Il y a des tâches qui reviennent à intervalles réguliers. Ce sont les tâches récurrentes.
Beaucoup utilisent leur agenda, ou des rappels sur leur téléphone, pour ne pas oublier ces tâches récurrentes.
Si ça fonctionne pour vous, continuez ainsi.
Mais si vous déplacez régulièrement les rappels, si vous les ignorez ou si vous ne les réalisez pas, alors vous êtes en présence d'un système dysfonctionnel.
Un système qui vous rappelle, jour après jour, que ces tâches ne sont pas importantes, ou pire encore, que vous n'êtes pas capable de tenir vos engagements.
Il y a mieux bien mieux à faire.
Ma manière de gérer mes tâches récurrentes depuis 2018
J'utilise mes révisions pour planifier les tâches récurrentes.
J'ai bien dit "planifier" et pas "faire".
Chaque vendredi, j'effectue ma révision hebdomadaire, et au moment de planifier la semaine à venir, j'ouvre mon agenda, et je choisis les moments adéquats pour effectuer ces tâches récurrentes.
En fonction de la périodicité des tâches, j'utilise la révision quotidienne, mensuelle, trimestrielle ou encore annuelle.
Pourquoi ça fonctionne (et les effets bénéfiques pour votre système d'organisation)
Ça fonctionne car vous planifiez au moment opportun. Là où les rappels de type "faire cette tâche tous les lundis matin à 10h jusqu'à ma mort" vont tomber, tôt ou tard, sur une réunion, un rendez-vous, vos vacances ou votre mort.
Le fait de planifier de semaine en semaine vos tâches récurrentes hebdomadaires, vous permet d'adapter en fonction du contexte temporellement proche.
- Planifier trop tôt : perte de temps
- Planifier trop tard : réactivité, manque d'anticipation.
Un autre bénéfice : les tâches récurrentes à planifier durant les révisions augmentent l'importance de faire ces révisions.
Si vous ne faites pas vos révisions, rapidement les problèmes arrivent.
Ça m'est arrivé il y a quelques jours, quand j'ai reçu, pour la première fois, à l'âge de 37 ans, un deuxième rappel, avec menace de mise en poursuite... tout ça parce que je n'avais pas scanné ma paperasse depuis quelques semaines.
Un dernier bénéfice : vous réévaluez la pertinence des tâches récurrentes.
Est-ce toujours d'actualité ou existe-il désormais un moyen de supprimer, déléguer, automatiser cette tâche ?
Exemple de tâches récurrentes
Planifier la création de ma newsletter (2h)
Lancer un crawl ahref (2 min)
Planifier le scannage de la paperasse
Planifier l'arrosage des plantes
Le risque de faire plutôt que planifier
J'ai souvent des clients qui me disent "je n'aime pas faire ma révision hebdo, car elle dure 3 heures".
Forcément, si vous rattrapez durant votre samedi matin tout ce que vous n'avez pas fait la semaine passée + les tâches récurrentes, vous tiendrez 3 semaines.
C'est pour cette raison que je PLANIFIE mes tâches récurrentes sur la semaine à venir. Subtilité qui a son importance, quand on cherche à mettre en place une habitude.
Exemple de tâches non récurrentes
- Les tâches isolées comme "amener des fleurs à ma maman".
- Les tâches projets comme "réserver les billets de train pour Berlin" ou "supprimer mon abonnement Activecampaign".
Note : au sein d'un projet, je peux avoir des tâches récurrentes, c'est le cas de mon projet LinkedIn "écrire et poster 3 posts sur LinkedIn" qui revient semaine après semaine.
Je gère ça au niveau de mon projet : je ne vais pas ajouter ce rappel de tâche récurrente dans le modèle de ma révision hebdo (redondance d'information).
Par contre, dans mon modèle de révision hebdomadaire, j'ai une activité qui consiste à "actualiser mes projets". C'est à ce moment-là que je vois les tâches pertinentes à planifier dans la semaine à venir.
Laissez le contexte vous rappeler des tâches récurrentes
Je n'ai pas de tâche récurrente qui me rappelle de sortir les poubelles : le contexte s'en charge très bien. Je vois que la poubelle est pleine. Ma femme me fait une remarque ou ça se met à puer.
Ne planifiez pas tout. Vous avez encore un cerveau organique et un contexte qui vous rappellera certaines tâches.
Restez pro et au boulot.
