3 critères pour trouver la meilleure application d’organisation

Il ne se passe pas une semaine sans que je reçoive un message du genre:

Tu as testé cette application? Tu en penses quoi?

Et pas besoin d'être le pape (modeste) de l'organisation pour ressentir ce syndrome de l'objet brillant (le syndrome de l'objet brillant est la tendance à courir après ce qui est nouveau).

Imaginez un peu: vous naviguez sur YouTube.

Vous voyez apparaître une nouvelle application d'organisation que vous n'avez jamais vu avant... 

Ou alors vous lisez un article de blog. On vous parle du logiciel fascinant pour tirer des lasers par les yeux et être super productif.

Vous vous baladez sur l'App Store et on vous recommande les applications pour les entrepreneurs pressés...

Que ce soit Notion, Airtable, Dynalist, Things 3, Milanote, Evernote ou encore simplement ce bon vieux bullet journal...

Il y a de quoi douter.

Et c'est normal.

1...
2...
3...

Respirez.

Ci-dessous, je tords le cou aux marketeurs des applications d'organisation.

Et je vous livre sur un plateau les 3 critères pour choisir la meilleure application pour votre quotidien...

Cela vous permettra de ressentir un soulagement à chaque fois que vous entendez parler d'une nouvelle app.

Surtout, cela vous permettra de vous concentrer à améliorer votre système... plutôt que de zigzaguer d'app en app... en recommençant à chaque fois de zéro ou presque.

la meilleure application d'organisation

Mais aujourd'hui vous n'en êtes pas là. Chaque fois que vous voyez une nouvelle application... vous vous dites: 

"Est-ce qu'avec cette application, ma productivité sera enfin décuplée?!"

"Peut-être qu'avec cette application, je rejoindrais Julien au Vatican de l'Organisation une bonne fois pour toutes?!"

Et vous regardez les vidéos des Youtubeurs qui parlent de cette nouvelle application... plus vous regardez des vidéos, plus cette application peuple vos fils d'actualités...

  • Vous vous mettez à douter de votre système actuel.
  • Peut-être que vous vous dites qu'un cerveau numérique encore plus performant existe ailleurs?

Vous le voyez bien. Le syndrome de l'objet brillant ne touche pas uniquement les voitures bling-bling, les montres Rolex et la dernière paire de converses...

Il touche également les applications d'organisations.

Et si vous lisez ces mots... vous avez compris l'importance capitale d'un système d'organisation.
Vous avez compris qu'un système vous permet d'utiliser sur vos erreurs à votre avantage... d'être plus régulier et atteindre vos objectifs.

Comme Steve Jobs, Elon Musk ou encore... Jeff Bezos.

Et les vendeurs des apps d'organisations ont bien compris votre désir insatiable pour la nouveauté et la productivité perpétuelle.

Ils vous font miroiter monts et merveilles en dépensant 15 euros chaque mois pour la dernière application qui permet de visualiser toutes vos notes connectées.

Ils vous disent "sans rappel automatique dans votre agenda, vous êtes dans la merde. Car vous oublierez l'anniversaire de votre maîtresse... qui appellera votre femme pour se venger".

J'ai rencontré ce problème (l'absence de rappel, pas le problème de la maîtresse). Sans surprise je ne restais pas impassible face aux chants des sirènes...

En avril 2020 j'ai bien failli tout lâcher pour cette nouvelle application... 

J'hésitais entre deux applications alléchantes...

D'un côté Roam Research...

  • Avec les images.
  • Les liens bidirectionnels.
  • Le panneau latéral si puissant.

Je salive mentalement.
Je me mets à voir tout ce que Workflowy n'a pas.

  • Pas de liens bidirectionnels.
  • Pas d'images.
  • Pas de panneau latéral puissant.

Je me mets à douter de mon propre système d'organisation.

Mais parce que tout mon système est déjà bien en place, je comprends que changer ne se fera pas sans douleur. Cette idée me fait prendre de la distance.

1...
2...
3...
Je respire.

Et je réalise ceci:

Henry Ford... Isaac Newton ou Vincent Van Gogh n'avaient pas d'applications.

Pourtant ils ont changé le monde.

Qu'ai-je fait?

J'ai pris mon journal de décision... et je me suis engagé à attendre quelques mois (après tout, j'ai tenu des décennies sans Roam Research. Je n'ai pas fini à la rue pour autant. Je patienterais bien 6 mois de plus).

Cela permet d'éviter le piège de l'opportunité du siècle qui ne se propose qu'une seule fois... si souvent utilisée par le département marke-t-ing...

La course aux fonctionnalités utiles et utilisables?

Dans un monde où les nouvelles applications sont créées comme des petits pains... la concurrence est de plus en plus féroce... et les fonctionnalités sont de plus en plus alléchantes.

Et bien qu'il soit communément admis que plus de fonctionnalités nous rendront la vie plus facile...

  • N'est-ce pas un moyen pour les ingénieurs de justifier leurs revenus?
  • N'est-ce pas une possibilité pour le département marketing de prendre l'avantage sur ses concurrents?

Si vous achetez une bouteille de vin à 200 euros, est-ce que vous êtes en mesure de faire la différence avec une bouteille à 20 euros?

En d'autres termes, êtes-vous capable d'utiliser / de profiter de la différence de prix... justifiée par une plus grande qualité (dans le cas des applications, plus de fonctionnalités)?

En prenant de la distance, je découvre la vérité qui dérange:

La vérité qui fait mal (même à Notion et Evernote)

Ce n'est pas une application qui va faire la différence dans vos résultats.

Mais plutôt ceci :

  • Est-ce que vous mesurez vos habitudes quotidiennes?
  • Est-ce que vous respectez vos objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels?
  • Est-ce que vous savez repousser une gratification immédiate (comme du gruyère suisse)... même quand vous avez fait nuit blanche?
  • Est-ce que vous prenez des notes en lisant des livres bien sélectionnés?
  • Est-ce que vous bloquez du temps pour ce qui compte le plus?
  • Est-ce que vous faites une seule chose à la fois?
  • Est-ce que vous avez délibérément paramétré vos outils technologiques?

Si vous avez répondu à OUI à chacune de ces questions... alors peut-être qu'une nouvelle application fera la différence... mais ce n'est pas certain.

Ce qui est sûr en revanche, c'est que la recherche de la meilleure application a un coût.

Objectivement, constamment rechercher la meilleure application peut vous aider à trouver votre meilleure application (par rapport à une personne qui ne cherche pas sa meilleure application)

Mais subjectivement, vous serez moins satisfait (et moins en paix) qu'une personne qui se concentre à améliorer ses comportements avec le système qu'elle a entre ces mains.

Surtout, personne ne vous paie pour l'application que vous utilisez... les gens vous paient pour la valeur que vous créez avec l'aide de l'application que vous utilisez.

Pensez-y: d'importants livres ont été rédigés avec un papier et un crayon.

Et jusqu'aux années 1980, les gens s'organisaient essentiellement avec du crayon et du papier.

Je ne dis pas qu'il faut continuer à utiliser le crayon et le papier en ignorant la magie du numérique maîtrisé.

Je souligne simplement qu'il est possible d'accomplir de grandes choses avec un système simple.

Numérique ou papier.

Car ce qui fait la différence n'est pas l'application, mais notre capacité à adapter nos comportements. Mais aussi notre manière de gérer les contraintes imposées par un système simple.

Une application utile est contraignante.

Une pensée populaire par défaut est de penser en noir et blanc. Soit je suis organisé, soit je suis désorganisé.

Une autre pensée populaire est de croire que les contraintes sont négatives pour notre productivité. 

Alors qu'en fait c'est souvent l'opposé: les contraintes permettent de se développer et libèrent.

Par exemple, en forçant mon ordinateur à se déconnecter à 18h30, je place une contrainte dans mes journées. Cette contrainte m'incite à mieux réfléchir à mes priorités, mieux respecter celle-ci et surtout... trouver des manières d'être efficace.

Certes, les premiers temps je serais frustré, voire même énervé. Mais cela fait partie de l'apprentissage et de l'adaptation.

Il en va de même avec les applications: il faut trouver ce qui est essentiel et ce qui est superflu.

Et en utilisant ces 3 critères, trouver la bonne application devient un vrai jeu d'enfant...

3 critères pour trouver l'application qui tient la route (et éviter le chant des Youtubeurs Biaisés)

Quand vous souhaitez mettre la main sur une nouvelle application, répondez aux questions suivantes:

1. Au quotidien, quels sont mes besoins ?

Attention, je n'ai pas écrit "quels sont mes désirs?"

Parce qu'il y a une différence entre besoins et désirs.

  • Avoir un ordinateur est un besoin.
  • Avoir le dernier mac book pro est un désir.

Si je ne satisfais pas mes besoins, je ne peux pas créer de la valeur.

Si je ne satisfais pas mes désirs, souvent, je deviens plus créatif (et parfois, je deviens plus efficace).

La convivialité (une app "user-friendly") n'est pas synonyme de performance.

Je n'ai pas non plus écrit "Quels sont mes besoins?" car dans certains cas spécifiques, votre application ne sera pas suffisante.

  • Par exemple, mes notes de frais ne sont pas gérées dans Workflowy, mais dans Jenji.
  • Mes projets collaboratifs ne sont pas gérés dans Workflowy, mais dans MeisterTask.

Parfois vous aurez besoin d'une application spécifique pour remplir un besoin particulier. Dans ce cas, engagez une application quelque temps pour ce projet spécifique. 

En tant qu'écrivain, au quotidien, j'ai besoin de collecter mes informations rapidement quand je suis en train de marcher, j'ai besoin d'écrire rapidement... de structurer mes idées... et de partager celles-ci.

Je veux une application qui fasse cela avec une facilité (presque) dérangeante.

2. Quel est le niveau de friction de l'application?

"Des principes simples et clairs donnent lieu à un comportement complexe et intelligent. Des règles et des réglementations complexes donnent lieu à un comportement simple et stupide." - David Allen

Quand j'ai découvert Workflowy, je n'ai pas eu besoin d'un mode d'emploi pour commencer à utiliser la plateforme.

Certes, par la suite j'ai créé ma méthode pour décupler la puissance de ce logiciel... mais je pouvais faire mes premiers pas et commencer à avoir un retour sur l'investissement en temps... dès le premier jour.

Je ne pense pas que Notion / Roam puissent se vanter de cela. Même s'ils ont d'autres forces (comme les tableaux dans Notion, et les liens bidirectionnels de Roam).

Le secret des types productifs?

Créer un environnement qui les aide à atteindre leur objectif. Même quand ils ont une gueule de bois et de la fièvre.

Quand on bosse sur l'environnement, on réduit les besoins limités en volonté. Un environnement physique mais aussi de plus en plus numérique.

Et avant de chercher à ajouter des fonctionnalités, il est intéressant à supprimer tout ce qui vous empêche de travailler avec fluidité et plaisir. Avant de mettre les gaz, enlever le frein à main.

Je n'ai pas besoin de personnaliser mon application pour pouvoir faire le malin sur Instagram. J'ai besoin d'une application qui fonctionne bien sans personnalisation.

Ce qui nous mène à la dernière question essentielle :

3. Depuis quand l'application est-elle mise à jour?

Plus l'application est ancienne et à jour, plus l'équipe est sérieuse.

Cette simple question permet également de supposer qu'ils ont trouvé un business modèle qui marche et des clients pour améliorer leur application.

Souvent il y a une communauté autour de l'outil.

Vous pouvez y jeter un oeil pour trouver des modèles et des conseils. Cela vous permet de créer votre propre système... (mais cela prend beaucoup de temps).

En résumé, trouver la bonne application d'organisation est un jeu d'enfant:

3 questions vous aident:

  1. Au quotidien, quels sont mes besoins?
  2. Quel est le niveau de friction de l'application?
  3. Depuis quand l'application est-elle mise à jour?

Le reste est souvent du marketing.

Et souvenez-vous: la recherche du meilleur a un coût insoupçonné... Pour en savoir plus sur les dangers de la recherche du meilleur... découvrez mon article sur le paradoxe du choix.

Julien

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