Faites-vous partie de ceux qui sont désorganisés, démoralisés et fatigués à cause leur todo liste (liste de tâches) ?
Parce qu'il faut le reconnaître : quand on s'intéresse à l'organisation, il est impossible d'échapper au conseil bidon qu'on entend dès l'école "il faut que tu utilises une todo liste pour t'organiser".
Parce qu'utiliser une todo liste en espérant réussir à s'organiser... c'est comme utiliser un crayon en espérant réussir à bien écrire.
Ça ne suffit pas.
Et vous le sentez venir...
Votre todo liste est un outil
Comme tout outil (un couteau de cuisine, votre brosse à dents, votre grille-pain) ce qui vous permet d'obtenir des résultats avec cet outil c'est...
...la bonne méthode (et les bons comportements).
Après tout, si je ne sais pas conduire ma Ferrari, vous arriverez au but plus rapidement que moi avec votre vélo.
J'en parle dans mes trois livres.
Dans la suite de cet article, je vous explique pourquoi les todo listes génèrent du bordel dans vos journées... le SEUL type de todo liste à utiliser... (si vous voulez continuer de barrer des éléments sur votre liste de tâches). Je vous parlerai également d'Ivy Lee et sa méthode.
Redressez-vous, respirez un bon coup.
Et c'est parti.
Pourquoi votre todo liste génère du chaos dans vos journées ?
Si votre todo liste est concernée par un seul signe (ou plus), alors votre méthode d'organisation est à revoir.
- au fil des heures, de nouvelles tâches peuvent s'ajouter à votre todo liste.
- vous ne pouvez PAS terminer votre todo liste dans la journée (il y a trop de tâches).
- en fin de journée, vous avez plus d'éléments sur votre todo liste qu'au début de journée.
Sans surprise, vous êtes démotivé le jour suivant, et le jour d'après et votre tendance à procrastiner devient petit à petit une seconde nature.
Ce que je viens de décrire ici ?
C'est ce que j'appelle une todo liste ouverte.
Tous les mauvais systèmes d'organisation (un système = un outil + un comportement + une méthode) partagent la même signature : ils n'ont pas de limites.
Petit clin d'œil aux bourreaux du travail qui ont oublié ce concept clé :
Votre job dans les prochains jours ?
Créer une limite à votre todo liste...
... en fermant celle-ci.
Voyez comme cela fera toute la différence :
Les bénéfices d'une todo liste fermée
1. Une todo liste fermée embrasse les limites
C'est l'un des principes les plus importants pour être organisé au quotidien.
Quand vous ajoutez des limites à votre quotidien, vous reconnaissez que vos engagements et le nombre de vos projets sont limités.
Après tout, le temps n'est jamais un problème.
Se plaindre de manquer de temps, c'est comme se plaindre de manquer d'oxygène. Le problème n'est jamais vraiment le temps... mais plutôt ce que vous faites avec celui-ci.
Si vous pensez "manquer de temps" en général, l'un des 3 éléments suivants en sont la cause :
- Vous travaillez mal (vous n'arrivez pas à vous concentrer, vous utilisez des todo listes ouvertes qui vous désorganisent et vous démoralisent, vous n'avez pas d'énergie, etc).
- Vous avez trop d'engagements (vous ne savez pas dire non, vous n'avez pas vraiment réfléchi à votre quotidien idéal et la stratégie pour créer celui-ci, vous voulez obtenir l'approbation des autres, vous sous-estimez le temps nécessaire pour alimenter vos systèmes et donc le temps à votre disposition).
- Vous ne donnez pas suffisamment de temps à vos engagements actuels (souvent une conséquence du deuxième élément) : donc vous bâclez le taf, vous faites des erreurs, qui doivent être justifiées ou/et réparées (ce qui prend du temps).
L'intérêt de travailler avec des todo listes fermées ? Il est plus facile d'identifier ces éléments.
Pourquoi ajoutez des limites à vos journées ?
Quand vous ajoutez une limite à vos journées, par exemple : (à 19h mon ordinateur se verrouille et devient inutilisable jusqu'au lendemain) la valeur du temps à votre disposition augmente.
Ça fonctionne avec toutes vos ressources : les limites d'une ressource augmentent la valeur des ressources présentes.
En mettant une limite (sérieuse) à vos journées ?
Vous diminuez (ou arrêter) le temps passé sur les réseaux sociaux... vous prenez votre énergie et votre concentration au sérieux, etc.
Si vous n'arrivez pas à vous contrôler (ce qui est mon cas certains jours, surtout après une petite nuit), je vous recommande de vous appuyer sur la technologie pour vous faire respecter vos limites. J'utilise ce logiciel pour verrouiller mon ordinateur après 19h.
Mais les limites peuvent aussi être utilisées au fil des heures
Par exemple, durant des années, je ne comprenais pas la méthode pomodoro, jusqu'au moment où j'ai discuté avec Francesco Cirillo de sa méthode.
Il m'a dit :
La méthode est philosophique, elle t'apprend à reconnaître et accepter tes limites, puis à utiliser celle-ci à ton avantage.
Concrètement, quand le minuteur me dit "arrête de travailler", parfois je n'ai pas envie. J'ai envie de continuer. Et des fois je continue, je me dis "rien à foutre, je suis chaud !"
Mais quand je fais ça, mes journées sont moins efficaces.
Car prendre des pauses est terriblement utile pour rester concentré quatre voire cinq heures par jour (si vous réussissez à rester concentré plus longtemps que ça, sans microdosing, ni ritaline, écrivez-moi).
Durant ces pauses, vous pouvez boire de l'eau, faire quelques swings, squats ou pompes, tractions, notez certaines idées dans votre Vide-Cerveau.
Donc, les limites vous aident (paradoxalement) à être bien plus performants qu'une personne qui ne s'impose pas de limites.
En plus de vous aider à identifier vos problèmes d'organisations (et quoi améliorer) votre todo liste fermée à d'autres bénéfices.
2. Une todo liste fermée se raccourci au fil des heures
Une fois votre todo liste fermée... faites preuve un peu de masochisme (vous avez bien lu, vous êtes toujours sur un blog de productivité) : si vous pensez à d'autres tâches qui doivent absolument être faites, repoussez-les au lendemain.
L'Organisologue a osé! Il me demande de repousser des tâches?!
Totalement. Repoussez tout ce qui n'est pas urgent au jour suivant (ou plus loin dans le futur)... ainsi, vous protégez votre todo liste fermée. Et donc vous protégez vos engagements du chaos.
Je ne connais pas de moyen plus rapide pour reprendre le contrôle de vos journées.
Parce que si vous ne prenez pas au sérieux votre todo liste, vous ne prenez pas au sérieux la personne qui a fait la todo liste.
Sans surprise, votre todo liste fermée se raccourci au fil des heures. Quoi de plus engageant ?!
3. Une todo liste fermée se fiche de l'ordre (ou presque)
Parce que votre todo liste fermée correspond à une journée de travail, l'ordre de travail est moins important, bien que je recommande de commencer par le plus important (c'est bien connu, plus la journée avance, plus les imprévus augmentent).
Et ce que je vous raconte là ?
Ivy Lee l'avait déjà compris bien avant lorsqu'il a créé sa méthode.
La méthode Ivy Lee = todo liste fermée
Ivy Lee était un consultant au début du XXe siècle, qui aidait les travailleurs des entreprises à être plus efficaces.
Sa méthode est simple (mais pas facile) : chaque soir, planifiez au maximum six tâches à réaliser le jour suivant.
Le lendemain, au moment de commencer votre journée, faites tout pour terminer les six tâches dans l’ordre décidé la veille.
- Si un imprévu survient, repoussez-le. Si c’est un imprévu difficile à repousser (la maison qui brûle), gérez-le puis revenez à la tâche.
- Si en fin de journées certaines tâches ne sont pas terminées, reprogrammez-les pour la prochaine journée de travail. Nous ne sommes pas des machines et nous vivons dans un monde impermanent. Cela signifie que, malgré notre organisation et nos bonnes intentions, les imprévus et les aléas de la vie font que nos actions ne reflètent pas nos plans.
- Ce qui compte est l'intention de bien faire et faire de notre mieux avec nos actions pour atteindre le résultat. Le résultat en soi est hors de notre contrôle.
Patience avec les résultats, impatience et sérieux avec vos efforts
Nous ne contrôlons pas le monde qui nous entoure. Fondamentalement, si je décide d'une stratégie à un moment X, c'est parce que je suis convaincu que c'est la meilleure stratégie à prendre.
Mais rien ne me garantie d'atteindre mon résultat. Pour gérer cette incertitude, je vais donc me rappeler que le meilleur moyen de ne pas avoir de regret si je n'atteins pas mon objectif, est d'être à 200% focus sur la qualité de mes actions.
Ainsi, j'augmente mes chances d'atteindre le résultat, et si le hasard me met des bâtons dans les roues, je ne pourrais pas me reprocher de ne pas avoir tout donné.
Et tout commence par respecter vos engagements, et donc votre todo liste.
Comment implémenter la todo liste fermée dans vos journées ?
Passer d'une todo liste ouverte à une todo liste fermée nécessite un changement de comportements.
Si vous travaillez avec une todo liste ouverte depuis des années, certaines personnes de votre entourage profitent de votre système défaillant. Elles viennent vers vous et court-circuitent vos plans de la journée.
Si vous décidez de mettre de l'ordre dans vos journées et de décupler l'effet de vos actions, vous devrez dire non. Quand j'étais salarié... cela ressemblait à ça :
- Julien, pourrais-tu mettre à jour ce modèle dans notre logiciel ?
- Hum, je peux pas aujourd'hui, j'ai des tâches qui doivent être terminées pour aujourd'hui même. Mais je reviens vers toi demain pour te dire quand je peux mettre à jour le modèle.
- Arf...
Parfois j'étais plus cool (surtout si c'était le boss, dans ce cas je lui demandais ce qu'il voulait que je mette sur pause dans les tâches qu'il m'avait données), mais d'une manière générale, si vous ne pouvez pas refuser une tâche, vous êtes trop dépendant de votre job... et vous devez travailler à un autre niveau (réduire votre dépendance à votre addiction salariale).
Les personnes de votre entourage sont la partie la plus facile de l'équation Todo liste ouverte / todo liste fermée.
La partie avec laquelle vous aurez de plus de résistance, c'est votre propre fonctionnement et votre attitude envers les limites.
Si vous me lisez vous savez à quel point il est facile de collectionner les remèdes sans les avaler. Parce que passer d'une manière de faire à une nouvelle manière de faire n'est pas facile. Vous ressentirez de la résistance.
Donc, si vous voulez implémenter et créer et utiliser une todo liste fermée, vous pouvez obtenir la fiche action au format PDF.
La fiche action "Todo liste fermée" vous permet de découvrir les 4 étapes que je recommande lors de mes coachings pour passer d'une todo liste ouverte à une todo liste fermée.
Ça vaut tous les logiciels tendance qui fonctionnent bien durant 2 semaines.
Julien