L’évolution de mon organisation
durant les 5 dernières années

Retour sur 5 ans d'organisation

Le dimanche 11 août, 14h, Pascal poste un message sur le groupe privé des Organisologues.

En répondant à sa question, je me dis qu'il est intéressant pour vous d'avoir une évolution des changements effectués dans mon organisation. Donc, quelques heures plus tard, je vous présente ce petit article qui retrace l'évolution de mon organisation depuis 2013. 

Vu que hier j'ai célébré l'anniversaire d'une amie (ici à Berlin) et vu que j'ai dormi de 5h à 7h, je comptais passer mon dimanche à regarder des séries... mais une subite inspiration m'a frappé. 

Si je vous parle de ma soirée (sans rentrer dans les détails), c'est pour souligner un élément important dans ma vision de voir l'organisation individuelle: il est important d'agir même quand le contexte n'est pas parfait. Même quand toutes les conditions optimales ne sont pas réunies.

Cette vision se ressent dans mes outils. Ceux-ci ne sont pas parfaits, mais ils s'adaptent très bien à différents contextes. Je préfère avoir un 4x4 qu'un Ferrari.

Et voilà l'article. 

L'idée? Faire ressortir l'importance des principes.

Les outils changent, les principes pas (ou plus lentement).

Pour chaque changement majeur, je vous donnerai la date, le contexte et mes objectifs du moment.

À noter que les objectifs ne sont pas correctement formulés afin de faciliter la lecture.
Si vous voulez en savoir plus sur les objectifs bien formulé, je vous recommande de lire ceci.

2013 - Chef d'équipe sur les chantiers

Chantier

À cette époque, je travaille sur les chantiers qui nécessitent pas mal de matériel. Ces chantiers se trouvent loin de notre dépôt (notre base de départ).

Je me retrouve avec mes 5-6 hommes (une petite équipe) tous les jours de la semaine, à 6h30. Je me lève donc bien plus tôt pour bosser mon brevet fédéral en cours du soir. 

Je bosse avec des types qui ne connaissent pas bien le français (qui s'en foutent de la théorie, mais qui sont très bons en pratique). J'ai beaucoup appris.

La difficulté de communication et la distance éloignée des chantiers m'incitent petit à petit à travailler avec des check-lists (afin de ne réduire les erreurs).

Mes objectifs du moment

- Gagner en indépendance (en acquérant de nouvelles compétences via mes cours du soir) 

- Satisfaire l'entreprise qui me paie mon salaire

Mes outils d'organisation

- Un agenda papier très simple (genre moleskine)

- Un moleskine A6 dans lequel je note tous les jours

  • Ce que j'ai fait
  • Ce que j'ai appris
  • Ce que je ferai mieux demain
  • + mes notes / idées

- Des check-lists papiers que j'imprime au départ de chaque chantier

Mes principes

Commencer ma journée par bosser sur mes objectifs.

C'est en 2012 (et en lisant, priorité aux priorités) que je réalise l'importance d'avoir des principes et de commencer par soi.

Livre priorité aux priorités Stephen R.Covey

2015 - Kosovo - Début de l'agenda BLOC 

Août 2014, je quitte mon job (sur les chantiers), je décide de retourner à Berlin 3 mois pour rafraîchir mon allemand et ceci avant de savoir si j'ai réussi mes examens finaux (de mon brevet) et si je suis engagé avec la Confédération suisse pour une mission au Kosovo.

Je reprends le sport (via freeletics) et je change d'alimentation.

Bonne nouvelle, tout s'aligne et quelques mois plus tard je me retrouve à Mitrovica Nord, et là je gère une équipe de "médiateurs" (ce n'était pas exactement ce que je faisais, mais c'est suffisant pour comprendre).

Là, j'utilise un Filofax avec des cartes que j'ai fait imprimer.

C'est ce que je considère comme le début de l'Agenda BLOC. J'ai d'ailleurs une vidéo que j'ai retrouvée.

Mes objectifs du moment

  • Les objectifs liés à ma mission
  • Augmenter la visibilité de mon précédent blog.
  • Rester en vie?
  • Mes outils d'organisation

  • Un moleskine A6 dans lequel je note tous les jours
    • Ce que j'ai fait
    • Ce que j'ai appris
    • Ce que je ferai mieux demain
    • + mes notes / idées 
  • Un filofax
  • Mes principes?

  • Commencer ma journée par bosser sur mes objectifs.
  • Prendre soin des 3 domaines SMS (Santé, Mental, Social)
    • Faire du sport, bien dormir, mieux manger (je passe au régime de la warrior diet / 1 repas par jour le soir) et je tente de rester en contact avec mes amis restés en suisse (et ma conjointe de l'époque).
  • 2016 - 2018 - Agenda BLOC - Outlook

    Retour du Kosovo. Je suis engagé dans une entreprise en Suisse. 

    L'idée est d'améliorer le système qualité, les procédures et les pratiques afin de continuellement s'améliorer. L'application de la roue de deming en somme.

    Je participe à beaucoup de réunions (réunionites?), je n'ai pas d'équipe, mais j'ai une vue d'ensemble sur le système et interagit avec beaucoup de monde.

    Ma manière de gérer mes emails doit être reconsidérée.
    Ma manière de m'organiser aussi. 

    Outlook devient un outil important.

    Je continue d'écrire sur mon précédent blog, mais je me fais contacter par Dunod pour écrire mon premier livre. Je décide à ce moment d'abandonner mon premier site et de repartir de zéro. 

    2h chrono pour mieux m'organiser

    Mes objectifs du moment

    Ne pas me faire virer, acquérir de nouvelles compétences, développer mon réseau

  • Retrouver mon sommeil
  • Créer une collocation de rêve
  • Créer l'Organisologie
  • Mes outils d'organisation

    - Un moleskine A6 dans lequel je note tous les jours

    • Ce que j'ai fait
    • Ce que j'ai appris
    • Ce que je ferai mieux demain
    • + mes notes / idées 

    - Outlook pour les rendez-vous...

    - GMAIL pour mon activité de blogueur...

    - l'Agenda BLOC pour mes tâches, objectif de semaine (privé), domaines SMS.

    Note: à ce moment, je rencontre l'infobésité. Et parce que je n'ai pas d'équipe, j'arrive à gérer mon système... mais celui-ci est lourd et obsolète (les informations sont dispersées dans plusieurs supports, physiques et numériques).

    Je dois donc m'adapter.

    Mes principes?

    • Commencer ma journée par bosser sur mes objectifs.
    • Prendre soin des 3 domaines SMS (Santé, Mental, Social) mais surtout la santé (insomnie, etc)

    Septembre / Novembre 2017 - Livre et paiement de galons

    En 2017, une grande partie de mon énergie mentale est dédiée à la création de mon premier bouquin et par mon paiement de galon en tant que commandant de compagnie.

    Pour le livre, j'ai mis en place la première version du système SCOREUR. Un système qui part du constat que le vrai problème avec la réalisation des objectifs, ce n'est pas la stratégie, mais l'exécution de cette stratégie.

    Et ce système je l'ai par la suite utilisé pour rester focalisé sur un objectif précis sur la durée (d'abord le livre, ensuite mon certificat d'instructeur de kettlebell, puis en 2019 pour créer mes formations... tout au long de l'année).

    En novembre 2017, je réalise mon paiement de galon de commandant de compagnie au sein des troupes de sauvetage de l'armée suisse.

    L'idée est de tester les compétences des cadres de la compagnie (et des soldats) qui ont terminé leur formation. Donc je suis mis sous pression (je dors très peu) et j'ai des instructeurs pour m'aider et me conseiller. Mais aussi pour me tester.

    Expérience très enrichissante, mais très stressante. En même temps, je n'ai jamais grandi en vacances...

    Mon objectif du moment

  • Réussir mon paiement de galon
  • Mes outils d'organisation

    Durant ces 7 semaines, je lâche tous mes outils d'organisation et je crée l'organisateur de tâches. Un système papier basé sur 4 éléments. 

    Pourquoi? Parce que je dois gérer une grande quantité d'information qui ne transite pas par internet.

    Retour aux bases

    Un moleskine A6 dans lequel je note tous les jours


  • Ce que j'ai fait
  • Ce que j'ai appris
  • Ce que je ferai mieux demain
  • + mes notes / idées 
  • Mes principes?

    Faire des siestes dès que je peux.

    Tous mes autres principes tombent à la trappe, simplement parce que je n'ai pas les ressources (en dormant 3 heures par nuit durant plusieurs semaines... tout devient plus compliqué).

    2018 - NAF, Workflowy et Configuration de mon smartphone

    Début 2018, je remarque que l'entreprise dans laquelle j'évolue ne m'apporte plus ce que je cherche. Je démissionne. En parallèle, je co-organise le neuchâtel art festival. 

    Neuchâtel art festival

    Je prépare mon départ pour l'Indonésie et je me mets à lancer plus de formations (mon revenu N°1). 

    En octobre 2018, je découvre Workflowy et je décide de migrer la totalité de mon système sur ce logiciel minimaliste. Je suis très content et j'en fais une formation (Workflowy Master).

    J'ai beaucoup moins de réunions et je suis bien plus libre dans ma manière de gérer mon temps. ENFIN!

    Mes objectifs du moment

    - Devenir instructeur de kettlebell Strongfirst

    - Aider mon pote à organiser le neuchâtel art festival

    - Augmenter ma visibilité 

    - Augmenter mon taux de conversion email

    - Augmenter mes revenus pour revenir en Europe

    Mes outils d'organisation

    • Un smartphone correctement configuré (il y a les guides iOS / Android ici)
    • Workflowy (gestion de l'information brute)
    • GMAIL (communication)
    • Google Drive (facture, documents officiels, etc.)
    • SCOREUR (pour le suivi des objectifs)

    À ce moment je cesse d'écrire dans mon moleskine. Je n'en ressens plus le besoin.

    Mes principes?

  • 90 premières minutes de la journée à travailler sur l'objectif en cours.
  • Continuellement investir des ressources sur les domaines S.M.S
  • 2019 - Workflowy et création de contenu

    mot-clé workflowy

    Mon objectif est d'augmenter la quantité de mes revenus, mais également leur stabilité. L'Indonésie c'est bien sympa, mais je suis amoureux de Berlin.

    Je fais ma première conférence en anglais.

    Je bouge à Lyon et je me trouve à Berlin en tapant ces mots.

    Je supprime mon réveil car je veux pouvoir dormir la durée nécessaire pour que mon corps et mon cerveau puisse fonctionner au maximum.

    J'ouvre une offre de coaching privée (pour les gens surmenés) et un autre type de service (instructeur de kettlebells). Je souhaite prendre de la distance avec mon ordinateur.

    Je demande de l'aide en échange de compétences.

    En 2019, je continue d'améliorer mon utilisation de Workflowy, essentiellement en ajoutant le suivi de mes comportements, mes dépenses et mes entraînements.

    Je continue d'utiliser le système SCOREUR (vous pouvez voir mes progressions presque en temps réel ici).

    J'embrasse l'imprévisibilité et revenir au terrain me titille. 

    Mes objectifs du moment

  • Créer plus de formations
  • Augmenter mon CA
  • Diversifier mes sources de revenus
  • Mes outils d'organisation

  • Un smartphone correctement configuré
  • Workflowy (gestion de l'information brute)
  • GMAIL (communication)
  • Google Drive (facture, documents officiels, etc.)
  • SCOREUR (pour le suivi des objectifs)
  • Mes principes?

  • 90 premières minutes de la journée à travailler sur l'objectif en cours.
  • Ne plus utiliser de réveil.
  • Continuellement investir des ressources sur les domaines S.M.S
  • Conclusion

    Un système d'organisation bouge. Il doit s'appuyer sur:

    1. Vos principes

    2. Vos forces

    3. Votre contexte

    Mais ne passez pas votre vie à trouver le meilleur système d'organisation.

    Faites-en sorte que celui-ci soit un 4x4 qui fonctionne bien dans la plupart des situations... plutôt qu'une Ferrari, qui fonctionne très bien, dans des situations très précises.

    Quand j'ai trouvé un système satisfaisant, je me concentre sur l'exécution de mon objectif du moment plutôt que sur l'amélioration du système.

    Je ne me prends pas trop la tête... car on contrôle pas grand chose dans ce monde. Il faut agir plus souvent et cesser de chercher la perfection pour se donner bonne conscience.


    Et vous... quel système utilisez-vous en ce moment?


    Julien


  • Pascal dit :

    Hello Julien,

    content d’avoir lu cet article après avoir posé la question qui l’a suscité. Je comprends le principe du 4X4 par rapport à la Ferrari. Très antifragile d’ailleurs.
    Ceci-dit, je serai intéressé pour que tu creuses un peu plus dans un prochain article et donne un peu plus de détails.

    Cette question a d’autant plus de sens pour moi que j’ai évolué professionnellement il y a 6 mois et que je peine à retrouver un système qui me convienne (et début septembre est le mois de mes bonnes résolutions plus que janvier).

    En tout cas, je retiens le triptyque : objectifs du moment – outils d’organisation – principes.

    Au plaisir de te lire.

    Pascal

  • Julien dit :

    Salut Pascal! Au fait j’ai oublié de répondre, quelle a été l’évolution pro?

    À bientôt.

  • >
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