Dans cet article écrit par Claire, vous découvrirez 3 piliers et 1 outil (que je recommande) pour bien gérer vos projets.
Bonne lecture
Julien
On veut tous atteindre nos objectifs.
Mais on n’a pas tous les bons outils pour y parvenir.
Si l’on ne s’improvise pas chef.fe de projets du jour au lendemain, on gère tous des projets :
En fait, tout le monde a géré au moins un projet dans sa vie.
Mais comme on ne grimpe pas en haut d’une montagne sans équipement, difficile de se lancer dans un projet sans un minimum d’organisation.
Il ne s’agit pas de passer des mois à retourner votre projet dans tous les sens pour faire le plan d’action parfait. Mais de se poser quelques heures, de regarder les différents aspects de votre projet, de clarifier vos objectifs et de faire un planning projet qui guidera votre action.
Le planning de votre projet est comme la carte que vous prenez avec vous en randonnée : vous pourriez faire sans, mais cela revient à avancer à l’aveuglette, à faire des détours sans fin et à finalement vous égarer en chemin alors qu’un minimum de préparation vous aurait permis d’économiser du temps et de l’énergie.
S’organiser pour réussir ses projets, c’est simplement partir avec les bons outils pour réussir (comme un planner de projets par exemple), et avec une carte de l’itinéraire que vous souhaitez emprunter pour ne pas vous perdre en chemin.
Vous avez dit projet ?
Bien sûr, quand on dit “projet”, on a tendance à tout de suite penser au truc qui va nous prendre des mois, à l’usine à gaz que l’on aimerait bien nous refiler au boulot. Bref, “projet”, c’est un mot qui fait un peu peur.
En fait, les projets peuvent prendre une multitude de formes et différentes échelles, du plus simple au chantier ambitieux qui mobilise des dizaines de personnes pendant plusieurs années.
Par exemple, publier un article de blog est un projet simple : pour mettre en ligne un nouvel article, on doit réaliser un ensemble de tâches comme :
- rédiger l’article,
- le corriger,
- le mettre en forme,
- créer les visuels qui viendront l’illustrer,
- le partager sur les réseaux sociaux…
Construire une nouvelle ligne de métro est un exemple de projet long, complexe, qui nécessite l’intervention d’acteurs multiples qui changeront en fonction des différentes phases du projet.
Dans les deux cas, on a affaire à des projets. La seule chose qui change, c’est l’échelle du projet et le nombre de niveaux nécessaires pour passer du projet à la tâche actionnable.
Pourquoi faire des projets ?
Avant même de se poser la question de savoir comment faire pour gérer des projets, peut-être que vous vous demandez POURQUOI vous devriez faire des projets.
La réponse est assez simple : pour atteindre vos objectifs.
"Un objectif sans plan, c'est juste un souhait."
Pour pouvoir atteindre ses objectifs, il faut réaliser des actions.
Si vos objectifs consistent à prendre de nouvelles habitudes ou à mettre en place de nouvelles routines, pas besoin de projet : vous aurez simplement à définir une action ou une séquence d’actions que vous répéterez à intervalle régulier.
Mais si votre objectif n’implique pas de faire du sport régulièrement, de manger plus équilibré ou de faire un suivi régulier de vos dépenses, vous aurez probablement besoin de transformer votre objectif en projet.
Si l’on reprend la métaphore de la randonnée que j’ai utilisé au début de cet article, votre objectif est la destination que vous voulez atteindre. Le projet correspond à l’itinéraire, la feuille de route que vous imaginez pour atteindre votre objectif.
Quant aux actions que vous réalisez, il s’agit de chaque petit pas que vous ferez pour avancer sur le chemin qui vous mènera au but.
Par exemple, imaginons que votre objectif est de rénover une vieille maison pour avoir une résidence secondaire. Une fois que vous avez formulé cet objectif, il vous faudra organiser les différentes actions à entreprendre pour atteindre votre but au sein d’un projet.
Contrairement à une simple liste de tâches, un projet vous permet de grouper vos tâches en phases, et de les organiser dans le temps dans un ordre logique. A priori, commencer à poser les meubles de la cuisine avant d’avoir réalisé le sol de votre maison n’est pas la meilleure des options !
Objectif, projet, action
Pour résumer, vous partez d’un objectif.
L’objectif est le résultat auquel vous souhaitez parvenir. Dans l’exemple, l’objectif est d’avoir une résidence secondaire.
Le projet est la suite d’actions organisées dans le temps qui vous permettra de réaliser votre objectif. Ici, le projet consiste à rénover une vieille maison.
Les actions sont l’ensemble des tâches que vous devrez compléter pour arriver au bout de votre projet.
A partir de là, vous pouvez décider de foncer tête baissée vers votre objectif, sans prendre le temps de vous organiser au minimum. Au risque de vous prendre un mur sans le voir arriver. Ou bien vous pouvez vous organiser en mode projet pour atteindre votre but plus vite, tout en limitant les risques d’échec.
Personnellement, je sais déjà quelle option je préfère cocher 😉
Adaptez votre organisation pour mieux réussir vos projets
Si tout le monde gère des projets dans son quotidien ou sa vie professionnelle, on le fait souvent en se basant sur cette chose tellement scientifique et fiable : le feeling.
Mais bien gérer des projets (c’est à dire efficacement, en réduisant le risque d’échouer), ne s’improvise pas. Que vous fonctionniez avec une organisation 100% digitale ou que vous soyez dans la team agenda & carnets, votre système d’organisation va devoir s’adapter.
Si un agenda classique est parfait pour noter vos rendez-vous, le spectacle de théâtre du petit dernier ou même les échéances (deadlines) de vos projets, vous aurez sans doute besoin d’un peu plus pour réussir à planifier et gérer vos projets au mieux.
Globalement, on peut diviser les différentes phases pour organiser un projet en 3 grandes catégories : la planification, le suivi des actions et la revue de projet. Ce sont les 3 piliers qui vous permettront de bien gérer vos projets.
3 piliers pour bien gérer vos projets
1. Planifiez votre projet
La première étape avant de se lancer dans un projet est de le planifier.
Planifier un projet, c’est simplement bien définir le résultat final auquel vous voulez arriver (c’est le livrable de votre projet), et dresser un plan d’action précis.
Vous aurez alors une feuille de route pour guider vos actions tout au long de votre projet.
L’idée n’est pas de se gratter la tête pendant des mois avant de se lancer, et surtout pas d’attendre d’avoir le plan d’action parfait avant de commencer. Mais simplement d’avoir un minimum réfléchis aux différentes actions que vous aurez à mener pour réussir votre projet, pour ne pas partir complètement à l’aveuglette.
Planifier un projet ne prend pas beaucoup plus de quelques minutes / heures en fonction de la taille de celui-ci. De toute façon, je préfère vous spoiler dès maintenant : votre planning ne sera jamais parfait et continuera d’évoluer tout au long de votre projet pour prendre en compte les imprévus.
2. Faites le suivi de vos actions
Tenez un journal de projet avec vos notes, vos listes de tâches, et tous les éléments qui rentrent dans la réalisation de votre projet.
Utilisez, en plus d’un agenda qui permet de planifier dans le temps, un carnet dans lequel vous pourrez noter tous les jours :
Faites de votre carnet un véritable journal de bord de votre projet. Il vous permettra de dresser un historique complet de vos actions. Vous pourrez ensuite vous appuyer sur les données collectées dans votre journal de projet pour prioriser et orienter les prochaines étapes à réaliser pour parvenir à votre objectif au moment de vos revues de projet.
3. Conduisez une revue de projets régulièrement
Le dernier pilier pour bien gérer un projet est de faire régulièrement des revues de projet.
Les revues de projet vous permettent de faire un point global sur l’avancement de votre projet, et d’ajuster le planning de celui-ci si besoin.
TOUS les projets subissent des modifications de planning. La faute à un truc complètement inévitable : l’imprévu.
Faire une revue de projet permet de comparer l’état d’avancement actuel de votre projet à l’état d’avancement que vous aviez projeté dans votre planning. C’est un peu comme quand vous êtes en randonnée et que vous faites un petit point pour vous repérer sur la carte et décider du chemin que vous devez emprunter ensuite.
Outillez-vous...
Pour arriver à ses objectifs, il faut savoir faire des projets.
Et pour arriver à achever ses projets, mieux vaut adapter son système d’organisation et les outils que l’on utilise pour ne pas foncer dans le mur.
En gestion de projets, on dit “Better plan to fail than fail to plan” : en clair, mieux vaut faire un mauvais plan que pas de plan du tout.
Planifiez vos projets, et outillez-vous pour vous organiser efficacement !
À propos de claire
Claire
Slasheuse
Je suis Claire, et je suis "slasheuse" comme on dit !
Je suis à la fois cheffe de projets Innovation en freelance, et bloggueuse organisation sur Minimal-plan. Avec 2 activités à gérer, impossible de survivre sans être hyper organisée !
J'ai longtemps cherché le système d'organisation idéal (et écrit plein d'articles sur mes recherches pour le blog)... Avant de créer un planner dédié à la gestion de projet : PROJO - the project journal. Pour moi, mais aussi pour aider toutes celles et ceux qui veulent faire avancer leurs projets et atteindre leurs objectifs !
Ah la gestion de projets: vaste sujet ! Pour ma part, avant tout lancement de projet, j’ai pour habitude d’élaborer un mindmap pour mettre sur papiers toutes mes idées et commencer à les organiser.