L’évolution de mon organisation durant les 5 dernières années

Le dimanche 11 août, 14h, Pascal poste un message sur le groupe privé des Organisologues.

En répondant à sa question, je me dis qu'il est intéressant pour vous d'avoir une évolution des changements effectués dans mon organisation. Donc, quelques heures plus tard, je vous présente ce petit article qui retrace l'évolution de mon organisation depuis 2013. 

Vu que hier j'ai célébré l'anniversaire d'une amie (ici à Berlin) et vu que j'ai dormi de 5h à 7h, je comptais passer mon dimanche à regarder des séries... mais une subite inspiration m'a frappé. 

Si je vous parle de ma soirée (sans rentrer dans les détails), c'est pour souligner un élément important dans ma vision de voir l'organisation individuelle: il est important d'agir même quand le contexte n'est pas parfait. Même quand toutes les conditions optimales ne sont pas réunies.

Cette vision se ressent dans mes outils. Ceux-ci ne sont pas parfaits, mais ils s'adaptent très bien à différents contextes. Je préfère avoir un 4x4 qu'un Ferrari.

Et voilà l'article. 

L'idée? Faire ressortir l'importance des principes.

Les outils changent, les principes pas (ou plus lentement).

Pour chaque changement majeur, je vous donnerai la date, le contexte et mes objectifs du moment.

À noter que les objectifs ne sont pas correctement formulés afin de faciliter la lecture.
Si vous voulez en savoir plus sur les objectifs bien formulé, je vous recommande de lire ceci.

2013 - Chef d'équipe sur les chantiers

À cette époque, je travaille sur les chantiers qui nécessitent pas mal de matériel. Ces chantiers se trouvent loin de notre dépôt (notre base de départ).

Je me retrouve avec mes 5-6 hommes (une petite équipe) tous les jours de la semaine, à 6h30. Je me lève donc bien plus tôt pour bosser mon brevet fédéral en cours du soir. 

Je bosse avec des types qui ne connaissent pas bien le français (qui s'en foutent de la théorie, mais qui sont très bons en pratique). J'ai beaucoup appris.

La difficulté de communication et la distance éloignée des chantiers m'incitent petit à petit à travailler avec des check-lists (afin de ne réduire les erreurs).

2015 - Kosovo - Début de l'agenda BLOC 

Août 2014, je quitte mon job (sur les chantiers), je décide de retourner à Berlin 3 mois pour rafraîchir mon allemand et ceci avant de savoir si j'ai réussi mes examens finaux (de mon brevet) et si je suis engagé avec la Confédération suisse pour une mission au Kosovo.

Je reprends le sport (via freeletics) et je change d'alimentation.

Bonne nouvelle, tout s'aligne et quelques mois plus tard je me retrouve à Mitrovica Nord, et là je gère une équipe de "médiateurs" (ce n'était pas exactement ce que je faisais, mais c'est suffisant pour comprendre).

Là, j'utilise un Filofax avec des cartes que j'ai fait imprimer.

C'est ce que je considère comme le début de l'Agenda BLOC. J'ai d'ailleurs une vidéo que j'ai retrouvée.

2016 - 2018 - Agenda BLOC - Outlook

Retour du Kosovo. Je suis engagé dans une entreprise en Suisse. 

L'idée est d'améliorer le système qualité, les procédures et les pratiques afin de continuellement s'améliorer. L'application de la roue de deming en somme.

Je participe à beaucoup de réunions (réunionites?), je n'ai pas d'équipe, mais j'ai une vue d'ensemble sur le système et interagit avec beaucoup de monde.

Ma manière de gérer mes emails doit être reconsidérée.
Ma manière de m'organiser aussi. 

Outlook devient un outil important.

Je continue d'écrire sur mon précédent blog, mais je me fais contacter par Dunod pour écrire mon premier livre. Je décide à ce moment d'abandonner mon premier site et de repartir de zéro. 

Septembre / Novembre 2017 - Livre et paiement de galons

En 2017, une grande partie de mon énergie mentale est dédiée à la création de mon premier bouquin et par mon paiement de galon en tant que commandant de compagnie.

Pour le livre, j'ai mis en place la première version du système SCOREUR. Un système qui part du constat que le vrai problème avec la réalisation des objectifs, ce n'est pas la stratégie, mais l'exécution de cette stratégie.

Et ce système je l'ai par la suite utilisé pour rester focalisé sur un objectif précis sur la durée (d'abord le livre, ensuite mon certificat d'instructeur de kettlebell, puis en 2019 pour créer mes formations... tout au long de l'année).

En novembre 2017, je réalise mon paiement de galon de commandant de compagnie au sein des troupes de sauvetage de l'armée suisse.

L'idée est de tester les compétences des cadres de la compagnie (et des soldats) qui ont terminé leur formation. Donc je suis mis sous pression (je dors très peu) et j'ai des instructeurs pour m'aider et me conseiller. Mais aussi pour me tester.

Expérience très enrichissante, mais très stressante. En même temps, je n'ai jamais grandi en vacances...

Tous mes autres principes tombent à la trappe, simplement parce que je n'ai pas les ressources (en dormant 3 heures par nuit durant plusieurs semaines... tout devient plus compliqué).

2018 - NAF, Workflowy et Configuration de mon smartphone

Début 2018, je remarque que l'entreprise dans laquelle j'évolue ne m'apporte plus ce que je cherche. Je démissionne. En parallèle, je co-organise le neuchâtel art festival. 

Je prépare mon départ pour l'Indonésie et je me mets à lancer plus de formations (mon revenu N°1). 

En octobre 2018, je découvre Workflowy et je décide de migrer la totalité de mon système sur ce logiciel minimaliste. Je suis très content et j'en fais une formation (Workflowy Master).

J'ai beaucoup moins de réunions et je suis bien plus libre dans ma manière de gérer mon temps. ENFIN!

2019 - Workflowy et création de contenu

Mon objectif est d'augmenter la quantité de mes revenus, mais également leur stabilité. L'Indonésie c'est bien sympa, mais je suis amoureux de Berlin.

Je fais ma première conférence en anglais.

Je bouge à Lyon et je me trouve à Berlin en tapant ces mots.

Je supprime mon réveil car je veux pouvoir dormir la durée nécessaire pour que mon corps et mon cerveau puisse fonctionner au maximum.

J'ouvre une offre de coaching privée (pour les gens surmenés) et un autre type de service (instructeur de kettlebells). Je souhaite prendre de la distance avec mon ordinateur.

Je demande de l'aide en échange de compétences.

En 2019, je continue d'améliorer mon utilisation de Workflowy, essentiellement en ajoutant le suivi de mes comportements, mes dépenses et mes entraînements.

Je continue d'utiliser le système SCOREUR (vous pouvez voir mes progressions presque en temps réel ici).

J'embrasse l'imprévisibilité et revenir au terrain me titille. 

Conclusion

Un système d'organisation bouge. Il doit s'appuyer sur:

1. Vos principes

2. Vos forces

3. Votre contexte

Mais ne passez pas votre vie à trouver le meilleur système d'organisation.

Faites-en sorte que celui-ci soit un 4x4 qui fonctionne bien dans la plupart des situations... plutôt qu'une Ferrari, qui fonctionne très bien, dans des situations très précises.

Quand j'ai trouvé un système satisfaisant, je me concentre sur l'exécution de mon objectif du moment plutôt que sur l'amélioration du système.

Je ne me prends pas trop la tête... car on contrôle pas grand chose dans ce monde. Il faut agir plus souvent et cesser de chercher la perfection pour se donner bonne conscience.

Et vous... quel système utilisez-vous en ce moment?

Julien