Vous vous êtes déjà demandé quel était le secret des entrepreneurs organisés qui trouvent le temps pour leur famille, faire du sport, lire des livres et développer la stratégie de leur entreprise ?
- Un peu de chance (évidemment).
- Leur organisation efficace, certes.
Mais un autre ingrédient, c'est leur capacité à déléguer avec efficacité.
Si aujourd'hui, vous vivez d'urgence en urgence, de réunion en réunion et que les sollicitations des clients / équipes vous épuisent, alors vous êtes au bon endroit.
Dans cet article, vous découvrirez :
- La règle 1:3:1 pour éviter la délégation inversée (vous payez des gens pour qu'ils vous apportent des problèmes)
- La formule simple pour connaître le montant à votre disposition pour déléguer
- La matrice de la délégation (avec exemple)
- Comment déléguer avec efficacité en suivant 5 étapes
- Les 4 signes typiques d'une délégation problématique
C'est parti !
L'élément essentiel d'une délégation réussie
La préparation de celle-ci.
Si vous avez du retard sur un projet, déléguer à ce moment-là est une excellente façon de prendre encore plus de retard.
Car vous augmentez les besoins de synchronisation, le temps dédié au contrôle et la correction des erreurs.
Vous lisez cet article alors que vous êtes en train de vous noyer ? Il est préférable de réduire le périmètre de vos projets et d'éviter de vous surcharger avec une mauvaise délégation.
Donc une délégation réussie se prépare. La bonne nouvelle : vous pouvez préparer celle-ci avant même de savoir qu'une tâche ou un processus devra être délégué.
Pourquoi est-ce difficile de déléguer ?
Les obstacles à la délégation semblent nombreux.
Ça prend du temps
Quand vous décidez de déléguer une tâche, vous ajoutez des tâches :
- Communiquer le travail à faire
- Contrôler que le travail soit fait
- Corriger (si le travail est mal fait)
- Tirer les conséquences (pour vos processus, checklists et délégation future), mais aussi conséquences pour le collaborateur (le féliciter ou le coacher si besoin).
Vous pouvez réduire ce temps en suivant les étapes qui suivent.
Ainsi quand le besoin de délégation se fait sentir, la personne qui entre dans votre entreprise va nécessiter moins de soutien de votre part.
Le travail sera moins bien fait
Il se peut que le travail soit moins bien fait que si vous l'aviez fait. Il se peut aussi que le travail soit mieux fait, ou fait d'une manière différente.
Ce qui permet d'améliorer les processus de votre entreprise.
Souvent quand le travail est mal fait, la raison se situe en priorité dans la communication sur le processus (qui fait quoi, pour quand et éventuellement comment / pourquoi).
Mais aussi dans l'instruction de la tâche à réaliser. Si votre collaborateur peut voir comment le travail attendu est réalisé, alors tout se simplifie.
Mettez-vous à sa place. Pour préparer un repas pour vos amis, préférez-vous suivre une recette de cuisine (et une vidéo explicative à suivre) ou simplement connaître le plat à concocter ?
Vous me direz : mais je paie des gens compétents pour qu'il fasse ce travail.
La réalité ? Partez du principe que vous travaillez avec des incompétents (à commencer par vous-même). Et demandez-vous : comment obtenir des résultats incroyables avec des incompétents ?
Je perds la vue d'ensemble / maîtrise
Et vous avez raison : vous avez plus de maîtrise sur ce qui est fait, quand vous faites personnellement le travail.
Mais combien de temps allez-vous continuer de faire des tâches à faible valeur ajoutée ?
Combien de temps allez-vous faire des tâches ennuyeuses qui pompent votre énergie ?
N'avez-vous pas un plus grand effet de levier, en tant qu'entrepreneur, quand vous êtes dans votre zone de génie ?
Dans la vie, il n'y a pas de solution. Il y a juste des compromis. Chaque fois que vous faites une tâche, vous n'avez pas ces ressources pour en faire une autre.
Pour conserver la vue d'ensemble, je vous recommande d'avoir des réunions 1:1, cadrée, durant lesquels vous passez en revue les résultats des projets à atteindre.
Vous pouvez aussi contrôler une partie du travail (le résultat, mais pas le comment, sinon vous faites du micromanagement).
Le micromanagement est la tendance à surveiller votre collaborateur pendant qu'ils font le travail.
Vous surveillez le comment et vous corrigez sans que l'on vous demande votre avis. Pour l'avoir vécu, c'est très désagréable.
Manque de confiance dans le collaborateur
Si vous manquez de confiance, pourquoi gardez-vous cette personne dans vos équipes ?
Si vous pensez qu'elle est incapable de faire le travail, vous pouvez l'instruire. Vous, personnellement, ou vous lui payez une formation.
En cas de doutes, vous pouvez aussi faire une fois le travail avec elle, en lui permettant de vous observer (plus d'informations plus loin sur le FFF pour l'instruction express)
Au final, ce qui est compliqué avec la délégation, c'est de croire que ce sera compliqué.
Pourquoi déléguer
Il y a des tâches qui vous fatiguent (la compta par exemple ?) et des tâches que d'autres personnes peuvent faire autant bien que vous (trier vos e-mails, éditer des vidéos, qualifier un prospect, envoyer une offre, répondre à vos e-mails ?).
Toutes les ressources investies sur ces tâches, ce sont des ressources que vous ne pouvez pas investir sur des tâches qui vous donnent de l'énergie, qui vous permettent de développer votre entreprise, que vous êtes seul à pouvoir faire.
Par exemple :
- Réfléchir à ce qui est évident et que vous ne faites pas.
- Prioriser les objectifs de votre boîte pour les 90 prochains jours.
- Discuter avec les clients importants (et les non-clients, ceux qui ont hésité d'acheter vos services).
- Observer votre contexte et les opportunités naissantes qui s'y cachent.
- Simplement prendre du temps pour d'autres projets que votre boîte (écrire un livre, faire du sport, voir vos gamins grandir, lancer une autre boîte).
Comment savoir quoi déléguer ?
Pour un revenu annuel de 200'000, ça vous donne 27 chf / euros à disposition pour payer une personne.
Pourquoi diviser par 3 ? Pour vous assurer de tripler votre retour sur investissement.
Ceci fait, voici la matrice RPDI qui vous aidera à savoir quoi déléguer en priorité.
Il y a deux axes.
- L'axe de l'énergie
- L'axe de l'argent généré
Listez durant une semaine toutes vos activités, puis placez les tâches dans les différents cadrants.
Exemple.
Remplacer
- Appel avec mon assistante
- Vérifier la technique du site
- Répondre aux commentaires sur la communauté.
- Acheter des liens
- Appel d'audit
Produire
- Appel coaching
- écrire des articles
- Faire des illustrations
- Faire des formations
Déléguer
- Comptabilité
- Traiter mes e-mails
- Faire des appels de vente
Investir
- Faire un Podcast
- Lire des livres
- Faire des lives bimensuels avec mes clients
Exemple de délégation : ma boîte mail, la communauté et mon calendrier
Mon assistante Miriam a démarré en février 2023.
Sa mission : à la fin de la journée (excepté le week-end), il n'y a plus d'e-mails dans mon inbox, et les questions de la communauté ont reçu une réponse.
Déléguer mes e-mails m'a forcé à extraire ce que je faisais automatiquement depuis des années.
Comment est-ce que j'ouvre des accès à une formation ? Comment est-ce que je renvoie une facture ? Est-ce que je fais une réduction aux bons clients qui me le demande ? Si oui pourquoi ? Comment est-ce que je gère les demandes de remboursement ?
Le mois de février, j'ai passé plus de temps pour l'aider et répondre à ses questions. Je m'étais donné 30 jours pour qu'elle soit autonome dans le 90% du temps.
En 2024, la collaboration fonctionne toujours bien, je lui ai donné l'accès à mon calendrier.
Pourquoi ai-je attendu si longtemps ?
Parce que je n'y avais pas pensé (dans un premier temps) mais aussi parce que je ne me rendais compte qu'une quantité importante d'e-mails qu'elle ne pouvait pas traiter provenait des demandes de rendez-vous (et du déplacement de ceux-ci).
J'ai donc créé une semaine parfaite dans laquelle j'accepte des rendez-vous qu'à certains moments spécifiques (par exemple, jeudi matin, appels pour d'éventuels partenariats, podcasts, interviews, jeudi après-midi appel diagnostic pour mon accompagnement).
La différence est énorme.
Je sais à l'avance à quoi ressemble ma semaine et le temps à ma disposition pour le travail de fond.
Plus que du temps gagné, c'est surtout la charge mentale qui a fondu comme neige au soleil. Je n'ai plus à me dire, il faut encore que je traite mes e-mails.
Et surtout, mon humeur est plus stable car je suis bien moins souvent exposé à des e-mails qui pourraient me mettre de mauvaises humeurs, si je les lisais avant d'avoir terminé mes tâches de la journée.
Comment apprendre à déléguer ?
Si vous avez de la peine à déléguer car vous avez peur de perdre le contrôle, la maîtrise, la vue d'ensemble, allez-y de manière progressive.
Utilisez l'exposition graduelle (commencez par des tâches qui génèrent peu de revenus et peu d'énergie). Engagez un freelance / assistant virtuel, quelques heures par semaine / jour.
Mais dans tous les cas, suivez les étapes qui viennent.
Comment déléguer en 5 étapes : la marche à suivre
Cette étape part d'une vision globale de votre entreprise, et pas uniquement d'une tâche spécifique à déléguer. Si vous êtes pressé de déléguer une seule tâche clairement identifiée, rendez-vous ici.
Pourquoi partir de l'ensemble de votre boîte ?
Parce que vous ignorez ce que vous allez déléguer dans 6 mois, voire une année. Et vous pouvez prendre de l'avance sur le processus de délégation future, sans que ça ne vous prenne beaucoup de temps.
Et même si vous ne déléguez pas le travail, cet exercice vous aide à identifier des optimisations possibles ou des redondances inutiles à supprimer.
1. Définissez le parcours de votre client idéal dans votre entreprise
- Définissez comment il entend parler de vous
- Comment il est qualifié (pourquoi ne travaillez-vous pas avec certaines personnes ?)
- Comment entend-il parler de votre offre ? Est-ce que c'est un panier d'achat en ligne ? Un vendeur qui le contact ? Une offre que vous lui faites au téléphone puis par e-mail ?
- Comment paie-t-il ? Panier d'achat ? Virement bancaire ? Chèque ? Acompte ou totalité du paiement ?
- Que se passe-t-il quand il rejoint les clients ? Un dossier est créé ? Le dossier d'offre est actualisé ?
- Comment se passe le service ? Est-ce qu'il reçoit un paquet par la poste, un accès pour la communauté ? Un collaborateur va lui installer la cheminée qu'il a commandée ?
- Comment allez-vous l'aider à vous recommander ?
Visualisez ça sur un logiciel ou une feuille de papier.
2. Pour chaque étape identifiée, listez les activités secondaires
Par exemple, le client est qualifié par un sondage en ligne (questions auxquelles répondre), puis au téléphone.
- Il y a des activités pour préparer l'appel.
- Des activités à faire pendant l'appel (des questions à poser par exemple)
- Des activités à faire après l'appel (créer une offre, si le client veut rejoindre votre accompagnement).
3. Créer les checklists pour chaque étape
J'explique ici comment créer des checklists utiles (lecture très recommandée). Cliquez ici pour télécharger la checklist pour faire des checklists.
4. Filmez-vous en train d'utiliser ces checklists
Ou laissez les collaborateurs en question se filmer. L'idée est d'avoir trois vidéos d'une personne compétente, qui réalise l'activité définie sur la checklist. J'utilise LOOM pour effectuer ce travail.
J'insère ensuite les liens dans la checklist concernée.
5. Déléguez la tâche en question
- Donnez à la personne la vue globale du parcours client idéal.
- Expliquez pourquoi son job est important (son rôle dans la boîte)
- Dites-lui quoi faire pour quand
- Comment le faire (donnez-lui l'accès aux checklists + vidéos)
- Demandez-lui si elle se sent capable de faire le travail. Si elle hésite... vous pouvez utiliser la méthode FFF d'instruction express qu'on utilise à l'armée.
Astuce pour une délégation encore plus efficace
Voici quelques astuces très pratiques pour réduire la charge de travail dans le processus de délégation.
La règle 1:3:1 pour éviter la délégation inversée
Plus d'infos sur cet article que j'ai rédigé pour le magazine Bilan.
Le montant de la décision déléguée
Il y a bien des années, je gérais des équipes sur des chantiers. Un jour, mon chef me dit "pour toutes les décisions en dessous de 2000 CHF, tu n'as pas besoin de m'appeler pour me demander si c'est ok".
Le montant importe peu. Ce qui compte, c'est de définir un montant à disposition de votre collaborateur pour résoudre les problèmes qu'il rencontre.
Au-dessus du montant, il doit vous appeler en utilisant la règle 1:3:1.
L'instruction accélérée de votre collaborateur
La méthode FFF vous permet de rapidement instruire une personne. Chaque F représente une étape.
- F : faire. Vous montrez le travail à réaliser. Votre collaborateur vous observe.
- F : faire-avec. Vous faites ensemble le travail à réaliser.
- F : faire-faire. Vous faites faire le travail, vous observez et corrigez.
Si après les checklists, les vidéos et le coaching FFF, votre collaborateur est toujours incapable d'effectuer le job demandé, allez voir le recruteur.
Votre délégation ne fonctionne pas quand
Voici 4 signes typiques d'une délégation dysfonctionnelle.
Vous avez de plus en plus de travail
Oui, le contrôle, dans un premier temps, est important. Mais rapidement, cette phase de "coaching, suivi" devrait se réduire à un point de situation par semaine / mois / année.
L'insatisfaction augmente
L'insatisfaction des clients / collaborateurs augmentent, ça signifie que la qualité du travail a changé. Vous n'en êtes peut-être pas conscient, mais une étape importante a été omise, ou alors votre collaborateur se relâche ?
Vous ne suivez pas les tâches déléguées
Si vous me donnez un travail à faire pour jeudi, et que je ne vous envoie rien le jeudi soir, vous devez revenir vers moi vendredi au plus tôt.
Pourquoi ? Parce que ça m'indique que ce travail et cette échéance sont importants. Si vous ne le faites pas, vous m'indiquez que vos échéances sont bidons.
Pas bon pour votre leadership.
Vous ne donnez pas de feedback à vos collaborateurs
Le feedback n'a pas besoin d'être grand, par contre il est important de faire comprendre à vos collaborateurs leur impact dans votre entreprise.
Il est facile de se perdre la vue d'ensemble dans la multitude d'activités à réaliser.
Comme cette histoire le montre bien.
Que faites-vous demande l'homme au maçon :
- Je pose des briques.
Et vous, demande l'homme en s'adressant à un autre maçon ?
- Je construis une cathédrale.
Au boulot !
Julien
