Gestion du temps: La méthode JATO pour gérer son temps au quotidien

"Donne une to-do liste à un Homme, tu l'organises pour un jour.
Apprends-lui la gestion du temps, il aura du temps libre toute sa vie".

Si vous m'avez trouvé dans le labyrinthe d'internet... peut-être que :

• Vous êtes de ceux qui semblent avoir des journées de plus en plus courtes...
• Vous arrivez en retard à vos rendez-vous... vous manquez des échéances...
• Vous rêvez d'avoir des nuits de 8h... et des journées de 30 heures...
• Vous n'avez pas de temps pour vos projets... vos objectifs... vos rêves.
• Vous ne savez pas comment créer un planning de travail réaliste...
• Vous ne savez pas déléguer...

Mais surtout, 

Vous en avez marre des conseils populaires "Planifier en prenant des réserves"... ou "utiliser la loi de Pareto"?

Respirez.

La gestion du temps est un problème depuis que les hommes existent.

Les causes d'une mauvaise gestion du temps sont psychologiques :

• Nous sommes trop optimistes.
• Nous pensons que les imprévus arrivent qu'aux autres.
• Nous surestimons nos capacités à effectuer une tâche.
• Nous pensons que demain nous serons motivés.

Et vous continuerez à répéter "je n'ai pas le temps" si vous pensez que votre To-do liste... ou votre agenda... ou votre application pour gérer vos tâches (comme Things 3)... vous permettront d'avoir du temps pour vos projets et vos objectifs.

La bonne nouvelle?

Le guide sur la gestion du temps que vous lisez vous permet d'identifier VOS voleurs de temps avec la méthode JATO. 

Je dis bien VOS voleurs de temps, pas ceux d'un blogueur qui écrit dans la cave de ses parents pour tuer l'ennui.

• Vous mettrez la main sur l'inversion (une méthode recommandée par l'un des investisseurs milliardaires les plus perspicaces de tous les temps). Avec l'inversion, vous saurez quelles activités cesser de faire...
• Surtout, vous apprendrez à utiliser la voie négative afin d'avoir dès ce soir plus de temps dans vos journées.

Si vous êtes attentif... je distille entre les lignes des conseils testés pour gérer votre temps sur la durée (et éviter d'abandonner vos engagements après 3 semaines).

Et tout commence avec Britney.

Les deux points communs entre vous, Obama et Britney Spears

Avez-vous déjà pensé pourquoi certaines personnes disent "je n'ai pas le temps"... alors que d'autres personnes semblent toujours avoir du temps ?

Quand on se pose cette question, on réalise que le problème n'est pas le temps à notre disposition.

Le temps est identique pour nous tous.

Jusqu'à preuve du contraire... Vous ne pouvez pas dire "le mois de janvier est très chargé, je vais doubler la durée de mes journées".

"Le mois de juillet est plutôt calme, je vais diviser par deux la durée de mes journées."

Que vous ayez 3 plans d'action à mettre en oeuvre... ou que vous fassiez une retraite méditative à Bali... votre journée fait 24 heures.

Que vous ayez 20 ans ou 50 ans, vos journées font 24 heures.

Elon Musk, Britney, vous, moi, (John, un chat).

Nous partageons ce premier point commun.

Le deuxième point commun?

Bien que nous ayons tous des journées de 24 heures, nous ignorons le nombre de journées qui nous restent à vivre.

C'est le point commun de l'incertitude.

Et même si une partie de nous ne veut pas regarder la réalité en face, l'autre partie n'est pas dupe.

Cette partie de nous réalise que tout peut s'arrêter demain. Ainsi, ceux qui gèrent bien leur temps vont profiter (de la moindre durée) de leur vie.

Ce qui vous pend au bout du nez si vous ignorez ce conseil?

Vous ressentirez cette force invisible qui vous pousse à procrastiner votre projet le soir venu... à manquer des échéances... des opportunités... et à perdre du temps.

Ignorez les bourreaux du travail qui se sentent vivants dans les pleurs, les cris et la sueur.

• Ces bourreaux qui portent leur stress comme un badge d'honneur.
• Ces bourreaux n'ont pas encore compris que l'agitation n'est pas synonyme de performance.

Revenons à nos journées.

Si nous avons tous des journées de 24 heures... Le problème ce n'est pas le manque de temps... mais l'ignorance de l'élément central qui gouverne nos journées... et notre vie.

L'élément central de la gestion du temps (ce n'est pas le travail ni une bonne planification)

Si vous demandez à la plupart des gens comment gérer son temps... ils vous diront:

• Il faut avoir une bonne application pour gérer ses informations. 
• Il faut gérer ses priorités. 
• Il faut utiliser la méthode NERAC.
• Il faut avoir des objectifs smart. 
• Tu dois connaître les 12 lois de la gestion du temps.
• Il faut planifier avec le timeboxing.
• Il faut utiliser la méthode pomodoro (de Francesco Cirillo)
• Il faut un bullet journal. 
• Il faut suivre une bonne formation.
• Il faut utiliser la matrice d'Eisenhower.

Souvent, ils vous parleront d'outils. Mais même le meilleur outil ne suffira pas, s'il manque un élément fondamental.

Pour moi, l'élément central de la gestion du temps est biologique.

Il s'agit de votre corps.

Pour que votre corps fonctionne durant 82 ans (et éviter de perdre 20 ans en lui donnant envie de s'arrêter à 62 ans), certains comportements doivent être répétés d'une certaine manière. Ces comportements nécessitent une durée pour être accomplis.

Vous ne pouvez pas arrêter de dormir.
Ni arrêter de manger.
Ni arrêter de vous laver.

Certes, vous pouvez moins dormir, moins manger, moins vous laver.

Jusqu'à un certain niveau.

Passer ce niveau, la situation devient critique (y compris pour votre entourage).

Si vous dormez moins que 8 heures, vous faites des erreurs qui coûtent en ressources pour être réparées (et justifiées). En dormant moins, vous mangez moins bien (et plus de calories)... vous n'avez pas assez d'énergie et vous prenez du poids. Des carences arrivent.

Si vous vous lavez moins... je vous laisse imaginer.

Face à ce constat, vous pouvez prendre des drogues. Et essayez d'être plus intelligent que des millions d'années d'évolution (en dormant 3 heures par nuit par exemple). Mais c'est bien prétentieux.

Se doper (se duper?) peut fonctionner sur le court terme.
Sur le long terme, vous le payez.

Ainsi, le corps place ses contraintes dans votre bocal de 24 heures.

Si vous ne connaissez pas la métaphore populaire du bocal (qui recadre la perception du temps) j'ai fait une vidéo pour vous...

Les contraintes utiles du corps pour organiser vos journées

En donnant à votre corps se dont il a besoin pour fonctionner au top, vous pensez perdre du temps... ?

• Pourquoi devrais-je faire de la cohérence cardiaque 15 minutes par jour?
• Pourquoi dormir 8 heures par nuit?! On n'a qu'une vie.
• Pourquoi devrais-je faire du sport? Je ferais du sport à la fin de mon projet, quand j'aurai atteint mon objectif.

C'est à ce moment de la lecture qu'il faut redoubler de vigilance.

En respectant les contraintes de votre corps, vous gagnez du temps.

Vous avez bien lu.

Vous gagnez des années dans le futur... parce que vous augmentez vos probabilités de vivre plus longtemps la seule vie que vous avez (jusqu'à preuve du contraire).

Vous gagnez du temps dans le présent... car votre corps fonctionne à plein régime:

• vous faites moins d'erreurs,
• vous êtes plus créatif,
• vous vous sentez mieux dans vos pompes,
• vous êtes moins stressé,
• vous dormez mieux.

Le paradoxe des contraintes imposées par le corps ?

Parce que vous avez moins de temps à disposition pour vos projets et vos objectifs du moment, vous êtes plus sélectif sur ce qui doit être fait. Vous vous engagez moins, car chaque oui équivaut à un non.

• Vous sélectionnez mieux les tâches à haute valeur ajoutée.
• Vous ne dites plus "oui oui" à tout le monde.
• Vous apprenez à déléguer.
• Vous vous dispersez moins (en prétendant vous diversifier)
• Vous vous comparez moins souvent aux autres via les réseaux sociaux...

Ainsi la première attitude des gens qui ont du temps est la suivante : d'abord les besoins de mon corps... puis les autres.

Qui êtes-vous sans votre corps? Qui serez-vous pour les autres avec un corps dysfonctionnel?

Certes, vous pouvez faire des exceptions temporaires. Parfois des imprévus arrivent et il faut les gérer. 

Que dites-vous? Un exemple?

Bien sûr.

Avec mon business en ligne (Organisologie.com) , je pourrais travailler tous les soirs jusqu'à 21h. Je pourrais travailler le week-end sur ce projet.

J'ai toujours des idées d'articles qui m'attendent... je pourrais contacter d'autres blogueurs, lire d'autres livres, faire de nouveaux produits... mettre à jour chaque formation...

Mais mon ordinateur s'éteint automatiquement à 18h30 (j'utilise pour cela le logiciel Cold Turkey, un outil puissant).

Ainsi... je peux travailler jusqu'à 18h30 max. Le reste de ma soirée est consacré à du temps hors écran... qui me permet ensuite de bien dormir (c'est le concept des habitudes clés).

Comme vous l'imaginez, cette contrainte réduit la durée de mes journées.

Est-ce que je fais moins dans ces journées?

Non.
Au contraire.

Ce manque de temps m'incite à mieux utiliser ce temps de travail.

Je définis mes objectifs mensuels, hebdomadaires, et mes 3 tâches quotidiennes. Je tente de travailler sur des tâches qui apportent de la valeur ajoutée sur la durée.

Comme cet article que vous lisez peut-être plusieurs années après sa rédaction. Comme créer une formation sur les 5 éléments de la productivité.
Des tâches que personne d'autre que moi ne peut faire.

En ça, j'augmente mon efficacité.

Et en embrassant le principe des contraintes utiles, il y a des moments où cela ne fonctionne pas. J'ai besoin d'accéder à mon ordinateur et je n'y arrive pas. Je suis en train d'envoyer un e-mail à mes lecteurs et mon ordinateur se verrouille.

C'est normal de ressentir de la frustration.

Si vous voulez avoir plus de temps libre dans vos journées, vous adapterez vos comportements. Cette adaptation nécessite des ajustements. Et c'est ce qui est grisant dans le processus d'apprentissage.

Quelques idées de contraintes qui vous aideront...

• Aller au lit tous les soirs de la semaine à la même heure
• Ne pas mettre de réveil pour me lever
• Travailler debout
• Faire du sport 3 fois par semaine
• Faire de la cohérence cardiaque 3 fois par jour
• Déconnecter des écrans à 19 h
• Ne pas manger avant 12h.
• Ne pas boire d'alcool...

Etc...

Mais je ne vous ai pas tout dit à propos de vos journées...

Vos journées ne font pas 24 heures...

Vous vous dites que je fabule ?

Vous vous dites "Julien, tu viens de dire que le point commun entre Obama, Britney et moi, c'est que nos journées font 24 heures"...

Vous avez raison, le temps effectif de vos journées est de 24 heures... mais le temps à votre disposition n'est pas 24 heures.

Le temps effectif c'est comme l'argent que vous avez sur votre compte d'entreprise : l'argent qui s'affiche n'est pas votre argent. Une partie va aller aux impôts. Une partie pour payer les charges sociales. Etc.

En général, les gens qui lisent cet article (qui s'intéressent à la gestion du temps) ont moins de 2 heures de temps à disposition par jour.

En acceptant ces 2 heures par jour...

• Vos objectifs seront plus réalistes.
• Vous avancerez plus rapidement sur vos objectifs. Vous ne vous flagellerez plus en pensant à tout ce que vous devez faire sur votre projet.
• Vous direz bien moins souvent oui. Vous cesserez de perdre du temps sur des activités qui ne vous apportent pas tant.
• Vous prendrez moins de rendez-vous.
• Vous commencerez à être bien plus FOCUS dans les activités que vous réalisez.
• Vous pensez que j'exagère avec ces 2 heures?

Faisons un calcul

24 heures

- 8 heures de sommeil

- 8 heures pour générer un revenu

- 2 heures pour manger

- 2 heures pour se laver, s'habiller, se préparer, se déplacer

- 2 heures pour voir des gens / faire du sport / s'occuper de la famille

Il vous reste 2 heures à disposition.

Maintenant, comment augmenter ce temps libre à disposition en respectant les contraintes fixées par votre corps ?

Car c'est pour cela que vous êtes ici.

1. La première approche est l'optimisation.
2. La deuxième est la voie négative.

Conseil: retenez-vous de suivre les instructions.
Lisez tout l'article PUIS passer à l'action.

La priorité de l'optimisation? Démasquer vos voleurs de temps.

L'optimisation consiste à réduire les ressources nécessaires pour continuer d'obtenir les mêmes résultats (ou plus de résultats).

Vous travaillez moins d'heures, mais parce que vous utilisez des check-listes, vous obtenez les mêmes résultats.

Vous passez moins de temps devant votre ordinateur, mais parce que vous utilisez un cerveau numérique, la qualité de ce que vous produisez augmente.

Dans le cadre de la gestion du temps, vous pouvez optimiser les actions répétitives et les actions uniques.

Par exemple, si je traverse un passage pour piéton et que je dois sauter sur le trottoir pour éviter un camion fou... cette action unique est importante.

Mais il y a peu de chances que cette action se reproduise. Donc prendre des cours pour sauter plus vite est une "perte de temps".

En revanche, les actions répétitives vont durer une grande partie de votre vie. Ainsi le temps que vous économisez en accomplissant ces actions, c'est du temps que vous gagnerez jour après jour, semaine après semaine.

Par exemple, si en apprenant à gérer vos e-mails (souvent une tâche très répétitive et quotidienne), vous économisez 30 minutes de temps par jour... ça vous fait environ 3 heures par semaine.

12 heures par mois.
144 heures par année.
6 jours par an en plus... par rapport à votre précédent vous.

Et il ne s'agit que des actions répétitives en lien avec vos e-mails... Une fois que les e-mails sont sous contrôle, vous pouvez passer au prochain voleur de temps.

Ainsi la plupart de nos actions répétitives peuvent être supprimées, optimisées et laissées inchangées.

Comment faire?

La méthode JATO pour identifier vos voleurs de temps

Dans les jours qui viennent, prenez note des fois où vous dites "jamais" ou "toujours" suivis d'une connotation négative. C'est la méthode JAmais TOjours.

• Je n'arrive jamais à vider ma boite e-mail...
• Je mange toujours mal...
• Je n'ai jamais d'argent pour...
• Je perds toujours du temps à commencer mon travail...
• Je ne sais jamais pas où commencer...
• Je n'arrive jamais à aller au lit tôt...
• Je me réveille toujours avec une énergie à plat...

C'est toujours la guerre pour faire ma déclaration d'impôts...

La plupart des gens vont attendre que la situation devienne critique pour agir avec force pour gérer le problème provoqué par les actions répétitives dysfonctionnelles.

Une semaine dans l'année, ils partent en expédition pour gérer leur paperasse et faire leur déclaration d'impôts. Une fois par mois, ils bloquent un week-end pour récupérer le retard sur leurs e-mails...

Mais ces actions uniques et puissantes traitent que les conséquences des actions répétitives dysfonctionnelles. Elles ne traitent pas les causes.

C'est comme aller chez le dentiste pour se faire traiter des caries, mais ne jamais se brosser les dents.

La plupart des gens ne vont pas penser à toutes leurs actions répétitives qu'ils exécutent au quotidien (elles sont souvent inconscientes).

S'ils manquent de temps, le réflexe est d'aller sur Amazon ou sur Google et de chercher "comment gérer son temps" (c'est d'ailleurs peut-être comme ça que vous m'avez trouvé)...

• Ils achètent un nouvel agenda. 
• Ils mettent en place une nouvelle to-do liste.
• Ils s'organisent avec une nouvelle application...
• Ils ajoutent un objet, une pratique, avant de corriger ou supprimer ce qui ne fonctionne pas.

Ce qu'ils oublient, c'est que nous sommes tous uniques. Si vous voulez améliorer vos actions répétitives pour gagner du temps, vous devez réfléchir... et tester. Plutôt que chercher une recette miracle générique.

Faites la liste des mots "jamais" et "toujours" que vous utilisez dans votre quotidien pour parler d'une situation négative.

Une fois ceci fait, vous avez identifié les actions répétitives qui dysfonctionnent. Si vous les corrigez, vous gagnerez du temps (et de l'énergie, de l'argent, etc).

Vous êtes prêt pour la prochaine étape.

Les questions "maturées" ? Une méthode pour trouver des idées d'amélioration

Avant de vous jeter sur Google, asseyez-vous et demandez-vous:

Comment faire pour atteindre le résultat désiré...?

Ou

Comment faire pour ne plus être confronté à ce problème?

Si à l'étape précédente vous avez identifié "J'ai toujours 300 e-mails à traiter le vendredi soir" comme étant un problème... demandez-vous :

• Comment faire pour avoir zéro e-mail à traiter le vendredi soir? Ou...
• Comment ne pas faire pour avoir 300 e-mails à traiter le vendredi soir?

Une pratique intéressante est de vous poser la question plusieurs jours d'affilés... sans regarder les réponses des jours précédents.

Quand vous vous entraînez, votre corps se développe entre deux séances. Avec la créativité c'est identique (c'est le concept de la maturation).

• Le lundi... vous réfléchissez à 5 manières de faire pour résoudre le problème répétitif X.
• Le mardi... vous réfléchissez à 5 nouvelles manières pour résoudre le problème répétitif X.
• Et ainsi de suite jusqu'à vendredi.

Entre chaque séance, vous vous surprendrez à obtenir de nouvelles idées.
Capturez-les rapidement.

Il n'y a rien de plus frustrant que de se souvenir d'avoir eu une idée de génie... mais de ne plus se souvenir de l'idée en question.

Parfois vous vous répéterez dans vos réponses... mais en fin de semaine vous aurez généré plus d'idées que si vous aviez sélectionner votre première idée.

Dans le lot, il y aura peut-être une option à laquelle vous n'aviez pas pensé... et qui vous permettra de gagner beaucoup de temps.

"Ce n'est pas parce qu'une information est facilement accessible..."

disant Charlie Munger...

"...qu'elle est pertinente pour vous".

Une fois ceci fait, place au test.

Tester (ce qui n'est pas fatal en cas d'échec...) puis observer.

En systémique, il est important d'observer le feedback pour savoir si on se dirige dans la bonne direction.

Ainsi...

1. Décrivez la situation de départ (j'ai 300 e-mails à traiter le vendredi soir).

2. Puis décrivez la situation d'arrivée (j'ai 10 e-mails à traiter le vendredi soir).

Prenez l'idée qui vous semble la plus intéressante, générée au point précédent, et appliquez-là.

En fin de semaine, observez les résultats.

• Si vous avez 198 e-mails... alors vous allez dans la bonne direction. Continuez.
• Si vous avez 445 e-mails... vous allez dans la mauvaise direction. Changez.

Ce qui est important, c'est d'éviter de tester les tâches / changements, qui en cas d'échec, vous mettent dans le pétrin.

Répétez l'étape 1 à 3 sur tous les systèmes identifiés comme défaillants.

À ce stade vous avez identifié des actions répétitives qui vous volent du temps... vous avez listé des questions... et vous avez même testé ces solutions, qui en cas d'échec, ne sont pas fatales.

Mais vous n'avez toujours pas plus de temps?

Voici une piste intéressante à suivre...

L'ordre de vos tâches est important

Quand vous générez des idées, un type de solution qui passe souvent sous les radars est de faire la même tâche récurrente, à d'autres moments ou dans d'autres endroits.

Par exemple, quand je bossais sur les chantiers, je me retrouvais souvent dans la file d'attente du supermarché, entre 18h et 19h. Vous le savez, je perdais un temps fou.

Quand je me suis mis à travailler pour moi, j'ai repris le contrôle de mon agenda. Ainsi, je pouvais faire la même chose, mais à un autre moment.

Plutôt que faire mes courses à 18h... je pouvais m'y rendre à 16h.
Plutôt que d'aller à la salle de sport à 19h... je pouvais m'y rendre à 15h.

Et le soir en allant au restaurant... je passais devant le supermarché et je voyais les gens qui perdaient du temps dans la file d'attente.

La même tâche à un autre moment ou un autre endroit prend moins de temps.

La solution est parfois aussi simple que cela.

Vous venez de découvrir la première approche pour optimiser votre gestion du temps. À présent... il reste la deuxième approche.

J'affectionne tellement cette approche que j'en ai fait un chapitre entier dans la deuxième édition de mon livre.

La voie négative qui fait gagner du temps (mais aussi de l'argent, de l'énergie et qui vous épargne bien des ennuis)

Une idée populaire consiste à croire que pour améliorer un objet, un bien, un concept, il faut faire quelque chose en plus.

Je veux améliorer la puissance de mon ordinateur ? Je lui ajoute une deuxième carte graphique. Ou plus de mémoire vive.

Je veux augmenter mon chiffre d'affaires ? Je crée plus de produits. 

Je veux obtenir plus de résultats? Je dois travailler plus longtemps.

Dans un système capitaliste, il est facile de comprendre pourquoi cette idée à la côte. Cela génère du profit.

Pourtant, la plupart des systèmes s'améliorent quand on commence par supprimer quelque chose à ceux-ci.

Prenons l'exemple Marc, un système humain, qui souhaite être en bonne santé. 

Marc peut s'inscrire dans une salle de sport et aller soulever des kettlebells 3 fois par semaine.

• Il peut aussi arrêter de fumer.
• Il peut aussi arrêter de boire.
• Il peut aussi arrêter de manger le petit-déjeuner.

Les effets sur sa santé seront plus importants que de soulever des poids.

Je ne dis pas qu'arrêter quelque chose est facile. Mais si vous y parvenez, vous vous retrouverez avec un surplus de ressources (plus de temps, plus d'argent, plus d'énergie).

Chaque système à ses freins à main qui le retiennent. 

Votre job est de les découvrir, de comprendre pourquoi vous ne les enlever pas... puis de les enlever.

C'est un secret des types productifs : ils créent des environnements avec un minimum de friction. Ainsi... le besoin de volonté est très faible pour avancer sur leurs projets... et leur efficacité augmente.

Vous le saviez déjà, en me lisant jusqu'ici. C'est ce que l'on appelle la voie négative. Un concept popularisé par Nassim Nicholas Taleb dans son excellent bouquin: The Black Swan.

Comment utiliser la voie négative?

En inversant le problème.

L'inversion pour perdre et gagner du temps

Cette technique est recommandée par le milliardaire Charlie Munger. L'idée est d'inverser le problème.

Plutôt que de vouloir baisser le nombre d'e-mails que je reçois chaque semaine... je vais me demander "Comment faire pour avoir 600 e-mails tous les vendredis soirs?"

Puis je liste...

• Je garde ma boite de réception ouverte en fond d'écran...
• Je vais répondre immédiatement à tous les e-mails...
• Je vais mettre tout le monde en copie...
• Je vais vérifier mes e-mails sans les traiter...

Ainsi, je pourrais même arriver à 1000 e-mails à traiter le vendredi soir.

Vous pouvez demander à vos amis, vos proches, de participer au jeu. C'est assez ludique à faire.

Ensuite, vous regardez quels sont les éléments de la liste qui vous concerne.

La prochaine étape?

Stopper ces comportements, l'un après l'autre.

Vous avez sauté des passages de cet article... par manque de temps? 

Voici un résumé.

Gérer son temps de manière autonome: le résumé

Le but de cet article est de vous rendre autonome dans la gestion de votre temps. Car le monde est impermanent... ce qui fonctionne à une époque, dans un contexte, peut ne plus fonctionner.

Plutôt que de vous donner des solutions miracles et génériques (Les 7 secrets pour gagner 1 heure de temps par jour)... je préfère vous rendre autonome, comme le fait une bonne formation.

Résumons les étapes :

1. Identifiez les actions répétitives dysfonctionnelles avec les mots "jamais" et "toujours" (méthode JATO).

2. Demandez-vous plusieurs jours de suite "comment atteindre le résultat désiré?" (pensez à l'ordre et le lieu de vos actions, une tâche sera plus ou moins rapide selon le contexte)

3. Testez les idées prometteuses qui en cas d'échec, ne sont pas fatales.

4. Utilisez la voie négative en inversant le problème (comment faire pour ne plus avoir de temps?) et cessez de faire les éléments qui vous concernent.

Les gens productifs sont des gens qui réfléchissent à leur problème.

"Ce n'est pas que je suis si intelligent" 

Disait Einstein 

"c'est que je reste plus longtemps avec les problèmes".

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Julien