Réunionite aigüe: Comment les éviter ?

Avez-vous déjà été victime de réunionite aigüe?

Vous êtes convié par e-mail à une réunion sans vraiment savoir ce que l'on attend de vous. Et une fois sur place, vos doutes se vérifient: 

• Le type qui organise cette réunion commence à parler de son projet sans connaître le but de la séance, 
• le temps de la séance est inconnu (entre une et deux heures)
• et ce qui est attendu des participants est un mystère.

Vous roulez des yeux, regardez votre collègue qui a déjà ouvert son pc et qui commence à traiter ses e-mails. Il est malin lui. Mais ce n'est pas le seul, sur les 44% des gens qui utilisent leur outils technologiques en séance, 57% traitent leurs courriels (sources en fin d'article).

Et puis vous regardez la chaise vide à côté de vous et vous vous dites que vous auriez dû faire comme Marc... inventer une excuse bidon pour vous défiler. Pourquoi il s'en sort toujours lui?

Le boss sort toutes les 10 minutes pour prendre un téléphone et vous vous demandez pourquoi vous n'avez pas pris votre ordinateur avec vous...

Si au moins vous étiez plus nombreux, vous pourriez faire une petite sieste (32% des cadres interrogés avouent s'être déjà endormis en plein milieu d'une réunion).

Les réunions improductives, chaque professionnel les connait

On aime en parler, on aime critiquer, mais finalement... pourquoi ce "mal" qui coûte (112'445 euros pour le coût de 20 cadres en séance hebdomadaire) continue d'être si fréquent?

Mon avis, la productivité n'est pas la seule unité de mesure dans une entreprise.

• Qu'en est-il d'être bien perçu? (en invitant son supérieur)
• Qu'en est-il d'avoir des supporters (en invitant son collègue acquis à notre idée)?
• Qu'en est-il de la remise en question (en cessant d'inviter le stagiaire à qui on ne sait pas quoi faire faire)?

Si les cadres sont touchés par la réunionite aiguë et que rien ne change (ou si peu) depuis tant d'années, c'est que celles-ci apportent forcément quelque chose (ou nous permettent d'éviter quelque chose d'inconfortable comme... la remise en question).

On participe à une réunion sans ordre du jour et on se dit qu'on pourra:

• Traiter nos e-mails.
• Faire une petite sieste.
• Revoir des collègues que l'on n’a pas croisés depuis longtemps.

Et surtout, on fait ce qui a toujours été fait. Ainsi on évite de mettre notre égo en porte-à-faux. Car changer, c'est prendre le risque de se planter et inévitablement de se faire juger. Ainsi, derrière une bonne réunion, il y a avant tout des personnes qui ont le courage de défier le statu quo.

Le vrai problème des réunions

En fait, le problème, ce n'est pas la durée ni la quantité de réunions auxquelles on participe. Le vrai problème c'est la conduite et l'animation de ces réunions.

Quand c'est bien fait, les réunions de travail peuvent vraiment nous permettre d'avancer sur nos problèmes, dossiers ou projets.

Et pour transformer vos réunionites en séances de travail productives, il faut accepter l'idée suivante:

Vous devrez accepter de troquer de la popularité sur le court terme, pour du respect sur le long terme.

Si vous acceptez cette idée, alors les avantages pour vous et votre carrière sont nombreux:

1. Vous aidez les gens
2. Vous vous sentirez mieux
3. Votre carrière sera boostée (quoi de mieux que de briller tout en aidant les gens à passer un meilleur moment?)

De quel côté allez-vous vous placer?Faire ce qui a toujours été fait ou prendre le risque de changer?

Dans la suite de cet article, vous découvrirez 2 quizz et deux méthodes pour améliorer la qualité des réunions qui prennent place dans votre entreprise. Que vous soyez un participant ou un organisateur de réunion.

Et juste avant d'aborder les 2 méthodes pour réduire les séances de travail non productives, définissons la réunionite pour s'assurer de ne pas nous tromper de cible.

Définition de la réunionite

Séance de travail inutile, sans objectif clair, rassemblant des personnes qui ne savent pas quoi faire (vu qu'aucun objectif n’a été défini). Parfois, la séance inutile est organisée par un type qui se met en avant, ce qui rend la réunionite encore plus désagréable.

Définition d'une séance de travail efficace

• Rassembler au minimum deux personnes pour travailler dans un but spécifique.
• Une réunion est une machine (input/output)
• Une réunion est un scénario intéressant
• Une réunion est une expédition

Alors, comment faire pour transformer les réunions ennuyeuses et inutiles en séances de travail performantes?

Réduire les réunionites en tant que participant

Souvent, en tant que participant, on se dit que les dés sont jetés et que nous n'avons aucune influence sur l'organisation de cette réunion. Mais c'est faux. Vous pouvez influencer en aidant l'organisateur de la réunion.

Si possible, avant la réunion pour des questions d'organisations, mais également pendant la réunion, pour l'animation. On en parlera un peu plus loin, mais la meilleure chose que vous pouvez faire en tant que participant, c'est de ne pas participer à la séance.

Pourquoi? Parce que plus les participants sont nombreux,

• moins l'animateur peut observer les réactions de chacun,
• moins les gens vont s'investir dans la séance.

Ce concept prend le doux nom de Social loafing (flânerie sociale) 

Définition de la flânerie sociale 

Selon Julie Gauthier, Le « social loafing » ou la flânerie sociale est un des effets négatifs d’une dynamique de groupe. Ce fléau se produit parce que généralement, un être humain normalement constitué fournit un effort moins grand en situation de groupe que lorsqu’il est seul à conduire la barque, ou autrement dit, quand il doit répondre seul de ses actes.

Mais sur un plan plus individualiste, si vous ne participez pas à la séance, vous pourrez avancer sur vos projets. 

Technique N°1 pour réduire les réunionites: l'infographie / quiz décisionnel

J'ai transformé une infographie de Lomig Guillo, en quiz. Lorsque vous recevez une invitation à une réunion, vous chargez le quiz et vous répondez aux questions. À la fin vous aurez un résultat et des conseils pour mettre en pratique le résultat obtenu (sans passer pour un salaud).

Quiz - Devez-vous vous pointer à cette réunion?

Technique N°2 - Aidez (intelligemment) l'animateur

Il est important d'avoir une position "basse" lorsque vous souhaitez aider l'animateur. Autrement, celui-ci peut vous en vouloir d'intervenir dans son événement ou de l'afficher comme incompétent. Personne n'aime ça.

L'idée est de poser des questions que l'animateur pourrait éviter pour plein de raisons (peur d'être perçu comme une personnalité trop sévère, etc.)

Si l'objectif n'est pas formulé:

• Peux-tu nous rappeler le but de cette séance?
• Nous avons 45 minutes à passer ensemble, que souhaites-tu obtenir comme résultats à la fin de celle-ci?

Si les gens ont tendance à vérifier leur smartphone

• Ah, j'allais oublier de mettre mon smartphone en mode silencieux

Si une personne ne parle pas / reste en retrait

• Donnez votre avis et demandez l'avis de la personne qui ne parle pas

Technique N°3 - Utilisez un réuniomètre

Si l'animateur / l'entreprise veut en savoir plus sur le coût invisible d'une réunion, alors il existe des réuniomètres. Cliquez ici pour être redirigé sur un site qui vous permet de voir en direct le coût d'une réunion.

Naturellement, il existe d'autres moyens d'aider l'animateur d'une séance de travail afin d'éviter que celle-ci se transforme en réunionite. Inscrivez votre e-mail ci-dessous pour télécharger la check-list anti-réunionite.

À présent... découvrons ensemble:

Les bonnes pratiques en tant qu'organisateur de réunions

Si vous êtes un organisateur de réunion, alors voici les problèmes principaux recensés par Tom LaForce, auteur du livre Meeting Hero (que je vous recommande):

• Ils ne se préparent pas
• Ils ne savent pas appliquer ce qu’ils prétendent comprendre
• Ils n’ont pas la discipline de faire ce qu’ils souhaitent faire
• Ils n’ont pas le courage de mener la séance

Première étape pour l'organisateur: est-ce qu'une réunion doit avoir lieu?

Dans le livre "Make every Meeting matter", Elizabeth Grace Saunders invite chaque organisateur de réunion à se poser les questions suivantes avant même de penser à organiser une séance de travail.

J'ai également fait un quiz pour vous faciliter le travail ;-)

Quiz - Devez-vous organiser cette réunion?

Vous venez de réaliser le quiz et vous devez organiser une séance? Découvrez à présent deux méthodes.

Deuxième étape pour l'organisateur - 2 méthodes pour éviter les réunionites

Je donne à présent la parole à Jean-Pierre Besse, spécialiste en animation des réunions.

#1 La méthode T.O.P

Seriez-vous d’accord de monter à bord d’un avion et de vous envoler vers une destination que ni vous, ni le pilote ne connaissez à l’avance ?

Peut-être êtes-vous un aventurier et que cela ne vous gênerait pas.

Ou alors, êtes-vous comme la plupart d’entre nous qui regardons la destination s’afficher avec l’heure du décollage. Nous sommes prêts à partir, nous nous sommes préparés à l’avance, voire parfois même avec beaucoup d’avance pour faire face aux imprévus. 

L’avion décolle, les écrans affichent le positionnement précis minute par minute, et ils indiquent l’heure d’arrivée à destination. Ça, c’est vraiment TOP !

Quel rapport avec une réunion me direz-vous ? 

C’est simple, au contraire d’un pilote, nous partons en séance sans avoir pris le temps de préparer le déroulement. En quelque sorte le plan de vol. Nous décollons sans avoir préalablement préparé le thème principal d’une réunion.

Encore moins poser un objectif pour s’assurer de maintenir le cap en cas de turbulences. Sans oublier les plans qui ne sont pas toujours explicites et qui se rappellent à nous lors de la lecture du PV lors de la séance suivante.  

Vous êtes nombreux à penser que l’envoi de l’ordre du jour est suffisant. De peur de manquer, vous y ajoutez plusieurs points à l’ordre du jour.

Ce que je constate bien souvent, c’est ce sentiment de frustration qui apparaît et s’intensifie tout au long de la réunion jusqu’à provoquer un traitement succinct d’un point important par manque de temps. Tout le monde stresse, car l’heure tourne, le retard guette et chamboulera toute l’organisation prévue. 

Ce n’est vraiment pas TOP !

Par contre, la solution que je vous propose est TOP, croyez-moi. 

Dans le cadre de mes formations, les participants ont l’occasion de tester et de s’apercevoir de la différence entre une séance qui est TOP et une qui ne l’est pas.

Alors, qu’est-ce qui se cache derrière ces trois lettres. 

Un acronyme de plus me direz-vous. Et bien oui, mais celui-là, il a l’avantage d’être court. 

TOP signifie :

1. Thème : votre réunion doit avoir une thématique centrale. Telle une boussole, elle vous permettra de maintenir le cap et ne pas vous perdre lors de discussions longues et fastidieuses. Le thème bien posé sera un allié précieux pour le meneur de séances.

2. Objectif : « Nul vent n’est favorable à qui ne sait où il va » selon la célèbre citation de Sénèque. Maintenant que vous êtes équipés d’une boussole, il vous suffit de fixer un CAP. C’est-à-dire de définir la route vers un point d’arrivée pour chaque sujet, ou si vous préférez, un objectif mesurable par un simple oui ou non. 

Par exemple :

• Avons-nous été informés ? 
• Devons-nous décider ? 
• Avons-nous défini les ressources nécessaires pour la réalisation ? 
• Le plan d’action est-il mis à jour ?

3. Plan : Pour éviter les faux départs, le plan est nécessaire.

Passage obligé pour assurer la liaison entre la réflexion et l’action, il précise les ressources, il nomme des responsables et indique le résultat attendu. Précieux lorsque la motivation baisse et les délais s’allongent. Il sert de carte pour celui qui sait où il va !

Lors de votre prochaine réunion, demandez-vous si vous êtes au T.O.P.

Thème / Objectif / Plan d'action

#2 Le stand-up meeting

L’intérêt principal des réunions peut se résumer en une phrase : tirer parti de la force du groupe pour servir la construction et le développement d’un service ou d’un projet. 

À de nombreuses reprises, des études ont démontré que les réunions, en plus d’être souvent chronophages, n’étaient pas toujours utiles. Des réunions longues avec un faible niveau d'énergie ont plutôt tendance à perturber voire même à pénaliser le bon déroulement de la journée et en fait de réduire la dynamique personnelle.

Pour rendre les réunions plus efficaces, nul n'est besoin de les imposer à l’heure du déjeuner ou d’exiger des orateurs de tenir un poids de plusieurs kilos à bout de bras afin de réduire leur temps de parole. 

Par contre, la position debout apporte quant à elle un regain de productivité et génère plus d’idées. À noter que cette méthode ne relègue pas l’objectif au second plan. Bien au contraire, il reste prioritaire comme vous l'avez vu avec la méthode TOP.

Le saviez-vous?

Dans l’une de ses recherches, Allen Bluedorn, professeur d’études commerciales à l’Université du Missouri, a pu démontrer que les séances assises duraient au moins 34% plus longtemps que celles menées debout, sans pour autant parvenir à de meilleurs résultats.

Avec un «stand-up meetings», le fait d’être debout empêche l’avachissement progressif des participants qui se désintéressent rapidement et qui réduisent, par conséquent, l’interactivité pour traiter les points mis à l’ordre du jour.

Grâce au « stand-up meetings », les collaborateurs peuvent s’exprimer plus librement et de manière spontanée. Ils exposent l’état d’avancement de leurs travaux et prennent des engagements envers leurs collègues. La position debout renforce l’attention de tous. Elle encourage aussi à se dire les choses plus rapidement et clairement. 

Grâce à une gestuelle plus vive et visible, le langage corporel viendra s’ajouter aux mots et ainsi renforcer le message.

La rapidité cumulée au haut niveau d'énergie de ce type de séance sert l'objectif et concentre l'équipe vers la bonne direction. Cependant, comme il est plutôt inconfortable de rester debout trop longtemps, mieux vaut ne pas trop faire durer la séance.

Autrement, les participants risquent de davantage se concentrer sur leur incommodité que sur la discussion. Pour éviter cela, un stand-up meeting ne devrait pas excéder 15 minutes.

Si vous adoptez cette méthode à quelques reprises, vous réduirez sensiblement les effets de la réunionite comme présentés avec humour dans la vidéo « ça suffit la réunionite » et gagnerez, à ne pas douter, plus de temps pour vous consacrer au développement de votre équipe et vos affaires. Alors, levez-vous (c’est bon pour la santé) et savourez les bienfaits des séances courtes et efficaces !

Transformez votre réunionite en séance de travail, le mot de la fin.

Le vrai problème n'est pas la quantité de réunions mais leur animation. Une séance doit être préparée comme une expédition.

Organiser et mener des séances de travail est un art. Il faut des compétences rationnelles (définir un objectif, établir un plan, trouver un bon lieu), mais également des compétences interpersonnelles développées. Car il faut (en tant qu'animateur) aller chercher les introvertis, calmer les extravertis, lire les langages du corps... et surtout, avoir le courage d'animer la réunion.

Dans les prochaines semaines, d'autres articles sur le sujet seront publiés. Vous pouvez vous inscrire ci-dessous pour télécharger la check-list anti-réunionite (basée sur le livre Make every Meeting matter) et être notifié des prochains articles sur le sujet.

Les auteurs de l'article

Jean-Pierre Besse

Il intervient depuis plus de 15 ans, auprès d’organismes de formation et entreprises pour développer les compétences des cadres dans les domaines du Management et du Leadership. Son approche est de privilégier l’humain avec son environnement afin de stimuler l’efficacité personnelle et l’intelligence collective.

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