Things 3: Le tueur de Tâches (Test)

Problème N°1 - On fait trop confiance à notre mémoire pour toutes les petites activités à réaliser

Et vous me direz, les activités importantes, celles qui doivent vraiment être réalisées, je les note quelque part. Mais le problème concerne toutes ces petites activités qui vont revenir en mémoire tout au long de votre journée.

Et cela occupe justement cette mémoire « vive » qui pourrait être utilisée à d’autres activités mentales. Le fait de se rappeler en cours de journée de choses à faire - et de ne pas les noter - utilise à chaque fois un peu d’énergie.

Et dilapider de l’énergie est la dernière chose que vous souhaitez faire lorsque vous souhaitez être productif et concentré.

Problème N°2 - la multiplication des outils disponibles. 

J’en causais récemment dans une intervention (voir photo), l’outil est important, mais les principes doivent impérativement venir avant.

Tout ressemble à un clou lorsque le seul outil à disposition est un marteau (disait Abraham Maslow). Ainsi les principes nous permettent de savoir quelles sont les caractéristiques que doit posséder notre outil.

Et l’un des principes de l’Organisologie (sa définition) est la notion de créativité. De plaisir. Je dois prendre du plaisir à utiliser l’outil.

C’est pour cette raison que j’utilise MeisterTask plutôt qu’Asana. C’est pour cette raison que j’utilise Things 3 plutôt que Todoist. C'est pour cette raison que j'utilise Workflowy plutôt que Dynalist.

Mais c’est quelque chose de très individuel, les goûts et les couleurs. Donc, testez! Car la pire chose que vous pouvez faire, c’est de suivre aveuglément les conseils d’une personne qui semble plus expérimentée que vous. Pourquoi?

Parce que vous êtes unique. Parce que votre contexte est unique. Et parce que vous dilapiderez une quantité importante d’énergie à vous obliger à planter un clou avec une tronçonneuse (simplement parce qu'on vous a dit qu'une tronçonneuse permettait de planter un clou).

C’est aussi pour cette raison que j'aime tester de nouveaux outils. Cela vous permet de découvrir d’autres manières de structurer votre quotidien et cela me permet d’apprendre continuellement.

Retenez ceci: trouvez vos principes, testez différents outils et écoutez-vous.

Ma solution pour gérer toutes ses petites tâches importantes (qui ne rentrent pas dans un projet) et pour ne plus rien oublier? 

Things 3.

L’application Things 3 coûte 10 CHF ($10) pour iPhone et 48 CHF ($50) pour votre ordinateur Mac. Elle est disponible sur l'App Store pour les appareils Apple et est développée par Cultured Code.

Si je prends le temps d’écrire sur l'appli Things 3, c’est que globalement je vous recommande de la tester. Things 3 est un véritable tueur de tâches qui vous aidera à vous alléger l’esprit afin de vous concentrer sur ce qui est vraiment important.

Et je ne reçois pas d’argent pour le dire 😉

Je vais être bref et directement partir sur les avantages et désavantages de l'application Things 3. Cela vous permettra de rapidement découvrir les fonctionnalités de cet outil dispo pour les appareils Apple.

Avantages de Things 3

#1 Things 3 est simplement composé des onglets principaux suivants:

• À classer (cela vous permet d’inscrire des infos dont vous ignorez la date butoir)
• À faire aujourd’hui
• À venir: cela vous permet d’ouvrir votre calendrier et d’inscrire des tâches sur les jours à venir
• À faire un jour: toutes les tâches sans date butoir. Cela peut être votre liste d’idées de livres à lire par exemple.
• Journal: tout ce que vous avez fait. C’est important pour l’estime perso et lorsque vous vous demandez « L’ai-je fait? »

Maintenant, vous vous dites peut-être « bon, c’est quoi le délire? Quoi de plus dans Things 3 par rapport à un autre organisateur de tâche? »

Les détails de Things 3 font la différence et c’est sur ceux-ci que l’on va prendre un peu de temps.

#2 Ce qui n’est pas fait un jour est automatiquement reporté au jour suivant

Quoi de plus rageant que de devoir cliquer sur une tâche non réalisée pour la déplacer à la journée suivante?  Les mecs de Cultured Code ont pensé à ça et désormais ce que vous ne réalisez pas un jour est reporté au jour suivant. Pourquoi cela fait une grosse différence?

Si vous ne faites pas vos tâches, vous vous retrouvez le lendemain avec plus de tâches. Cela vous incite donc à mieux planifier et à réaliser le travail. Naturellement, vous pourrez changer la date des tâches reportées si vous le souhaitez, mais les développeurs de Cultured Code incitent l’utilisateur à utiliser de l’énergie supplémentaire lorsque celui-ci ne fait pas son job. 

Cela rejoint un concept important lié à la planification: il est préférable de planifier quelque chose, car une fois devant l’action à réaliser, je vais devoir trouver de l’énergie pour me désengager alors que si je ne planifie pas, je vais devoir trouver de l’énergie pour m’engager dans l’activité. Ce n’est pas pareil.

#3 La liste des tâches peut être ordonnée d’un simple «glisser - déposer» 

Ceci afin de suivre un hypothétique déroulement de journée 

Vous le savez, je recommande d’inscrire les tâches à réaliser dans des blocs liés à votre niveau d’énergie. Par exemple, dans une période de 7h à 11h, réaliser des tâches qui nécessitent beaucoup de concentration. Puis de 11h à 12h, des tâches qui nécessitent moins de concentration. Connaître son rythme circadien aide beaucoup. 

Il n’est pas directement possible de créer des périodes dans Things 3, bien que les rendez-vous qui se trouvent dans votre calendrier apparaîtront. C’est bien pratique pour se donner une idée du temps que vous aurez à disposition.

Si vous n’utilisez pas le calendrier Apple, vous pouvez réorganiser l’ordre de vos tâches dans Things 3 d’un simple glisser / déposer afin de donner de la structure à vos tâches. L'ordre dans lequel on réalise ses journées est presque autant important que ce que l'on va réaliser dans une journée.

Recommandation: commencez par la tâche qui nécessite le plus de jus de cerveau. Je parle des raisons dans cet article sur la procrastination.

#4 Possibilité d’attribuer des mots-clés, des rôles (domaines) et de créer des projets. 

Les mots clés peuvent être attribués à des tâches afin d’être retrouvé plus facilement, voir pour indiquer une quantité d’autres informations comme le type d’énergie nécessaire. 

Les projets permettent de regrouper des tâches autour d’un objectif particulier. Par exemple: le projet "Voyage New York". Cela vous permet ensuite de générer des tâches directement dans ce projet spécifique. Une icône vous indique l’état d’avancement du projet. Pratique. 

Les domaines peuvent être assimilés à vos différents rôles. Par exemple, 

• vous êtes une responsable d’une association,
• un citoyenne française
• une maman  
• et une instructrice de kettlebell

Vous vous dites « OK chaque semaine je souhaite progresser dans mes rôles, sans cela je vais régresser. »

Ainsi vous pouvez attribuer des tâches à ces différents rôles pour être sûr d’y investir un peu de temps hebdomadaire. C’est le concept de l’Agenda BLOC (mais c’est moins visuel, je vous l’accorde).

#5 Se vider la tête en marchant

Au cours d’une journée, on pense à plein de petites tâches à faire. Si c’est le chaos dans votre tête, je vous recommande vivement de prendre une semaine pour TOUT noter ce qui surgit d’une manière aléatoire dans votre esprit.

Que ce soit dans un calepin A6 que vous ayez toujours sur vous… ou avec SIRI qui vous permet de directement d’inscrire une tâche dans Things 3. Vous l’aurez compris, parler à votre iPhone, c’est pratique quand on est occupé… (comme lorsqu’on conduit, lorsqu’on se déplace, et j’en passe).

#6 Des tâches récurrentes

Il y a des tâches qui reviennent d’une manière récurrente:

• Faire le ménage de printemps (1 x année)
• Réaliser la déclaration d’impôts ou envoyer les pièces comptables à votre fiduciaire (1 x année)
• Contrôler le paiement de vos factures (1 x mois)
• Faire le point sur la semaine passée (1 x semaine)
• Soulever des kettlebells (1 x jour)
• Etc.

Je vous incite vivement à utiliser un système de rappel automatique de ces moments. Vous pouvez le faire dans un calendrier (numérique ou papier) mais également dans Things 3.

Maintenant que vous avez vu les avantages d’utiliser Things 3, passons aux inconvénients…

Il y a toujours des avantages et des inconvénients. Si vous connaissez des avantages et des inconvénients à Things 3 que je n'ai pas cités... les commentaires sont là pour vous 🙂

#1 Il n'est pas possible de visualiser la semaine

C’est très important d’avoir une image de ce qui nous attend afin de mieux se rendre compte de ce qui nous attend. Surtout que les tâches sont automatiquement reportées sur le jour d’après lorsque celles-ci n’ont pas été réalisées.

Avec Things 3, on navigue dans une rue bondée avec des jumelles. 

Tout d'un coup on se retrouve en milieu de semaine avec une journée pleine de tâches à réaliser qu'il va falloir reporter. C'est bien car on ne les oublie pas... mais si vous avez tendance à mal planifier, cela peut vite devenir oppressant. Les ingénieurs de Cultured Code qui ont développé l'application Things 3 ont dû faire un choix.

Comme vous le savez également, pas de possibilité d’attribuer les tâches dans un moment de la journée. Ce serait vraiment top. Ce défaut peut être corrigé en utilisant des mots-clés liés à un type d’énergie, qui équivaut à un moment de la journée.

#2 Il n’est pas possible de créer des modèles pour pouvoir par exemple faire des listes de contrôle.

Vous le savez, les listes de contrôle c'est le must pour gagner en efficience.

#3 SIRI est fatigué (parfois).

C'est plus lié à Apple que l'application Things 3... certes, mais parfois c'est un peu rageant. 

#4 Pas d'application Things 3 disponible pour Android.

Conclusion, Things 3 or not Things 3?

Things 3, c'est bien. Non?
Maintenant, je me demande quel système vous utilisez pour gérer vos tâches? L'Agenda BLOC? Todoist? Things 3? Un calepin moleskine? Evernote? Workflowy?

Merci pour votre attention.

Julien

PS: Si le sujet vous intéresse... découvrez un organisateur de tâches old school bien pratique lorsque la technologie vous donne de l'urticaire...