Note de frais avec le logiciel gratuit Jenji

Il y a des sujets dans la vie qui ne sont pas sexy, mais qui doivent être traités. Le sujet "note de frais" fait partie de ces sujets.

Parce qu'une fois que les dépenses sont centralisées au même endroit... vous avez petit à petit une vue d'ensemble sur combien vous coûte votre business et ce que vous avez à disposition pour tester de nouvelles pratiques et vous améliorer.

Sans cela, vous y allez au petit bonheur la chance et en fin d'année... vous repoussez l'échéance des impôts parce que vous procrastinez...

Il est pas étonnant que tant de gens procrastinent lorsqu'il s'agit du travail administratif:

Primo, ce n'est pas très enrichissant, deuxio, il y a souvent beaucoup de friction:

Où ai-je mis cette dépense? Dans la boite à gant de la bagnole? Où ai-je classé ce document? Est-ce qu'il y a de la TVA? Pas de TVA?

Bref...

Jusqu'en 2020, je gérais mes dépenses et notes de frais d'une manière archaïque

Chaque fois que je recevais une facture, je glissais celle-ci dans un dossier Google Drive. Je taguais celle-ci avec un mot-clé et chaque mois, au moment de payer mes factures, je recherchais le mot-clé en question... pour afficher toutes les factures à payer.

Une fois la facture payée, je changeais le mot-clé.

Bon je l'admets... y'a pire que ça... mais le problème concernait la vue d'ensemble de mes dépenses. Les notes de frais, les tickets de restaurant et autres dépenses en tout genre, je les enregistrais dans l'application de note de frais gratuite Jenji. Le reste se trouvait dans Google Drive.

En créant mon entreprise, j'ai réalisé que je ne pouvais plus gérer ces dépenses comme un touriste. Je devais... améliorer mon système et... m'organiser ;-)

Alors certains d'entre vous me diront "tu devrais travailler avec un comptable / fiduciaire".

Oui... c'est mon cas, mais cette personne a besoin d'avoir de quoi travailler.

Et la partie "récolte" est une activité qui est difficile à déléguer: à moins d'avoir les moyens d'avoir votre comptable qui vous suit au fil des heures pour récupérer vos reçus de restaurant... cette étape du processus (la récolte) c'est à vous de vous y coller.

Ou alors... vous vous dites "je m'en fous de mes reçus, je préfère payer plus d'impôts que de me prendre la tête avec ça". Ce qui est une décision comme une autre.

Si vous partez pour récolter vos justificatifs, Google Drive fait l'affaire. À la fin de l'année, ou à chaque trimestre, vous partagez le dossier en question à votre comptable et ensuite il se débrouille.

Mais certaines dépenses manqueront... et elles ne pourront pas être comptabilisées dans votre déclaration d'impôts. Schade!

Sans oublier que mon système avait trop de friction... et ne me permettait pas d'avoir une vue globale sur mes dépenses au fil des mois...

Je me suis donc penché sur ma gestion des notes de frais avec le but de l'améliorer.

Certes, mon rêve aurait été de pouvoir centraliser cette partie de mon système dans mon cerveau numérique... mais il faut l'admettre, Workflowy n'est pas un logiciel comptable. Donc j'ai fait quelques recherches de logiciels prometteurs et mon choix s'est arrêté sur Jenji.

Mais tu utilisais déjà Jenji?!

Oui, uniquement pour prendre en photo mes tickets de caisse. Quand j'achetais un micro chez Médiamarkt, hop, je prenais le ticket en photo et me débarrassait immédiatement de celui-ci.

Mais après avoir fait pas mal de recherches, j'ai réalisé que la plupart des logiciels mettent en avant l'automatisation de la récolte des informations... en théorie, alors que dans la pratique, ces logiciels sont loin d'être efficaces.

Certains ne se connectent pas à ma banque, d'autres ne se connectent pas à Paypal ou encore à Stripe. D'autres me font mal au crâne rien qu'en les ouvrant...

Et il y a tellement de dépenses variées possibles... que vous aurez toujours certains logiciels qui ne vous envoient pas de factures par email...

Et à la fin de l'année, vous devez prendre une lampe frontale et partir en expédition administrative.

J'utilise Jenji pour 4 raisons

1. Il ne me promet pas une demi-automatisation foireuse

J'ai testé des logiciels qui utilisent l'argument de l'automatisation, mais j'ai réalisé qu'un travail manuel subsiste. Plutôt que de me dire "le logiciel se charge du travail", j'ai préféré accepter l'idée que je devais, 15 minutes par mois, gérer mes dépenses (en plus de ma compta).

Quand vous avez un système en place, avec des revues quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, il est facile de rajouter une tâche et de créer une nouvelle habitude.

Donc à la fin du mois, je passe en revue les dépenses de ma carte de crédit + je vais récolter les factures qui ne sont pas automatiquement envoyées par certains logiciels que j'utilise (Deadline Funnel, Podia, etc).

2. Il est fiable

En gros Jenji, cela fait plusieurs années que je l'utilisais uniquement depuis mon smartphone et j'ai récemment réalisé que mes justificatifs étaient toujours disponibles (avec la pièce jointe évidemment). Cela me donne confiance.

3. Il est simple

Jenji, c'est un tableau excel simplifié avec les pièces jointes en plus. Le système de catégories et de mots-clés vous permet d'ajouter de la complexité si vous le souhaitez. Par exemple, si vous payez la TVA, vous pouvez inscrire le tag "TVA International"

Si vous avez parfois tendance à payer avec Paypal alors que vous vous êtes juré de ne plus le faire... vous pouvez créer un mot-clé paypal afin de facilement regrouper ces dépenses.

Bref, dès que l'on est un peu créatif, on réalise que le système de mots-clés peut beaucoup nous aider.

4. Il est gratuit

Habituellement cela n'est pas un argument, car un logiciel gratuit n'est pas un logiciel durable. Mais Jenji est utilisée par de grands groupes et ils peuvent se permettre d'offrir la version solo.

Oui, voilà.

À quoi ressemble Jenji?

Ouvrons le capot de ce logiciel de note de frais et explorons celui-ci.

Quand vous vous connectez, vous arrivez sur une vue d'ensemble de vos dépenses. C'est par forcément utile. Ce que je vous recommande plutôt de faire, c'est directement d'aller dans l'onglet "configuration".

Là vous pourrez inscrire le pays par défaut, la devise par défaut ainsi que le compte de prélèvement par défaut.

Ensuite, je vous invite à définir des catégories. Basez-vous sur ce que vous faites actuellement et au fil des dépenses, créez de nouvelles catégories / mots-clés.

L'utilisation des mots-clés peut s'avérer ultra pratique.

Par exemple, un mot clé intéressant est TVA. Si vous pouvez récupérer votre TVA, alors plusieurs catégories de dépenses seront concernées par ce mot-clé.

Vous pouvez également ajouter le mot-clé "à payer" si vous enregistrez les dépenses à venir.Ainsi au bouclement de votre mois, vous recherchez les différentes factures à payer...

Certes Jenji propose la fonction "traité", mais je préfère faire la différence entre "traité" et "à payer".

Une fois que vous avez fait ces réglages, vous pourrez commencer à insérer vos dépenses. Je vous recommande de télécharger l'application et de créer un raccourci pour votre poste de travail.

Vous aurez 3 entrants principaux pour les justificatifs de vos dépenses

1. Les justificatifs des votre quotidien (les fleurs que vous achetez, les restaurants où vous invitez vos clients)... et vous utiliserez l'application. Celle-ci est intuitive.

2. Vous recevrez des dépenses au format PDF par email -> que vous glissez - déposez dans l'application depuis votre bureau.3. Vous devrez aller chercher des dépenses qui ne vous sont pas envoyées -> que vous glissez - déposez depuis votre bureau lors de votre revue hebdomadaire ou mensuelle (tout dépend du nombre de notes de frais que vous avez).

Quand vous glissez une note de frais, l'intelligence artificielle qui va tenter de récupérer les données.

Je vous recommande de vérifier le travail de l'IA. Naturellement, vous pouvez aussi simplement glisser / déposer vos notes de frais et laisser votre comptable remplir les données une à une.

Pour l'instant je préfère faire le travail juste pour comprendre comment cela fonctionne.Ensuite, chaque mois vous pouvez avoir un aperçu de vos dépenses et naturellement effectuer des recherches dans celles-ci.

Qu'ai-je fais avec Jenji?

Pour faire simple, j'ai récupéré toutes mes factures qui se trouvaient fragmentées entre Google Drive, mais également les logiciels qui ne m'envoient pas automatiquement leurs factures.

Après avoir vérifié mes dépenses carte de crédit entreprise afin de vérifier si tous les justificatifs s'y trouvaient, j'ai envoyé les accès à mon comptable.

Le reste... ce n'est plus de mon ressort.

Les caractéristiques principales de Jenji

• Une bonne application Android et iOS
• Une intelligence artificielle (qu'il faut quand même contrôler).
• La flexibilité du soft, avec la possibilité de personnaliser les catégories, mots-clés et moyens de paiements.
• La possibilité d'exporter au format .CSV, PDF avec ou sans les pièces jointes.
• La détection de doublon

À qui est destiné Jenji?

Aux entreprises qui ont beaucoup de collaborateurs et qui doivent avoir une vue d'ensemble sur les notes de frais... (ainsi que le processus de validation). Je n'ai pas testé cette fonctionnalité.

Aux indépendants qui veulent quelque chose de simple, mais qui fait le job.

Et même au salarié qui veulent gérer les dépenses professionnelles.

Ce que j'aime (et aime moins) avec Jenji

L'heure du verdict est arrivé. Voici un récapitulatif de ce que j'apprécie... et ce que j'aimerais voir apparaître dans le futur.

Conclusion

Le logiciel pour les gens pragmatiques qui ne veulent pas se prendre la tête avec des connecteurs qui plantent régulièrement.

Ce qu'ils pensent de Jenji

À quoi ressemble mon système financier en 2021?

D'un côté, j'ai stripe et Paypal pour les recettes (regroupé avec Quaderno)De l'autre côté, j'ai les dépenses sur Jenji.

Ensuite je transferts le tout à un comptable. Basta.

Et vous... quel logiciel de note de frais utilisez-vous?

Peut-être que vous avez une solution miracle que je n'ai pas trouvée, qui se connecte à la carte de crédit de votre banque et qui, à chaque fois que vous faites une dépense, vous envoie une notification sur votre smartphone pour scanner le justificatif.

Je sais que c'est en train de se développer (en Allemagne, Kontist propose ce service, en Suisse Contovista et Qondo pour la France... )... donc encore une fois, je suis preneur, tant que le système reste simple.

Julien