Bonne nouvelle : le batching, c'est une méthode d'organisation que vous pratiquez déjà.

Il suffit de l'utiliser de manière un peu plus délibérée pour gagner du temps, mais surtout de l'énergie.

La preuve ?

  • Lorsque vous allez faire vos courses, achetez-vous chaque aliment de manière séparée ?
  • Est-ce que vous allez une fois le matin pour acheter vos fruits, une fois à midi pour acheter vos légumes et une dernière fois en fin de journée pour récupérer du fromage ?

Non. Vous regroupez.
C’est ça le batching (un terme anglais qui signifie justement regrouper).

Maintenant... pourquoi les gens ne vont-ils pas regrouper d’autres tâches ? Pourquoi ne vont-ils pas utiliser le batching pour leurs tâches professionnelles ? Pour leur repas ? Pour leur facture ? Pour leurs mails ?

Un autre avantage du batching ?

 Il vous aide à réduire la procrastination.

Jean Rivière en parlait récemment dans un interview, si vous voulez faire 4 vidéos par semaine, sans pratiquer le batching, vous avez 4 chances de procrastiner.

Par que la réalité c’est bien ça : le soir en allant vous coucher, vous ne savez pas comment vous vous réveillerez le jour suivant (déjà, rien ne vous dit que vous vous réveillerez).

Vous ne savez pas si vous serez fatigué, si vous serez grincheux, si vous aurez la patate avec l’envie de soulever des montagnes et tirer des lasers par les yeux 

Protocole productivité

Sachant cela, si vous vous dites « je vais faire une vidéo par jour », alors le matin vous vous direz peut-être «ok, avant d’aller travailler je mets en place mon équipement et je tourne une vidéo…»

Et ainsi pour chaque vidéo vous devez utiliser de l’énergie de démarrage. De l'énergie et du temps pour installer le matériel. Régler l’éclairage. Installer la caméra. Vous coiffer. Ranger un peu la pièce.

Et surtout, si vous n’avez pas l’habitude de faire des vidéos, les premières minutes sont là pour vous échauffer. Pour entrer dans cet état de « flow » qui fait que d’un coup, vous êtes plus à l’aise.

Sans pratiquer le batching, chaque jour est une opportunité de procrastiner sur votre vidéo, sur votre texte, ou sur la tâche que vous effectuez de manière séparée et que vous pourriez regrouper.

En pratiquant le batching ? Vous réduisez le temps et l’énergie inhérents à chaque démarrage et de manière logique, vous réduisez les chances de procrastiner.

Après tout, vous bloquez le samedi matin pour faire vos 4 vidéos, et après avoir installé le matériel, vous vous mettez à enregistrer. La première vidéo doit être tournée en plusieurs fois, car vous n’êtes pas dans la bonne humeur, mais après quelques répétitions, vous trouvez la bonne énergie et les mots viennent tout seuls.

Et pour les perfectionnistes qui nous lisent, vous vous dites peut-être que l'ampleur de la tâche a de quoi vous repousser (et donc invite la procrastination dans votre planning). Je ne pense pas, car vous pouvez vous dire que la première vidéo, le premier texte, le premier mail est un brouillon, un tour de mise en jambe.

Tel un échauffement.

Ce que nous amène à une question importante :

Quelles sont les tâches propices au batching ?

Pour ma part, il s’agit des tâches de types "exploitation".

Imaginez être un chercheur d’or qui débute sa carrière : votre mission est de trouver un gisement. Donc cette recherche est une tâche d’exploration. Vous ne savez pas combien de temps ça demande, combien d'énergie, quel matériel utiliser, quelle méthode de travail appliquer.

Dès que vous trouvez un gisement, vous pouvez décider d’exploiter celui-ci (car vous avez trouvé quelque chose qui fonctionne) ou continuer d’explorer afin de trouver un gisement qui rapporte plus d’or.

C’est ce que Jean-Philippe Lachaux (Neurobiologiste, chercheur en neurosciences cognitives, directeur de recherche CNRS) appelle le dilemme du chercheur d’or.

Ce dilemme nous concerne tous (regarder ce film ou en chercher un meilleur, rester avec cette personne ou en chercher une meilleure, rester dans ce job ou en cherchant un meilleur, continuer ce business ou en créer un autre).

Restons-en là pour le moment.

L’important est de comprendre que les tâches d’exploration sont difficiles à planifier. Vous ne savez pas combien de temps elles nécessitent. Donc, avec elles, il est difficile d'appliquer le batching.

Je vous recommande de pratiquer le batching pour les tâches d’exploitation. Vous savez qu’en investissant une certaine quantité de ressources, vous obtiendrez un certain résultat.

  • Je sais que si j’investis 1h de mon temps et 200 CHF je peux aller chercher à manger et nourrir ma famille une semaine.
  • Je sais que si j’écris 20 minutes, je peux rédiger au minimum 500 mots.
  • Je sais que si je bloque une matinée, je peux rédiger 5 e-mails pour présenter un programme.

Ce sont des tâches qui fonctionnent, qui m’ont apporté un certain résultat dans le passé et que je peux batcher.

Quelles catégories de tâches pour le batching ?

Vous le savez désormais : les tâches d'exploitation plutôt que les tâches d'exploration.

Le deuxième filtre que j'applique pour savoir quelles tâches regrouper est le suivant :pour

  1. Le lieu
  2. Le matériel
  3. L'énergie à ma disposition
  4. Le type de concentration

Idéalement, vous devriez avoir ces 4 éléments réunis.

Par exemple, pour couper les oignons de tous les plats de la semaine, vous avez besoin d'une cuisine (lieu), d'un couteau (matériel), peu d'énergie et une concentration corrélée avec l'aiguisage de votre couteau 😉

Si je veux faire mes illustrations, j'ai besoin d'un lieu tranquille, d'un iPad, d'une énergie calme et d'une attention plutôt importante (même si l'activité a tendance à me plonger dans le flow).

Je vous invite à utiliser cette classification pour créer vos batchs et idéalement avoir les 4 éléments réunis.

Je vous le dis tout de suite, c'est de la théorie. En pratique, avoir 2-3 éléments réunis est un excellent début. Par la suite, plus vous gagnerez en stabilité, plus vous connaîtrez votre énergie et vos méthodes de travail, plus vous pourrez profiter du batching.

À l'heure actuelle, j’ajoute un bloc de temps dans mes journées qui s’intitule admin, dans lequel je vais traiter toutes les tâches administratives. Par exemple : traiter mes e-mails, scanner ma paperasse et envoyer des offres ou effectuer ma révision quotidienne.

Ce type de tâches nécessite une attention légère et peu d’énergie. Il y a d’autres tâches que je batche, et je les cite dans la suite de cet article.

10 Idées de batching

Si vous voulez partager (et obtenir des idées de tâches à batcher) venez participer à la conversation et obtenir d'autres idées sur la vidéo YouTube que je viens d’enregistrer sur le batching.

1. Organiser ma journée et mes semaines

C'est une activité que je fais la veille lors de ma révision quotidienne. Une fois ma journée lancée, à moins de rencontrer un vrai imprévu, je ne vais pas me demander ce que je fais à présent.

Quant à l'organisation de ma semaine, je la fais le vendredi en fin de journée.

2. Écriture

Je batche l’écriture en séparant la création et l’édition. Je vais par exemple rédiger tous mes e-mails pour la présentation d’un programme, sans corriger les mots, les tournures de phrase. Cette phase est une phase d’extraction. Après quelques jours (durant lesquels j'écris d'autres textes), j’édite.

Comme cet article que j’écris un samedi matin… et que j’édite dans le train en direction de Paris le lundi matin. L’édition des vidéos rentre également dans cette catégorie.

3. Traiter les informations de mes points d’entrée

Les points d’entrée sont les espaces de stockage temporaire de votre information. Il s’agit de votre boîte aux lettres, du groupe Slack, de vos différentes boîtes mail et même de votre groupe Telegram.

La plupart des gens sont accros à ces points d’entrées (surtout ceux qui se trouvent sur leurs outils numériques), car l’information qui s’y trouve est personnelle et plutôt pertinente.

Sans surprise, ils vont consulter ces points sans traiter ceux-ci. Cela augmente le phénomène d’infobésité. Donc je batche le traitement de mes e-mails, de ma paperasse et des informations sur Telegram.

4. Contacter et relancer des gens

Quand je contacte des personnes (par exemple pour les interviews), je vais le faire en faisant une petite vidéo (en utilisant le logiciel Loom). C’est une activité qui nécessite un certain type d’énergie et les premières vidéos ne sont pas très concluantes. Mais ensuite, je me cale sur la bonne « fréquence » et j’enchaîne sans problème les vidéos de contact.

Je teste cette manière de contacter, car cela change du format mail qui peut être écrit par n’importe qui, cela donne une idée de l’énergie que je dégage et loom me permet de savoir si la personne a regardé la vidéo. Pratique pour la relance (que je vais aussi batcher).

5. Répondre aux gens

Sur l’académie de l’Organisologie ou sur LinkedIn, je prends un moment pour batcher mes réponses (souvent une tâche qui vient après le traitement de mes mails). C’est un autre type d’énergie qui nécessite de prendre le temps et d’avoir une touche d’empathie 😉

6. Faire un point sur la veille

outils de veille informationnelle

J'utilise le logiciel Feedly qui est abonné à certains créateurs de contenu que je suis d'un œil, de loin, afin d'avoir une idée sur leur stratégie. Je me suis abonné à certains mots-clés (comme le mot clé infobésité) et ces différents articles et e-mails se classent dans certains dossiers que je consulte une à deux fois par mois.

7. Ma formation

Ici il y a deux écoles : je recommande la formation quotidienne quand on n'arrive pas à trouver 2-3 heures par semaine pour le faire lors d'un bloc unique.

Mais pour ma part, j'ai des périodes où je collectionne des stratégies et méthodes à tester... et des périodes où je vais tester ces informations. Les périodes de boulimie informationnelle ne durent jamais longtemps, mais je vais batcher celle-ci.

Pourquoi pas décréter un demi-jour par semaine pour votre formation continue ? Par exemple 3 heures le samedi matin avec un bon café.

8. Analyser vos statistiques

Les statistiques sont une information qui peut vous informer de vos performances. Et cette caractéristique en fait un élément à double tranchant : si vous faites bien, vous êtes de bonne humeur. Si vous faites mal, il est difficile de rester serein.

Je vous recommande de vous protéger des statistiques de vos réseaux sociaux, des vues de vos vidéos, des ventes que vous faites (ou ne faites pas), de vos statistiques Google et j'en passe.

Si vous avez des cryptos ou un portefeuille d'actions, consultez vos statistiques tous les jours ne vous aident pas à aller mieux. C'est même l'inverse : vous êtes à la merci de fluctuations quotidienne.

Image XXX Black Swan

9. Shopping

Je m'achete des habits une fois par année.

10. Tâches ménagères

Depuis que la famille s’est agrandie (et après une claire répartition de qui fait quoi), je m’occupe de la logistique alimentaire, de lessive et du rangement de l’appartement (nous avons la chance d’avoir une personne qui s’occupe de notre ménage). Ce type de tâches ne nécessite pas beaucoup d’énergie mentale, mais de l’énergie physique.

Je batche la préparation de menus (j’ai mes recettes enregistrées dans le Cerveau Numérique), les commandes (en ligne) ou les courses (acheter tous les aliments pour tous les repas de la semaine).

Je ne batche pas encore les repas (c’est-à-dire que je vais un repas qui tient 2 jours, durant 2 jours on mange la même chose… mais c’est un peu ennuyeux, donc je pense que je vais améliorer ce point). Je compte batcher la préparation des aliments qui se conservent bien et qui constituent la base d'une multitude de recettes (oignons, ail, poivrons)

Après avoir nettoyé la cuisine, j’enchaîne avec les lessives et déplacer les trucs dans l’appartement pour lutter contre l’entropie (remettre la poussette au bon endroit, remettre mon tapis de sport, mes kettlebells, ce genre de truc).

Améliorez votre batching

En parcourant cet article, vous avez peut-être eu des idées de tâches à regrouper. Par exemple, en rédigeant cette conclusion, je pense à mes réunions que je batche (toutes mes réunions se trouvent le mercredi et jeudi après-midi).

Et vous, pratiquez-vous le batching ? 

Si oui, quelles tâches regroupez-vous pour gagner du temps et de l'énergie ? Dites-le-nous dans les commentaires de la vidéo YouTube.

Julien

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