Le Planificateur de tâches basé sur 3 Logiciels Intuitifs et Puissants

Vous avez apprécié l’organisateur de tâches « ORGANISATOR » que j’ai utilisé lorsque je planifiais beaucoup de tâches quotidiennement, sans pouvoir m’assurer d’avoir un accès à internet / à la technologie (oui, cela arrive encore)?

Dans cet article, vous découvrirez 3 logiciels performants pour devenir un vrai planificateur de tâches.

Vos bénéfices dès la fin de l’article:

- Comprendre comment utiliser les 3 logiciels gratuits "planificateur de tâches" 

- Meilleure coordination entre vous et les personnes qui ont accès à ces logiciels

- Moins d’oublis (c’est clair qu’un agenda papier ne va pas venir vous dire qu’il faut faire XYZ) et meilleur suivi.

- Esprit plus libre (notamment parce que vous avez la possibilité de stocker des tâches qui devront être planifiées plutôt que de les garder à l’esprit)

Attention cependant à garder à l’esprit les deux constats suivants:

1. On parle (uniquement) d’outils

Si vous avez lu cet article, vous savez que l’outil est l’élément le moins important dans votre organisation. La base est l’attitude, puis les compétences, etc.

Pourquoi c’est la partie la moins importante? Concrètement, vous pouvez maîtriser à merveille un outil pour aider les gens à avancer sur leurs priorités, mais complètement oublier d’avancer sur vos projets.

C’est un peu comme les TODO lists sur lesquelles vous notez ce que vous devez faire et rarement ce que vous souhaitez faire ou qui vous souhaitez devenir… eumm….

Je transformerais une citation très (trop?) connue de Sénèque qui dit “il n’y a point d’outils numériques favorables pour celui qui ne sait où il va”.

Le mec se retournerait dans sa tombe s’il pouvait lire ceci...

Et ce n'est pas tout: 

2. Il s’agit d’outils numériques

En somme, ces outils se trouvent sur votre smartphone. Il est donc impératif, au préalable, d’apprendre à maîtriser votre attention. Car depuis que les ingénieurs du GAFA ont des fonds illimités pour leur captologie (l’art de rendre un utilisateur captif de ses outils technologiques), je vous défie de résister avec votre simple volonté. C’est peine perdue.

Et c’est également pour ces raisons que des années j’ai fonctionné avec une organisation papier: je n’avais jamais appris à maîtriser mon attention (en fin d'article je vous propose un moyen pour maîtriser votre attention, pour le moment, restez concentré).

Avant de vous dévoiler mon PTN (planificateur de tâches numérique), 

Zoomons sur les fausses solutions que les gens mettent en place pour éviter de corriger les constats que je viens de citer:

#1 Ils vont foncer dans l’action (et éviter de se poser les bonnes questions)

- Qui ai-je envie de devenir?

- Qu’ai-je envie de réaliser?

- Pour obtenir quoi ai-je envie de passer au numérique?

- Ai-je le temps de configurer mes outils numériques?

- Est-ce que de continuellement changer d’outils (application, nouveau gadget, etc.) n’est pas un moyen de me détourner de ce que je devrais faire…?

Rigolez, c’est peut-être un questionnement extrême… mais je trouve impressionnant de voir le temps que passent certaines personnes à réfléchir sur des points futiles (à mes yeux) comme:

- le look

- la voiture que je vais acheter 

- la destination de mes vacances

- la série que je vais regarder dans les prochaines semaines

- le fond d’écran de l’application XYZ

Alors que ces choix ont moins d’impacts sur le quotidien que la réflexion, le choix et les conséquences que peuvent avoir les outils numériques sur leurs vies.

Ce qui nous amène à la fausse solution N°2

#2 Ils vont foncer dans l’action (et éviter de correctement configurer leur outil)

Très concrètement: je connais des gens qui laissent leurs notifications activées. Je vis sans notifications activées, je ne connais plus mes mots de passe (GMAIL / Réseaux sociaux) et ceci depuis plusieurs mois.

Tant qu’on n’a pas expérimenté le concept “sans notification” soi-même, il est difficile de savoir ce que cela fait sur son quotidien. C’est un peu comme un type qui mange trop de sucre (les croissants le matin, le jus d’orange, les pâtes à midi) et qui un jour arrête de manger du sucre et réalise à quel point il était endormi…

Bref, vous venez de découvrir mon avis sur le sujet (et encore, je me contiens…) 

Non en fait je vais me lâcher:

Apprendre à utiliser correctement un outil c’est primordial. Je veux dire, j’ai rencontré des assistantes / secrétaires qui travaillent 8h par jour avec leur clavier… et qui tapent à deux doigts. Véridique! 

Alors qu’en fait… il y a des logiciels de se type qui vous permettent d’apprendre à écrire avec vos dix doigts en 1 mois.

Hérésie! 

Et ce qu'il vous viendrait à l'esprit d'utiliser une tronçonneuse sans avoir appris à la manipuler? Les dégâts que votre tronçonneuse peuvent faire à votre intégrité physique sont similaires aux dégâts que peuvent faire la technologie à votre intégrité mentale.

Réfléchissez bien à ce passage. 

La solution que je vous propose demande un certain investissement, mais les résultats sont impressionnants en terme d’efficacité personnelle et d’autogestion.

1) Découvrir la méthode de l’Agenda BLOC

2) Puis la formation sur la maîtrise de votre attention

3) et ensuite, découvrir le PTN (Planificateur de tâches numérique)

Mais vu que l’on est tous impatients, je vais arrêter de rêver et partager avec vous mon PTN.

Premier outil du planificateur de tâches numériques: votre agenda Outlook / gmail

Alors oui, vous êtes peut-être en train de vous dire qu’un agenda sert à prendre des rendez-vous. Et justement, vous allez prendre des rendez-vous avec vous-mêmes pour réaliser certaines tâches.

Première tâche à planifier - placer une récurrence pour penser à s’organiser

Souvent on oublie de réaliser certaines activités pour une multitude de raisons. Cela ne signifie pas que ce n’est pas important. Prenez l’exemple de l’activité suivante: “fermer la porte à clé quand je pars de chez moi”. C’est important? Oui. Cela prend beaucoup de temps? Non. Qui n’a jamais oublié de fermer une fois la porte à clé (de son appartement, de sa voiture)? Il s’agissait simplement d’un oubli. 

Alors imaginez pour les activités un peu moins importantes… c’est vite arrivé d’oublier quelque chose.

Et ce n'est que le début parce que : 

Cette première tâche récurrente qui se situe au début ou à la fin de votre semaine à un seul but: vous faire placer vos priorités long terme.

- C’est à dire: votre projet de vie (ce qui vous aide à vous lever le matin)

- Puis quelques activités pour rester au top de votre forme (sport, alimentation, sommeil)

- Des activités sociales (parce qu’on n’est rien sans les autres)

- Des activités mentales (pour continuer d’apprendre et vous tenir informé de ce qui se passe dans votre environnement)

Définissez une couleur pour chaque type d’activité. Ainsi avec le temps, s’il vous manque une couleur, vous savez que quelque chose ne tourne pas rond dans votre emploi du temps.

2. Ensuite, bloquez des plages de travail dédié à vous / votre travail.

Avec un mot-clé spécifique, par exemple: concentration / créativité / stratégie / apprendre. Bloquez ces plages durant les moments où vous êtes le plus performant.

Cette définition de mots clés est importante. Ne la sous-estimez pas.

Mon conseil: 

- Lundi - rendez-vous OK toute la journée

- Mardi matin - bloqué pour vous 

- Mercredi matin - bloqué pour vous

- Jeudi matin - bloqué pour vous

- Vendredi - rendez-vous OK toute la journée

Mais c’est à vous de définir des plages bloquées pour vous, durant lesquelles vous allez pouvoir planifier (et réaliser) vos tâches. Il est intéressant de planifier en fonction de votre énergie et non de votre temps. Relisez l’article sur les rythmes circadiens.

3. Centralisez tout

Évitez de séparer vie professionnelle et privé. C’est mon avis 

Apprenez plutôt à “privatiser” certains rendez-vous. 

Pourquoi un tel choix? Pour réduire la charge mentale quotidienne. Si j’ai deux supports pour organiser ma vie, je vais chaque fois devoir contrôler si c’est bien OK de faire quelque chose durant ce moment…  C’est épuisant. Et tôt ou tard vous vous plantez. 

4. Planificateur de séances?

Si vous planifiez des séances auxquelles vous ne participez pas (comme moi), vous aurez régulièrement des doubles événements. Ce n’est pas grave, définissez une autre couleur pour les rendez-vous que vous organisez, mais auxquels vous ne participez pas. Cela vous aide à y voir plus clair. 

Si vous avez trop de séance, cliquez ici pour apprendre à réduire les réunionites.

5. Si votre séance dure 1 heure en réalité, planifiez 1h30.

Cela vous laisse de la marge de manoeuvre et si vous finissez avant, vous offrez du temps aux participants. Cadeau. Le principe ne change pas pour vos propres plages de travail.

6. Installez votre agenda sur votre smartphone.

Et n’activez pas les notifications (sauf si vous en avez besoin… mais faites attention avec cette option). Ainsi vous aurez la possibilité de bloquer des dates en live et de consulter des informations nécessaires.

Là, vous venez de créer l’espace dans votre agenda pour insérer des tâches.

7. Bonus - Astuce du planificateur

Vous pouvez copier / coller l'email dans le rendez-vous afin de vous assurer de traiter celui-ci.

À présent, découvrez le deuxième logiciel pour assurer le suivi.

Naturellement, vous pouvez vous satisfaire de créer des blocs dans votre agenda et y insérer des tâches qui nécessitent le même genre d’énergie (ce que vous venez de faire), mais vous pouvez aussi aller beaucoup plus loin avec le logiciel Meistertask.

Le logiciel Meistertask vous permet de gérer et planifier des tâches en équipe. 

Je ne sais toujours pas comment ils gagnent leur vie, mais le concept est très intéressant, car le logiciel fonctionne très bien pour sa propre planification (pas besoin d’équipe).

Voyons voir comment j'ai crée de la synergie entre mon agenda et ce gestionnaire de tâches par équipe.

1. Une fois votre compte créé, vous arrivez sur votre tableau de bord Meistertask

Depuis là, vous avez accès à vos différents projets.
Déjà, c’est beau. Et je crois qu’il est important de souligner cet aspect, car il vous incite à y revenir. Petit détail: quand j’ouvre internet, j’arrive directement sur meistertask.

Ce que j’ai également fait: grâce à l’application Habitslab, je peux me souvenir de me rendre plus souvent sur Meistertask dès que je vais sur certains sites. Par exemple, lorsque je me rends sur Facebook (ou instagram), je peux faire apparaître une fenêtre me rappelant d’aller sur meistertask.

Revenons sur le tableau de bord…

Créer votre premier projet en cliquant sur le bouton +. Vous verrez c’est simple.

2. Une fois dans votre projet, vous allez configurer vos colonnes.

2.1 Je vous invite à créer une colonne “Idées / souhaitables” -> vous indiquez là-dedans tout ce que vous souhaitez faire. C’est typiquement là que viennent s’inscrire mes bonnes idées concernant le projet Organisologie.

2.2 Une colonne “système / en continu” -> vous inscrivez les actions que vous réalisez tous les jours / semaines / mois. Comme dirait Scott Adams, Loser have goals, winner have systems. Moi je dis qu’on peut avoir les deux.

2.3 Une colonne “Exécution action clé” -> correspond à ce que vous faites en premier dans la journée. Idéalement dans cette colonne il y a très peu de tâches. Il peut s’agir d’activité en lien avec le système SCOREUR. Quand je commence par moi, je commence par ce qui se trouve là-dedans.

2.4 Une colonne “Le nord” -> c’est là que vos actions tendent. C’est le nord de votre boussole. Cette colonne est importante pour ne pas se perdre et prendre des décisions cohérentes sur la durée.

2.5 Une colonne “Réalisé” -> tout ce que vous terminez va là-dedans. C’est motivant.

2.6 Et une colonne “un jour peut-être” -> les idées intéressantes, mais qui ne vous semblent pas réalisables actuellement. C’est simplement une colonne pour vous vider l’esprit.

Une fois vos colonnes créées, vous pouvez commencer à les remplir.

3. Zoomons à présent dans les tâches planifiées.

Pour chaque tâche que je crée, je peux développer et créer des sous-tâches afin de décomposer celle-ci. 

Pourquoi?

Pour éviter de me retrouver paralysé face à la taille du travail à fournir. Lorsque je détaille le travaille, cela me permet également d’être plus fin dans l’évaluation du temps requis pour réaliser la tâche. Cela me permet également de mettre le doigt sur des activités qui ne sont pas impératives à réaliser.

Pour chaque tâche, je peux assigner une liste de contrôle (ou check-list). 

Typiquement en écrivant cet article je viens d’avoir une idée pour créer un autre article sur la liste de contrôle des tâches. Je note donc directement cette idée… Et ainsi je libère mon esprit pour ce que je suis en train de faire.

4. La liste de contrôle me permet de d'économiser un temps considérable.

C’est l’aspect Organisation délibérée: lorsque je pars en voyage, je peux chaque fois me demander si j’ai tout le matériel nécessaire… où je peux prendre une fois le temps de faire une check-list (liste de contrôle) des éléments impératifs à prendre avec moi.

De même avec la création de mes articles. Je peux à chaque fois partir de 0 ou me dire “mais Julien, c’est une activité que tu réalises régulièrement, tu peux simplifier le travail en créant un plan à suivre à chaque fois que tu écris un article”. 

C’est ce que j’ai donc fait…

Chaque fois que j’ai un article à écrire, je définis la liste de contrôle intitulée “Rédaction d’article”. Je vous explique dans mon livre 2h chrono mais également ici comment créer une liste de contrôle de tâche qui tient la route. Mais le mieux est de lire le livre d’Atul Gawande “The Check List Manifesto”.

Et au fur et à mesure de ma tâche, je check tout ce que j’ai fait…

Une check-list facilite aussi le commencement d’une activité.

4.1 Les étiquettes des tâches planifiées

Les étiquettes sont des mots clés qui me permettent de filtrer mes différentes tâches au besoin.

L’intérêt est de pouvoir faire concorder le type de tâche avec mon agenda. Par exemple, j’ai une étiquette intitulée “focus”. Je sais que ce sont des tâches qui nécessitent de la concentration et que je vais planifier en conséquence: c’est à dire lors de période où j’ai du temps et peu de chances d’être distrait.

Ensuite, je peux y ajouter une échéance à cette tâche. Important… il s’agit de la loi de parkinson qui dit qu’un travail prendra tout le temps à sa disposition pour être réalisé. Sans échéance vous risquez de traîner en longueur une tâche que vous auriez pu réaliser  rapidement.

5. Et c’est là que Meistertask est puissant: le travail collaboratif.

Je peux affecter une personne à une tâche. Via une simple adresse email, la personne va pouvoir créer son compte et commencer à travailler sur le projet que je lui aurais ouvert. 

Je peux féliciter une personne et commenter son travail grâce à fil “actualité” qui se trouve sur chaque tâche. Histoire de rendre le travail encore plus intéressant.

Je peux joindre des liens, des pièces jointes, et évidemment voir les performances de l’équipe ou d’un individu.

Aller plus loin dans votre planification

Naturellement, Meistertask vous permet de faire pas mal d’autres trucs. J’ai cherché à pousser le logiciel pour voir si je pouvais par exemple gérer mon stock de nourriture qui se trouve à la cave (penser ce que vous voulez, moi ça m’amuse).

Et cela fonctionne.

Pour chaque aliment, je lui mets une date d’échéance et je crée les colonnes de mon choix.

Chaque fois qu’un aliment arrive à date d’échéance, celui-ci passe automatiquement dans la colonne “à consommer” et lorsque je fais mes courses en ligne, je sais quel aliment je dois remplacer / commander. 

Bref...Meistertask est une petite pépite que j’ai découverte grâce à Nathan, un lecteur du blog (Merci Nathan).

D’autres logiciels font le travail, mais je citerai que Asana qui est également très connue. Pour avoir testé les deux, je préfère amplement Meistertask. Ne me demandez pas pourquoi… une histoire de design probablement.

Il va sans dire que Meistertask est disponible depuis votre smartphone. Ainsi dès que vous avez une idée vous pouvez l’inscrire dans le projet de votre choix / colonne de votre choix.

Très pratique lorsque vous êtes en déplacement pour mettre à jour vos tâches (il faut bien s’occuper quand on n’a plus les réseaux sociaux à disposition).

Comment planifier les tâches liées à des personnes?

Comme vous l’avez vu, Meistertask permet de planifier et suivre des tâches de plusieurs projets, impliquant plusieurs personnes ou pour-soi même. C’est vraiment un programme complet et modulable en fonction des besoins (la preuve avec ma cave).

Mais je vais vous parler d’un troisième logiciel qui est très intéressant lorsqu’il est souhaitable / appréciable de relancer une personne (et non impératif).

Une grande partie de la réussite passe par le réseau et il est évident que lorsque vous devez faire quelque chose pour / avec une personne, le rendez-vous / la tâche ira soit dans votre agenda soit dans Meistertask (et parfois les deux).

Mais une partie des activités concerne la relance. Relancer une personne, partager une information, bref montrer à la personne que vous existez. Si le sujet vous intéresse, le livre Never eat alone est tout indiqué.

Donc pour toutes ces tâches de type “souhaitables” je vous propose le logiciel HUBSPOT qui permet d’importer votre liste de contact et ensuite d’affecter des tâches par contact.

Ainsi, dès que vous avez un temps mort, vous pouvez ouvrir votre hubspot et réaliser les tâches que vous aviez planifié de faire (appeler une personne, lui envoyer un email, etc.) ou si vous venez d'interagir avec la personne, vous pouvez inscrire quelques éléments importants de cette rencontre dans les notes.

Le logiciel est également gratuit (pour les individus) et il est très facile d’utilisation. Je ne vais donc pas m’étaler sur celui-ci. 

Je vous le recommande si vous devez suivre / relancer activement certaines personnes. C’est typiquement quelque chose que j’ai commencé de faire en débutant mes interviews en 2018.

Conclusion sur votre planification de tâches

Planifier des tâches s’apprend. C’est une compétence. L’outil vous permet de simplifier la coordination avec d’autres personnes et surtout, il vous aide à assurer le suivi.

Mais il ne fait pas le suivi à votre place. Il ne vous dira pas ce qui est urgent / important. Ce sont des outils.

Pour résumer cet article

Agenda -> permet de placer mes blocs types / blocs variables en gardant en tête l’importance grâce à une tâche récurrente qui me rappelle de le faire. 

- Permet de coordonner plus facilement / rapidement avec les personnes qui ont accès à mon calendrier

- Permet d’inscrire les tâches provenant de Meistertask pour les blocs types (concentration / action clé / etc.) ou de directement inscrire ce que je souhaite réaliser (tâches à réaliser / ordre du jour d’une séance) dans les blocs variables.

Meistertask -> permet de planifier et suivre la réalisation des tâches liées à un projet. En équipe ou seul.

- Permet d’affecter des listes de contrôle

- Permet de se libérer l’esprit en créant des colonnes “idées en attente” et en gagnant en clarté d’esprit en inscrivant le nord ainsi que les 2-3 activités principales par lesquelles commencer ses journées. 

- Attention cependant à ne pas avoir les yeux plus gros que le ventre et ne pas vous faire décourager par un tableau de bord sans limites… 

Implémentation ses outils dans votre quotidien

Vous arrivez à la fin de cet article conséquent. Premièrement félicitation, actuellement l’humain moyen dispose de 8 secondes d’attention avant de passer à autre chose. Mais pas vous!

Je tiens à signaler que j’ai implémenté ces outils petits à petits dans ma vie. J’ai commencé par l’agenda BLOC (qui basiquement me permet de gérer mes rendez-vous / tâches facilement), puis j’ai appris à gérer mon attention et enfin je suis passé au numérique.

Ensuite j’ai placé Hubspot et pour terminer Meistertask.

Je ne dis pas que vous devez suivre cet ordre. Je dis simplement qu’il faut y aller étape par étape au risque de faire une overdose de numérique.

Même si le perfectologue n'est pas de mon avis... 😉 

Et vous… qu’utilisez-vous pour planifier vos tâches? 

J~ 

Si cet article vous a plu, découvrez le retroplanning, une méthode de planification inversée qui vous permettra de tenir vos deadlines plus souvent.