Les clients que j'accompagne sont souvent des entrepreneurs / managers.
Ils ont une entreprise dans le service et entre 2 et 20 collaborateurs. Ils ont déjà compris qu'ils n'arriveront pas à tout faire seuls.
Ils vont déléguer des tâches. Mais la délégation n'est que la première étape du cycle des 4C.
Le cycle des 4C de la délégation
- Commander
- Contrôler
- Corriger
- Conséquence
Quand vous déléguez une tâche, vous "commandez" un effort à votre subordonné.
Commander
Idéalement, votre demande est composée de trois éléments qui peuvent être discutés avec votre subordonné (tout dépend de son niveau d'expérience).
- La spécificité de la demande (le quoi)
- Avec combien de temps / d'argent
- Pour quand (échéance).
Si ça vous rappelle le triangle d'or de la gestion de projet (QCD), vous avez raison.
Contrôler
Mais si vous ne contrôlez pas si le travail a été fait, vous ne pouvez pas vérifier si votre communication a bien été comprise.
Vous ne vérifiez pas si le travail a été fait dans la qualité souhaitée. Et surtout, vous ne montrez pas à votre collaborateur que le travail demandé est important.
Corriger
Si le delta entre ce qui est demandé et ce qui a été livré est trop important, vous devez corriger le tir. Montrer au collaborateur (ou discuter avec lui) comment faire mieux la prochaine fois (et corriger le travail actuel).
Conséquence
Peut-être qu'il faut créer ou mettre à jour une checkliste. Peut-être que votre demande doit être plus spécifique. Peut-être qu'il faut augmenter le temps nécessaire pour réaliser la tâche. Peut-être que la tâche doit être effectuée par une autre personne.
En gros, qu'allons-nous faire différemment pour que la prochaine fois se passe de correction ?
Les conséquences positives peuvent aussi mener à changer les pratiques dans d'autres départements de l'entreprise.
Tout ça nécessite un suivi.
La plupart des entrepreneurs s'arrêtent à la première étape. Commander. Demander. Ordonner. Peu importe le terme utilisé.
Pour éviter ça, il y a la technique de la doublette
L'idée est simple (Workflowy permet d'utiliser cette technique).
Sur une tâche que vous déléguez, vous inscrivez :
- Le nom de la personne en charge de réaliser la tâche
- La date de l'échéance (la date la plus éloignée dans le temps, donc la date du contrôle)
- La date de relance pour voir si le responsable de la tâche avance comme prévu.
Exemple :
Automatique, les dates apparaissent dans mon agenda
Et le micromanagement dans tout ça ?
Je vous laisse avec des notes du livre "High Output Management" d'Andrew S. Grove (note de lecture ici)
La délégation est un aspect clé du management. Celui qui délègue et celui a qui on délègue doivent avoir une idée claire du travail à réaliser. Definition of Done (définition du fait).
Faut-il déléguer les tâches familières ou non familières ?
Avant de répondre, gardez à l'esprit que déléguer sans suivre celle-ci (contrôler) s'appelle l'abdication. Suivre n'est pas de l'ingérence. Mais l'assurance que le travail est fait selon les attentes.
Parce qu'effectuer un suivi est plus facile à faire sur des activités familières, vous devriez déléguer celles-ci en premier.
Il faut effectuer un suivi de la délégation AVANT que le travail arrive dans une phase finale. Souvenez-vous : plus du travail est fait sur un élément, plus cet élément prend de la valeur (si le travail est à refaire dans une phase avancée, c'est beaucoup de ressources qui passent à la trappe).
Quelle fréquence de contrôle ?
En fonction de l'expérience et compétences du subordonné à qui la tâche est déléguée. Souvent puis moins souvent.
Restez PRO.
