Les 10 lois de l’Organisologie

Cela fait des années que je le dis: il n'est pas nécessaire de s'organiser pour atteindre un objectif.

Mais en vous organisant, vous atteindrez votre objectif avec moins de ressources... et surtout, vous y parviendrez en maintenant un équilibre entre vos différents centres d'intérêt.

Que ferez-vous avec le surplus de ressources (temps / argent / espace mental)?
Cela vous regarde.

Récemment, Richard l'animateur d'un podcast m'a demandé pour présenter la sortie de la deuxième édition du livre 2h chrono de donner 7 conseils pour mieux s'organiser.

Debout face à mon clavier et mon café, je mets dis "Julien... prend de la distance avec toutes les petites tactiques du quotidien... voilà... que dirais-tu à une personne qui commence de zéro et qui n'y connait rien en organisation?"

Et rapidement j'ai listé quelques principes élémentaires...

Je me suis dit "c'est venu trop facile, laisse reposer ces idées et retravaille-les dans quelque temps".

Et après quelques temps je décide de publier les 10 lois de l'Organisologie.

1. Pensez temps effectif plutôt que temps disponible

Croire que nous avons 24 heures à disposition nous amène à dire oui à trop d'activités, trop de tâches, de trop de projets.

Résultat?

Notre optimisme ne tient pas l'épreuve de la réalité.

La première chose à réaliser quand on cherche à organiser est de se demander "qu'est-ce que je cherche à organiser?"

Et si vous prenez de la distance, vous réalisez que vous cherchez peut-être à organiser des tâches, un projet, une équipe ou une entreprise... mais surtout, vous cherchez à optimiser le fonctionnement d'un système complexe appelé: corps.

Et votre corps a besoin d'énergie pour fonctionner.

Cette énergie, il va la prendre en mangeant.

Manger nécessite de l'argent et du temps (votre temps de travail sert en partie à remplir votre frigo).

Cette énergie, il va la prendre en dormant.

Dormir est gourmand en temps (8 heures de sommeil par nuit).

Sans oublier que nous vivons dans un monde complexe et incertain, ce qui signifie qu'il n'y a pas de garanties pour les résultats futurs.

Pourquoi faudrait-il sacrifier notre présent à travailler dur alors qu'il n'y a pas de certitudes?

Donc... vous pouvez aussi déduire de vos journées le temps nécessaire à profiter de la vie: une série Netflix par ci, du badminton avec vos amis, une balade avec vos enfants.

Petit exercice: soustrayez à vos journées le temps nécessaire pour votre énergie (sommeil, travail, alimentation)...

Puis supprimez le temps consacré à vos passions et vos relations...

Et vous réalisez que votre temps effectif n'est pas de 24 heures.

Et vous réalisez que vous avez peut-être 1 heure de temps à disposition par jour.

Planifiez en pensant au temps effectif.

2. Pensez énergie plutôt que temps effectif

Souvenez-vous d'un moment où vous avez tenté de travailler en étant fatigué.
Vous avez le moment en tête?

Est-ce que vous étiez efficace?
Non?

Laissez-moi deviner: vous avez fait plus d'erreurs que d'habitude... vous avez eu des problèmes à rester concentré? Vous étiez irritable?

La deuxième loi est de faire les bonnes choses au bon moment. Et comment on trouve le bon moment? En réfléchissant à notre énergie.

Notre corps passe par plusieurs phases... jour après jour, semaine après semaine, mois après mois... il y a des répétitions qui se succèdent, comme les saisons qui passent.

Vous viendrait-il à l'idée de planter vos fleurs en hiver?

Gardez cela en tête et demandez-vous quand il est plus opportun pour vous de faire une certaine tâche.

Pour ma part:

  • Le matin, les tâches qui nécessitent du jus de cerveau (donc les tâches importantes et rarement urgentes).
  • L'après-midi: les tâches sociales (travail à fournir pour une autre personne, rendez-vous, administratif).
  • Le soir: détente

Vous aurez peut-être d'autres préférences, en fonction de votre chronotype.
Scott Adams en parle dans son livre "How to fail at almost everything and still win big": l'un des cinq éléments du bonheur est l'horaire flexible. Car il vous permet de faire les choses quand bon vous semble.

Demandez-vous: à quel moment je suis le plus efficace?

3. Pensez environnement plutôt que volonté

Vous pouvez avoir toute la volonté du monde, si je vous plonge dans une eau à 10 degrés, tôt ou tard, vous allez mourir.

Pourquoi donc pensez-vous que votre volonté est toute puissante face à d'autres éléments de votre environnement... comme les notifications... ?

Chaque fois que vous utilisez votre volonté pour résister à une distraction et rester concentré, vous utilisez de l'énergie qui ne peut pas être utilisée sur d'autres activités.

Si cela devait arriver qu'une seule fois dans la journée, OK. Mais aujourd'hui, des milliers de gens talentueux gaspillent leur vie dans les distractions technologiques.

Depuis des années j'utilise mon environnement pour m'aider à exécuter mes plans.

  • J'écris cet article dans un train, avec un casque antibruit sur les oreilles.
  • J'ai une kettlebell dans ma salle de travail pour me rappeler à faire du sport.
  • Je n'ai pas de chips ou de bonbon chez moi...

Dans son livre "how to take smart notes" Sönke Ahrens explique que le point commun de ceux qui se disciplinent est leur capacité à utiliser leur environnement au service de leurs intérêts.

Aujourd'hui demandez-vous quelles sont les actions uniques qui vous permettront de paramétrer votre environnement en mode "FOCUS"?

4. Pensez équilibre général plutôt que maximisation spécifique

"L'existence continue des systèmes complexes interactifs est fortement liée à la prévention de la maximisation d'un des éléments du système" Gregory Bateson

Je me souviens que la première lecture de cette phrase m'avait donné une bonne grosse claque mentale comme je les aime.

Relisez la phrase pour bien l'internaliser.

La spécialisation a longtemps été à la mode.
Mais est-ce vraiment le cas?

Quelques décennies à vrai dire. Les 30 glorieuses. Là où nous avions besoin d'être ultraspécialisés pour pouvoir avoir un job qui paye bien.

Mais dans un environnement chaotique, ce sont les généralistes qui prospèrent... et les spécialistes qui stressent.

Il en va de même pour votre organisation: si vous mettez tous vos oeufs dans une seule activité (par exemple votre carrière ou votre business) alors si vous avez de la malchance, tout s'effondre.

Pensez 4x4 plutôt que Porsche.

Comment y parvenir?

Reprenez les éléments qui vous permettent d'avoir de l'énergie... et faites-en des standards.

Limitez-vous: imposez-vous une limite maximum pour les choses qui ne desservent pas vos intérêts... et imposez-vous une limite minimum pour les activités qui servent vos intérêts

Gardez en tête la citation de Garret Hardin: La stabilité d'un environnement interne est la condition nécessaire d'une vie libre. Paradoxalement, le contrôle augmente la liberté.

5. Pensez régularité plutôt qu'intermittence 

La plupart des gens travaillent par intermittence.

Un jour ils sont motivés, ils donnent tout ce qu'ils ont (sprint) puis l'absence de motivation frappe.
Et les gens retombent dans leurs vieux schémas.

Si vous avez déjà fait un feu, vous réalisez qu'il est plus facile de redémarrer un foyer qui a encore des braises... que de faire un feu en partant de zéro.

Derrière cette analogie se cache la loi du momentum: mettre et arrêter un objet en mouvement nécessite plus d'énergie que de laisser l'objet dans son état actuel.

Donc... plutôt que de penser à être une personne exceptionnelle, penser à devenir une personne régulière.

  • Tous les jours, lire un peu.
  • Tous les jours, écrire un peu.
  • Toutes les semaines, s'entraîner.
  • Toutes les semaines, se refuser un plaisir.
  • Tous les mois, faire les comptes
  • Tous les mois, faire une revue et se fixer les objectifs du mois suivant.

Ceci n’est qu'une petite liste d'exemples, mais en étant régulier, vous pourrez petit à petit augmenter la quantité de vos efforts.

Avec les années qui passent, votre discipline sera (presque) inébranlable.
Par où commencer? Mesurez avec régularité (Loi N°9) ou... mettez en place une revue hebdomadaire.

6. Pensez à supprimer avant d'ajouter

Une personne qui veut améliorer sa santé peut commencer par ajouter: s'inscrire dans un fitness, prendre des cours de cuisine. En ajoutant, les ressources à sa disposition diminuent.

Cette personne peut également supprimer: arrêter de boire de l'alcool, arrêter de fumer, arrêter le sucre. En arrêtant, les ressources à sa disposition augmentent.

Je ne dis pas que c'est facile: la résistance du changement est la même. Mais il est souvent plus facile de savoir quoi arrêter... et au final, on économise des ressources.

Demandez-vous: quelles sont les choses que je peux arrêter de faire pour m'aider? Quelles sont les relations que je peux mettre sur pause? Quels sont les objets que je peux bazarder?

7. Pensez agenda plutôt que to-do liste

Ce qui n'est pas dans l'agenda sera rarement fait.

Bazardez votre to-do liste qui s'allonge au fil des heures. Insérez vos tâches dans votre agenda.
Cet exercice vous forcera à estimer la durée de vos tâches.

Évidemment, vous aurez les yeux plus gros que l'agenda et au début, vous n'arriverez pas à planifier correctement. Mais avec le temps qui passe et vos revues hebdos, vous serez en mesure d'établir des durées de références pour les tâches répétitives.

  • 8 heures pour écrire un article.
  • 30 minutes pour répondre à mes emails de la journée.
  • 1 journée pour faire une vidéo de 20 minutes
  • 20 minutes pour m'entraîner
  • 1 semaine pour créer un nouveau programme

Avec le temps, vous serez en mesure de planifier de plus en plus précisément. Cela ne vous protégera pas des imprévus, mais cela réduira leur quantité.

8. Pensez à mesurer avant d'agir

Pour certains, leur mode par défaut est la résistance: le procrastinateur qui fait le tour de son frigo, se tire un café, puis range ces chaussettes... ou le perfectionniste qui relit pour les 12 fois son article qui est prêt depuis 3 mois...

Pour d'autres, c'est l'action :

  • l'entrepreneur ambitieux qui saute sur le dernier outil de productivité à la mode... par peur de manquer une opportunité...
  • ou le fan de développement personnel qui achète beaucoup trop de livres... sans vraiment se demander de quoi il a besoin.

Les deux modes peuvent être utiles, quand ils sont bien dosés: parfois il faut patienter, attendre, temporiser, et parfois il faut avancer rapidement, agir même si c'est imparfait.

Cette dernière loi est une activité à réaliser avant de sauter dans l'action.

Parce qu'une fois dans l'action, il se passe quelque chose d'injuste:
Plus vous progressez, moins vous voyez les effets de vos actions.

Comme une bougie que l'on allume dans une chambre noire.

  • L'effet de la première bougie est remarquable: de la pénombre, on passe à la lumière.
  • L'effet de la deuxième bougie est visible...
  • L'effet de la troisième bougie se voit encore...
  • Mais l'effet de la 54e bougie que vous allumez sera totalement inaperçu. Sauf?

Sauf si vous tenez les comptes.
Donc mesurez.

Mesurez avant de commencer (si vous souhaitez arrêter un comportement)
Mesurez dès que vous commencez (si vous souhaitez créer quelque chose et mettre en place un standard).

9. Pensez action avant réflexion 

La réflexion a été mise en avant bien trop longtemps par des académiciens qui avaient un intérêt à promouvoir la réflexion, la masturbation mentale et la théorisation.

Les gens qui changeaient le monde étaient trop occupés à agir et changer le monde (et ne prenaient pas le temps d'écrire).

Sans oublier que l'une des excuses les plus subtiles de notre résistance humaine (de notre peur du changement) est de ne pas se sentir prêt et d'avoir besoin de plus d'informations.

Il faut que je lise cet article... il faut que je lise ce livre... il faut que je regarde cette vidéo YouTube.

Qui va apprendre à nager le plus rapidement?

Celui qui va acheter un gilet gonflable et sauter à l'eau?

Ou celui qui va lire tous les livres sur la natation qui se trouvent dans sa bibliothèque préférée?

Alors évidemment, cela ne signifie pas qu'il ne faut pas se documenter et se renseigner: notre vie est trop courte pour perdre celle-ci sur des erreurs qui ont déjà été faites par d'autres.

Mais cela signifie qu'il faut mettre une date limite à votre recherche d'information.

Cela vous incitera à bien réfléchir aux livres qui nécessitent votre attention... et ceux que vous pouvez ignorer.

Astuce: sélectionnez des livres anciens et évitez les bestsellers.

Une fois en mouvement, demandez-vous: quel feedback me permettra de savoir que je suis dans la bonne direction?

10. Penser à vous avant les autres

Même  (surtout) si vous êtes une mère de famille qui donnerait pour ses enfants (je le sais, j'ai aussi une maman). Votre dévouement est honorable, mais vos enfants profiteront au mieux de leur maman si celle-ci est en forme.

  • Si vous êtes un manager, votre équipe profitera au mieux de vous si vous avez l'esprit reposé.
  • Si vous êtes un entrepreneur, vos clients auront les bonnes solutions à leur problème si vous arrivez à prendre du recul...
  • Si vous êtes un humain, vous apporterez plus de valeur à la société si vous prenez soin de vous comme vous le feriez pour une personne pour laquelle vous êtes responsable (c'est une longue phrase, j'en ai conscience).

Par où commencer?

Par la loi qui vous appelle le plus.

Julien

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